試論人事檔案管理的理念及對策

　　摘 要：人事檔案及其管理工作在醫(yī)院建設(shè)中起著重要的作用，是醫(yī)院工作的一部分，是提高醫(yī)院工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，它為單位提供各類人才基礎(chǔ)信息，為勞動工資制度改革、專業(yè)技術(shù)職稱評定和職工福利及提拔任用等提供依據(jù)，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。只有科學(xué)規(guī)范人事檔案管理，堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。
　　關(guān)鍵詞：人事檔案管理 醫(yī)院管理 對策分析
　　中圖分類號：C962 文獻標(biāo)識碼：A
　　文章編號：1004-4914（2011）08-234-01
　　
　　規(guī)范、翔實的人事檔案，記載著醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，為醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學(xué)分析，揚長避短。但是有很多人對人事檔案管理工作的認(rèn)識存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。隨著各項制度的改革，人事制度也日益深入，人事檔案管理工作如何主動順應(yīng)時代發(fā)展的要求，更新人事檔案管理的內(nèi)容、范圍、檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務(wù)的對象等，是我們?nèi)耸聶n案管理者需要面對和認(rèn)識思考的問題。現(xiàn)筆者就人事檔案管理現(xiàn)狀、存在的問題和解決辦法進行分析與探討。
　　一、做好人事檔案管理的重要意義
　　隨著工作單位人事制度改革和推進，人們的就業(yè)自由度提高，人才流動頻率也逐漸加快，越來越多的人才由“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕保耸聶n案不再對人才的流動具有極大的制約作用。單位用人的改革誤導(dǎo)了一些人才對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的思想，這在某種程度上嚴(yán)重制約了人事檔案發(fā)揮其應(yīng)用的使用價值。21世紀(jì)是人才的競爭時期，是現(xiàn)代管理理論強調(diào)管理的核心，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具有一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個真實反映，真實地記述了檔案人的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是歷史的真實記錄，是全面地考察人的主要依據(jù)。因此，我們必須重新認(rèn)識人事檔案管理工作。只要這樣，才能做好人事檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面真實地反映醫(yī)院整體發(fā)展?fàn)顩r，吸收和借鑒優(yōu)秀的人事檔案管理工作成果，培養(yǎng)檔案管理工作人員工作熱情，使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。
　　二、醫(yī)院人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題
　　1.對人事檔案管理認(rèn)識不足，重視程度不夠。隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，人事檔案管理工作的重要性也進一步淡化，很多管理者對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，對工作不細(xì)心，又沒有扎實的檔案管理的理論知識，工作中存在失職現(xiàn)象。再加上檔案管理者大多都不是專職人員，故在管理工作中，不能按照制度辦理，該檢查的不檢查，該清理的也沒有及時清理，導(dǎo)致檔案混亂，責(zé)任不明，界限不清，甚至檔案交接也只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案管理工作前后脫節(jié)。由于醫(yī)院的工作主要是以醫(yī)療、教學(xué)、科研為中心，醫(yī)院管理的重點是如何提高醫(yī)療、教學(xué)水平，改善環(huán)境條件，為病人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，自然對人事檔案管理不夠重視，存在醫(yī)院人事檔案管理硬件設(shè)施不完善，檔案管理人員培訓(xùn)不到位的現(xiàn)象。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程中遇到新的障礙。
　　2.檔案管理人員對檔案的宣傳力度不夠，管理手段比較落后。首先，檔案管理人員對人事檔案沒有進行廣泛宣傳，對人事檔案的補充、收集、更新緩慢，歸檔材料也不及時，未能準(zhǔn)確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。其次，人事檔案管理多數(shù)是兼管，沒有指定專人管理，屬于非專業(yè)人員管理，受專業(yè)和時間的限制，這樣人事檔案管理人員就不能很好地掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。這樣一來，必然導(dǎo)致了人事檔案材料不全面或缺失，而醫(yī)院的人事檔案管理屬于人事科兼職管理。因此，在工作中存在問題較多，也沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍用手工查找，還是用傳統(tǒng)的方式儲存，占地面積大，使用空間也不能較理想地應(yīng)用。
　　3.醫(yī)院人事檔案數(shù)字化、信息化程度不高。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通信傳輸技術(shù)的發(fā)展，以電子檔案為代表的新型載體檔案，取代傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案，將是未來檔案工作發(fā)展的基本趨勢。如果醫(yī)院能及時跟上趨勢，將大大提高檔案利用效率。然而，由于社會歷史經(jīng)濟條件、管理模式、人員素質(zhì)等原因，當(dāng)前醫(yī)院人事檔案的數(shù)字化、信息化程度明顯偏低。醫(yī)院只重視技術(shù)人員素質(zhì)的提高和醫(yī)療繼續(xù)教育，而忽視了對檔案管理人員的培訓(xùn)，使得醫(yī)院管理人員跟不上信息技術(shù)的發(fā)展。
　　三、加強醫(yī)院人事檔案管理的策略
　　1.提高認(rèn)識，搞好建章立制工作。要做好檔案管理工作，就必須以法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。這樣不僅可以加強醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)和職能部門對人事檔案工作的了解和支持，也使醫(yī)院廣大職工的檔案意識得到了加強，使他們認(rèn)識到檔案的重要性和潛在的價值，意識到人事檔案是醫(yī)院管理工作不可缺少的一部分，為以后檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)，檔案管理工作才能做到因地制宜，靈活有效。
　　2.提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)，打造一支具有現(xiàn)代化管理水平的專業(yè)隊伍。一方面醫(yī)院要加大資金投入，鼓勵職工以在職學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方式，提高自身修養(yǎng)；另一方面，有針對性地對檔案人員進行強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷更新檔案管理人員的思想理念，增強他們的業(yè)務(wù)知識水平，使檔案管理人員成為一支具有能力、又有高素質(zhì)的復(fù)合型人才，熟悉掌握現(xiàn)代管理知識。只有這樣，醫(yī)院檔案管理工作才能邁上新的臺階。
　　3.完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)。多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨立機構(gòu)，造成檔案管理沒有自主權(quán)，工作處于被動狀態(tài)。醫(yī)院要通過認(rèn)真地調(diào)查研究，制定相應(yīng)的改革措施逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機構(gòu)，確立檔案室在醫(yī)院中的地位，實現(xiàn)人事檔案管理從分散模式走向集中模式的轉(zhuǎn)變，從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。而檔案管理是一項長期工作，醫(yī)院各級部門要嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人，建立相應(yīng)的考核制度，將檔案工作納入科室管理責(zé)任制中，與科室主任工作實績與考核獎懲掛鉤，明確科室主任對科室檔案工作的管理責(zé)任，促進檔案管理的規(guī)范。
　　4.建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，推動檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。要充分利用計算機在人事檔案管理工作中的作用，建立完善人事檔案制度，及時更新管理人事檔案信息，積極推進人事檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理水平和服務(wù)水平，盡快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
　　總之，在新的歷史時期，人事檔案管理工作意義重大。檔案管理人員必須以高度的主人翁責(zé)任感重視檔案工作，做好檔案工作。要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，從而進一步促進社會主義和諧社會的建設(shè)。
　　
　　參考文獻：
　　1.周瓊花.論當(dāng)前高校醫(yī)院管理工作.中國論文下載中心，2011.2.11，編輯studa090420
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