淺談檔案在企業(yè)工作中的重要地位

　　摘要：檔案工作作為企業(yè)管理的一部分。對企業(yè)的發(fā)展也具有十分重要的作用。企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化、科學化與企業(yè)管理的現(xiàn)代化、科學化是相輔相成、互相促進的。加強檔案管理是加強企業(yè)管理的重要手段，文章對檔案在企業(yè)工作中的重要地位展開深入研究。
　　關鍵詞：檔案管理　企業(yè)管理　重要地住
　　中圖分類號：G271　文獻標識碼：A
　　文章編號：1004-4914(2011)09-265-01
　　
　　人類社會的歷史是延續(xù)的生產(chǎn)和科學研究活動，都具有一定的繼承性，人們在各種社會活動中，需要查考過去的工作與生產(chǎn)情況研究事物的發(fā)展規(guī)律，繼承已有的成果，那么檔案就具備查考利用價值。同樣，在我們企業(yè)管理中，檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，對企業(yè)的發(fā)展也具有十分重要的作用，企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化、科學化與企業(yè)管理的現(xiàn)代化、科學化是相輔相成、互相促進的。加強檔案管理是加強企業(yè)管理的重要手段。本文僅就對檔案在企業(yè)工作中的重要地位的作用談幾點粗淺的認識。
　　
　　一、企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的基礎和保證
　　
　　其作用主要體現(xiàn)在三個方面。其一。檔案是企業(yè)管理的先決條件。隨著科學技術的發(fā)展，現(xiàn)代化管理水平的提高，檔案部門的作用也顯得越來越重要、越來越直接。無論是新技術的論證、新產(chǎn)品的開發(fā)，還是基礎工程的開工，舊有設備的維修，大量繁雜的工作都離不開技術檔案的內(nèi)涵關系和保存意義，所以我們檔案人員要管好檔案，用好檔案。熟悉檔案，資料做到“胸中有數(shù)”。在企業(yè)中隨著卷煙產(chǎn)業(yè)結構逐步調(diào)整、優(yōu)化，整體的技術含量也在不斷提高，生產(chǎn)品種也從單一的發(fā)展到多品種。無不包含著一代甚至幾代領導者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上，比如，卷煙從30年前的幾十人的手工作坊式小廠，發(fā)展到現(xiàn)在年產(chǎn)值幾十億的規(guī)模，其創(chuàng)業(yè)的經(jīng)驗、歷程，是難以用金錢買得到的無價之寶。其二，檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念。在當今瞬息萬變的知識經(jīng)濟大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術，如各種設計資料、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。其三，檔案具有實用效益的觀念。檔案資產(chǎn)是固定資產(chǎn)和一些無形資產(chǎn)的伴生物，它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、共存并發(fā)展完善。檔案資產(chǎn)的實用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來的，例如：我廠去年制絲線綜合技改工程，我們檔案室為技改的土建工程、設備改造等各項工程提供了大量的參考資料。正因為有了這些原始資料和圖紙等，使各項技改工作，在短時間內(nèi)就順利完成了各項改造任務。從上述可看到，檔案資料管理得好，就能產(chǎn)生更好的效益。
　　
　　二、企業(yè)檔案是保護企業(yè)知識產(chǎn)權的有力武器
　　
　　企業(yè)的知識產(chǎn)權主要是指企業(yè)擁有的專利權、商標權、著作權等，它是企業(yè)知識創(chuàng)新的成果，是企業(yè)重要的無形資本和核心的知識資本。保護企業(yè)的知識產(chǎn)權是維護企業(yè)合法權益、促進企業(yè)知識創(chuàng)新能力的重要保證，也是企業(yè)知識管理的一項重要職責。企業(yè)檔案真實地記錄了企業(yè)進行知識創(chuàng)新活動的過程、內(nèi)容、結果，是企業(yè)擁有某一知識產(chǎn)權的法律憑證。當發(fā)生知識產(chǎn)權糾紛時。它們能起到有至關重要的憑證作用。例如：在產(chǎn)品申請發(fā)明、實用新型或外觀設計專利發(fā)生申請權糾紛時，產(chǎn)品檔案中的技術協(xié)議書、委托書及相關合同文件往往能為糾紛的解決提供有力的證據(jù)，因為這類文件具有法律效力，是有關產(chǎn)品設計和生產(chǎn)制造的依據(jù)性文件，一般含有明確產(chǎn)品專利權屬和其他權利的內(nèi)容；產(chǎn)品設計計算文件、產(chǎn)品圖樣、產(chǎn)品裝配試驗的技術條件等文件是產(chǎn)品申請專利時證明其專利性(即新穎性、創(chuàng)造性、實用性)的重要憑證，主要依據(jù)這些材料而編制的說明書構成申請專利最基本的文件，發(fā)生有關該產(chǎn)品的假冒、仿制等侵權糾紛時，這些文件則是十分有有利的證據(jù)；產(chǎn)品商標設計和注冊的有關材料即是商標的載體，更是商標權屬的有力依據(jù)。由此可見，企業(yè)檔案在企業(yè)知識產(chǎn)權保護工作中，始終處于佐證的主導地位。是企業(yè)知識產(chǎn)權保護的有力武器。
　　
　　三、企業(yè)檔案是企業(yè)員工知識培訓的必備教材
　　
　　對于知識型企業(yè)來說，“企業(yè)唯一持久的競爭優(yōu)勢，或許是具備比你的競爭對手學習更快的能力。”知識型企業(yè)特別注重企業(yè)組織和企業(yè)員工的學習能力。企業(yè)員工的知識培訓是企業(yè)人力資源管理的一項極其重要的內(nèi)容。企業(yè)員工的知識培訓包括企業(yè)外部知識培訓和企業(yè)內(nèi)部知識培訓。企業(yè)外部知識培訓是向企業(yè)員工介紹科學技術的最新進展、市場情況的變化動態(tài)、其他企業(yè)的先進做法和成功經(jīng)驗等，以幫助企業(yè)員工適應企業(yè)外部環(huán)境變化的要求。企業(yè)內(nèi)部知識培訓向企業(yè)員工是傳授本企業(yè)的價值觀念、規(guī)章制度、業(yè)務職責、工作方式、操作方法等，使企業(yè)員工迅速融入本企業(yè)，提高業(yè)務工作能力。企業(yè)內(nèi)部知識培訓針對性十分強，能產(chǎn)生現(xiàn)實的效益。而企業(yè)內(nèi)部知識培訓的知識內(nèi)容——本企業(yè)的價值觀念、規(guī)章制度、業(yè)務職責、工作方式、操作方法等都存于或固化于企業(yè)檔案之中。例如：我國知名的科利華軟件公司十分注重員工培訓。科利華新員工都參加崗位培訓，了解公司發(fā)展歷史、公司經(jīng)營方針。學習公司的各項規(guī)章制度，熟悉公司各類軟件產(chǎn)品的操作等。其培訓內(nèi)容無一不是源于科利華公司的各種檔案。由此可見，企業(yè)檔案是企業(yè)員工知識培訓的必備教材。
　　
　　四、企業(yè)檔案是知識型企業(yè)文化的重要反映
　　
　　知識管理不僅是一種先進的管理技術、手段、方法，而且是一種科學的管理模式、準則、制度，還是一種新型的管理思想、觀念、意識。從某意義上說，它更是一種新型的企業(yè)文化——知識型企業(yè)文化。1997年Ernst&Young公司對美國和歐洲431位公司高層領導人進行的一項知識管理調(diào)查表明，不適當?shù)钠髽I(yè)文化是推行知識管理的最大障礙。許多企業(yè)家認識到，培育一個知識導向型文化是知識管理最關鍵的成功要素。實施知識管理，“文化第一，技術第二。”知識型企業(yè)文化，同其他企業(yè)文化一樣都分為物質文化、行為文化、制度文化和精神文化四個層次。企業(yè)檔案是由企業(yè)家和企業(yè)員工在各種企業(yè)活動過程中形成和產(chǎn)生，從內(nèi)容到形式，都留下企業(yè)家和企業(yè)員工活動內(nèi)容、行為方式、勞動成果等方面的烙印，從一個側面反映了企業(yè)的行為文化。企業(yè)檔案中操作規(guī)程、員工手冊、業(yè)務指南、職務說明書等規(guī)章制度方面的檔案更是企業(yè)制度文化的直接表現(xiàn)。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史軌道、近期目標和長遠戰(zhàn)略，這其中蘊涵企業(yè)的價值觀和倫理觀，是企業(yè)精神文化的重要的反映。由此可見，企業(yè)檔案是知識型企業(yè)文化的重要反映。
　　
　　五、檔案還是企業(yè)研究科學成果的基礎和條件
　　
　　科學就是對于某一現(xiàn)象的科學領域所特有的某一矛盾的研究。一切科學都是研究，一切科學都是研究事物發(fā)展客觀規(guī)律的學問。無論是研究社會科學或自然科學或者其它科學，都必須充分占有材料，這是一個必不可少的重要條件。科學研究工作的發(fā)展，主要依靠人類的實踐，同時也繼承前人科學研究的成果。吸取有益的經(jīng)驗教訓。檔案是記錄前人研究成果和歷史史實的最原始資料，真實可靠，任何研究工作，幾乎都離不開檔案資料。所以，人們常比喻成：檔案是進行科學研究：~n-f缺少的“糧食”或“能源”。同樣企業(yè)在研究木成果課題的時候，也需要大量的檔案資料才能完成。
　　綜上分析可見，企業(yè)檔案不僅僅具有對企業(yè)的工作指導作用，也是企業(yè)一種重要的知識資源。在企業(yè)管理中具有許多獨特的作用。由此可見，檔案管理在企業(yè)管理體系中居于十分重要的地