淺談煤炭企業檔案信息化管理

　　隨著社會的發展，檔案事業正處在一個數字化和網絡化的時代。網絡技術成果的應用，推動了無紙化辦公的發展，也加快了檔案信息化的步伐。在此，筆者就煤炭企業檔案信息化管理，談談自己的看法。
　　
　　一、檔案信息化是煤炭企業檔案管理的必然趨勢
　　
　　1、檔案信息化是滿足煤炭企業生產經營，及時提供各種原生信息的需要。
　　隨著經濟的快速發展，煤炭企業技術改造及技術革新的速度突飛猛進，產品的更新換代可謂日新月異，人們逐漸認識到，加快煤炭企業信息化建設是提高煤炭企業生產、經營效率和產品質量的有效途徑。
　　目前，煤炭企業許多單位正在積極推進煤炭企業信息化建設。檔案部門作為煤炭企業信息收集、整理、保管和傳遞的中心，在煤炭企業信息化建設中發揮著積極的作用。檔案部門保管的檔案資料如：煤炭地質報告、產品設計圖、生產工藝、材料定額等等，是煤炭企業的寶貴財富。它們在煤炭企業的發展中，具有很高的參考價值。在新產品的開發中，許多資料可以直接借鑒或套用，尤其是配套項目的招投標中，在時間短、人員少，任務急的情況下，檔案資料對快速、準確地進行產品設計顯得尤為重要。因此，充分發揮檔案的信息作用，方便、快捷、高效地提供檔案信息為煤炭企業服務，是煤炭企業檔案信息化工作的必然要求。
　　2、檔案信息化是煤炭企業檔案工作自身發展的需要
　　從煤炭企業檔案管理現狀來看，長期以來，受檔案保管和利用環境的制約，煤炭檔案管理基本處于封閉、半封閉的管理狀態，檢索手段的落后，使豐富的煤炭檔案信息寶藏得不到充分發揮，巨大的檔案館藏信息與檔案利用率之間存在著很大的落差，煤炭檔案信息資源得不到有效的流通與共享，從而也阻礙了煤炭企業檔案工作的發展。隨著煤炭企業檔案信息化工作的開展，將改變傳統的煤炭檔案管理與利用方式，建立起新型的煤炭檔案工作體系。這種管理體系，將使煤炭檔案信息不受時間和空間的限制，檔案信息的傳遞速度大大提高，傳遞方式也將由單點單向傳遞轉變為單點向全方位無限點的傳遞，從而，充分發揮煤炭檔案資源的作用，使煤炭檔案信息能夠達到最大程度的共享，促進煤炭企業檔案工作的整體發展。
　　另外，近年來，隨著煤炭企業的快速發展，檔案的數量急劇增加，造成了檔案庫房、檔案裝具的嚴重不足，也帶來了檔案歸檔、保管和利用的壓力，傳統的檔案管理方式已經難以滿足煤炭企業發展的要求。只有提高檔案管理水平，實現檔案管理信息化，才能有效地節省庫房空間和檔案裝具，有效地保護館藏歷史檔案，對節約人力、財力、物力，提高檔案管理工作效率，創造更好的經濟效益等方面都具有重要的意義。
　　
　　二、實施檔案信息化管理的必要條件
　　
　　1、實施檔案信息化管理，要制定總體發展規劃
　　檔案信息化管理總體發展規劃，是實施檔案信息化管理的基礎，是使這項工作駛入規范有序發展軌道的根本保證。煤炭檔案信息化管理從理論角度來說，是一個宏觀性問題；從實踐角度來說，由于煤炭系統老煤炭企業較多，檔案館藏量大、情況復雜，因此，煤炭檔案信息化是一項長期的艱巨任務，需要進行統籌規劃，使整項工作有計劃、有步驟、有重點地進行。我公司在實施檔案信息化過程中，根據公司實際，制定了以文書檔案數字化為突破點，逐步實現館藏全部數字化的發展戰略，目前，文書檔案全文數字化工作已經完成。
　　2、實施檔案信息化管理，要結合煤炭企業的實際情況
　　檔案信息化管理，實際上是計算機信息技術在煤炭企業檔案管理中的運用，通過計算機信息的建立與運行，突破檔案信息資源管理的局限，建成一個既方便、又能控制利用的檔案信息化管理系統。因此，可根據各煤炭企業目前計算機技術運用情況，采取不同的檔案管理信息形式。即可以建立檔案部門內部信息網，又可以建立煤炭企業內部局域網，還可以通過局域網進入Internet國際互聯網，形成更大范圍的信息收集和利用。我們公司采用的是檔案部門內部信息網與企業局域網進行對接，實現集團公司內部的全文數字化檢索和利用的網絡運行方式。通過這幾年工作實踐，我們發現這種網絡運行方式的最大優點在于——靈活性。在網絡運行中，即使局域網出現了故障，也不會對檔案管理網絡構成很大影響。另外由于檔案系統既是網絡中一個分支結構，又采取封閉式管理，這樣既便于檔案人員從主干網絡獲取信息，同時也保證了檔案信息的安全。
　　3、實施檔案信息化管理，要堅持規范化、標準化
　　煤炭企業和利用者對煤炭檔案信息的要求是完整、準確、快速、高效。如果認為只要安裝了電子計算機進行信息化管理，就可以解決這些問題，那未免將檔案信息化管理看得過于簡單。不創造必要的業務條件去適應電子計算機的需要，也就談不上應用。煤炭檔案管理的規范化、標準化，是實現煤炭檔案信息化管理的成功所在。我公司在檔案信息化過程中，根據集團公司歷史檔案多(許多歷史檔案著錄和索引都非常不規范)，檔案的情況較為復雜的特點，我們制定了：（1）文件材料整理的規范化和標準化；（2）著錄標引的規范化和標準化；（3）檔案庫房排架規范化和標準化等等。雖然計算機信息處理能力很強，在檔案工作中可以發揮巨大的作用，但是如果沒有規范化、標準化的數據，一切作用也就不能體現出來。因此，檔案管理的規范化和標準化是煤炭檔案信息化管理的基礎。
　　4、實施檔案信息化管理，要優化專業結構，抓好隊伍建設
　　檔案信息化管理建設，對檔案工作人員的專業結構提出了新要求，即一方面需要大量的信息處理人員，信息分析與研究人員，數據庫生產與維護人員，計算機軟件、硬件人員，信息環境與運行維護人員，信息服務人員等，另一方面，信息技術的突飛猛進帶動了整個社會和技術的進步，使檔案工作中的新問題、新技術層出不窮，因而對檔案工作人員自身知識的補充與更新也提出了更高的要求。檔案信息化工作不僅取決于工作人員原有的知識與水平，更大程度上取決于他們的知識補充和更新的速度。為此，要通過崗位培訓和繼續教育等形式，使檔案人員多掌握更多的現代經濟和信息化管理知識，使他們成為既精通業務，又掌握現代管理知識的復合型人才。
　　
　　三、檔案信息化管理應注意的問題
　　
　　1、檔案信息化要使用標準化的檔案管理軟件
　　檔案管理軟件要符合國家檔案管理的規范要求，適用于煤炭企業對檔案信息和檔案實體的管理。目前，市場上的檔案管理軟件很多，由于各軟件公司的開發水平存在著差異，因而造成了檔案管理軟件的良莠不分。不少軟件在功能設置方面存在著缺陷，造成應具備的功能短缺，很少用到的次要功能又過多過繁，甚至有的為趕時髦采用了一些不成熟的技術，而造成了很大的隱患。因此，配置標準化的檔案管理軟件是檔案信息化工作的核心，是實現人們通過網絡獲得檔案信息、“足不出戶”查閱檔案資料的保證。
　　2、要實現文檔一體化管理
　　要實現辦公自動化環境下的文件、檔案一體化管理，就要求重新設置一個合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統中，即實現前端控制，從電子文件形成到電子文件歸檔的一切活動過程和處理情況的計算機管理。
　　這就要求檔案管理軟件所設置的ＯＡ接口，要與企業文書部門連接。企業文書部門在通過計算機形成文件之后，由計算機進行輔助歸檔，即通過網絡(局域網)傳輸到檔案管理系統進行歸檔，再由檔案人員在網上進行接收、整理、鑒定并確定密級和保管期限，然后進入正式檔案庫。在實踐中我們感到，利用這種現代化手段，既確保了電子公文及時高效、安全保密地運行；也使文書部門文件整理與歸檔工作一次完成，避免了大量重復勞動，大大提高了工作效率；同時，檔案人員也不必再次進行歸檔文件目錄的輸入，可以節省大量人力和時間進行企業檔案信息資源的開發工作。另外，檔案管理部門也可以通過辦公自動化系統隨時掌握文書、業務部門的管理動態，及時進行業務指導，從而實現檔案的超前性、預見性的管理。
　　3、要確保檔案信息的安全
　　由于信息的相對開放性，因此檔案信息的安全與保密顯得尤為重要。檔案利用應嚴格按照檔案管理的保密制度，確保國家秘密和煤炭企業的商業、技術秘密等不失密、不外泄。所以，檔案管理信息化必須要有很強的安全防范措施，能針對自然和人為諸多因素的威脅采取相應對策。如：我公司為發保證檔案安全，對檔案利用進行了權限設置，并在信息上設立防火墻等。
　　4、檔案部門還要適應信息化管理的要求，強化服務意識，拓寬服務領域
　　檔案的信息特征決定檔案必須服務于社會、服務于企業，提供檔案信息服務是檔案工作的宗旨。因此，在檔案信息化管理中，必須樹立信息意識、服務意識，把服務作為檔案管理工作的出發點和立足點，在檔案信息的收集、加工、處理和提供利用方面強化服務意識，擴大服務內容，提高服務質量，充分發揮檔案的信息功能，使之成為真正為煤炭企業服務，為煤炭企業的生產經營服務。
　　檔案部門應從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”的管理，把檔案工作的重心轉到為煤炭企業經濟和各項事業發展的服務中去。做到煤炭企業經濟發展到哪里，檔案工作就擴展到哪里，檔案管理信息就延伸到哪里，只有這樣才能充分發揮煤炭檔案信息化管理的作用。