重視普通高校成人學籍檔案管理工作

　　摘 要:普通高校成教學生檔案真實地記錄了成教學生在校學習情況，是原始性、憑證性的根本依據，也是學校培養和教育學生的原始真實記錄。它對社會選用人才、對學校教學管理、對學生學歷證明都具有重要意義。文章根據成人教育規律和特點，從成人高考報名審查、日常學籍管理工作和學生畢業設計（畢業論文）等方面的嚴格要求來說明成人高校學籍檔案管理的重要性。
　　關鍵詞：普通高校成教學生 學籍檔案 重要性
　　中圖分類號:G473.3 文獻標識碼:A
　　文章編號:1004-4914（2011）08-099-02
　　
　　普通高校成教學生檔案真實地記錄了成教學生在校學習情況，是原始性、憑證性的根本依據。成人高等教育是我國高等教育的重要組成部分，普通高校的成人學籍檔案是反映學校教學管理過程和學生在校學習期間德、智、體、能諸方面的原始真實記錄，這項工作非常重要，不容忽視。成人高校學籍檔案以它的數量多、專業領域廣、學習形式多樣化、利用率很高的因素，受到了社會上的廣泛重視。因此做好學籍檔案管理工作對進一步完善學校的教學管理工作，對國家和社會考查和選用人才，對學生學歷的證明都具有非常重要意義。
　　一、普通高校成人學籍檔案管理存在問題
　　1.對成人高考報名審查工作把關不嚴。目前，我國已經進入信息化時代，山西省成人招生工作也從2009年開始進行網上報名，從而使山西省已經實現了從報名到錄取的網絡化管理，考生報名和學校招生錄取工作都是在網上進行，大大提高了工作效率，同時也基本上保證了學校的生源質量。但是學校在每年錄取工作結束后并審查學籍檔案時，還是發現以下問題需要引起重視：
　　（1）存在考生信息檔案與現實不符問題。凡是參加全國成人高考的考生，在學校錄取后應有一張帶有學生本人照片的“考生信息表”電子檔案，這份電子檔案是學生畢業時的入檔材料之一。近幾年來，我們發現有許多學校或多或少都存在著學生的“考生信息表”與現實不相符現象，如姓名有一個字錯誤或身份證號錯誤等現象。這就說明當時考生參加成人高考報名時，自己沒有認真核對自己的相關信息，而相應的工作人員也沒有把好這一關口。這種現象的出現，會給日后學校新生檔案審查工作、教育廳為各高等院校的新生注冊工作都帶來了很大的困難。
　　（2）存在專升本學生無專科畢業證的問題。按照教育部規定，專科起點升本科的考生在報名時，必須要攜帶具有經過教育部批準的國民教育等系列高等院校頒發的大學專科畢業證書方可報考。但是學校在錄取新生后進行再次核查學生的專科證件時，還是會發現無專科原始證件的學生為數不少，這又說明當時考生報名時各地市招辦的工作人員沒有把好專科畢業證書“認證”這一關，這種“偽證”現象的出現又給日后學校和省教育廳的“驗印”工作帶來了諸多不便。
　　2．對日常學籍管理工作制度不嚴謹。普通高校成人學籍管理是一項十分嚴肅而認真的工作，其工作性質是環環相扣，如果在日常工作中出現不銜接的情況，則會嚴重影響學校其它教學管理工作的正常運行。學籍管理工作是學校教學管理工作的基礎，其工作主要包括：成人高校招生錄取、成績管理、學生檔案管理、學籍注冊管理、畢業注冊管理、學士學位管理工作等，因此所產生的學籍檔案資料也很多。可見一所學校的教學質量高低、學籍檔案質量高低與這所學校所制定的學籍管理制度是否完善有著很大的關系。有些高校還是存在問題，諸如：
　　（1）學校的學籍管理制度不夠嚴謹。目前有些普通高校的成人學籍管理不夠嚴謹，對成人高等教育工作不太重視。如日常教學工作沒有程序、管理不夠規范、學籍檔案質量不高等。學校只求省事、省力和省時，不求原則、規范和質量，沒有及時督促、檢查、收集相關學籍檔案材料，歸檔完整性不高。這樣在很大程度上又失去了學籍檔案管理的及時性、真實性、完整性和可靠性。顯然也就失去了它日后的參考價值和利用價值。學校這種辦學不夠嚴謹的工作作風在很大程度上影響了普通高校成人高等教育在社會上的辦學聲譽。
　　（2）對學籍管理沒有實行計算機網絡制度。目前大部分普通高校的成人教學管理工作還是在日常的手工操作上，沒有做到與時俱進和開拓創新。有些高校雖然對于成人學籍管理利用了計算機管理，這樣在注冊等方面大大提高了工作效率，但還沒有實現真正意義上的學籍網絡管理和網絡共享，有的學校函授站較多，對于學生的學籍管理也在很大程度上依靠函授站的管理人員，沒有網絡共享勢必影響了成人高校學籍管理工作效率。
　　3．對成人學生畢業設計（論文）的要求不夠。普通高校的成人學生大部分是來自不同專業崗位的在職工作人員，他們來學校上學的目的不僅是要獲得學歷，還是想再次給自己“充電”，將所學到的專業知識運用到實踐中去。所以說，高等教育對他們來說是至關重要的學習階段，是吸收專業知識最富有實際意義的時期。尤其是最后的畢業設計或者是畢業論文是檢查學生在校期間綜合培養的重要環節，學校應該嚴格把好畢業設計這一關。然而，有些高校還存在著以下不足現象，諸如：
　　（1）沒有畢業設計（論文）的講座或教學環節。畢業設計是對學生學習進行全面檢驗的一個重要的教學環節，是檢測畢業生綜合分析能力的最好辦法。畢業設計的具體實踐過程將使學生進一步適應社會的需要。但是有些學校沒有畢業設計的具體教學和實驗環節，對畢業生的考核制度不夠完善。教師對學生畢業設計的指導無章可循，不負責任，不注重考察和培養學生的學識水平和解決問題的實際能力。
　　（2）畢業設計（論文）的資料收集和保存不完整。不管學生學的是什么專業，最終都要經歷最后一個學期的畢業設計（論文）的調研準備工作。它包括畢業設計（論文）的選題、教師指導、畢業設計（論文）的實施過程、畢業設計（論文）答辯、成績評定等，學校應該將那些公認的優秀畢業設計（論文）收集整理存檔，作為今后的教學研究和教學評估所參考，對于每次指導教師對學生的指導評語等資料都應留存保管，但是有些學校將畢業指導和答辯后的所有資料當作廢紙處理掉，使畢業設計（論文）資料的保存不完整。
　　（3）忽視畢業生檔案材料的保密管理。全省普通高校成人畢業生的檔案材料不一定要求統一，但是其中至少不能少于三樣材料，即：成人高考考生信息表（含有照片），新生錄取政治思想鑒定表，畢業生登記表（其中包括學生簡歷、自我總結、學生成績、學校評語和簽字）。但是我們發現有些學校發給畢業生的檔案材料中只有一份“畢業生登記表”，檔案袋不作密封便直接給學生帶走，沒有絲毫檔案保密意識。致使有不少學生所在單位打電話向學校詢問有關學生檔案的真偽事宜，在很大程度上反映了學校辦學不夠嚴謹、工作態度不夠認真的問題
　　二、對普通高校成人學籍檔案管理的建議與具體措施
　　1.對成人高考報名審查要嚴格把關。
　　（1）把好考生報名審查關口。面對上述種種現象，首先我們建議各城區招辦、各地市招辦應預先對本單位接待報名的工作人員進行業務素質培訓，應委任那些業務精、作風正、工作實、紀律嚴的同志來擔任此項工作。從2009年開始，山西省實行了成人高考網上報名制度，有些人在網上報名時，將自己的姓名或身份證號填寫錯誤。在現場確認時，不僅讓考生按照要求認真核對相關內容，同時還必須要當場給考生本人拍攝照片，如果考生姓名或身份證號錯誤者，工作人員不能給該考生進行確認，真正從源頭上杜絕考生信息檔案不符出現，即把好考生“入口”關。
　　
　　（2）把好對專科學歷“認證”關口。成人高考網上報名結束進行現場確認時，各地市招辦在對專升本考生專科畢業證書進行“認證”時要嚴格把關，以防“偽證”現象出現。對于無專科畢業證書原件的考生一律不予確認，要堅持“公開、公正、公平”的原則。學校錄取工作結束后，若發現專升本學生的專科證書有疑問，可通過登錄網站www.chsi.com