淺析醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

谷云云

（黑龍江省伊春市烏伊嶺職工醫(yī)院，黑龍江 伊春 153000）

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富，加強對這一信息資源的管理，對醫(yī)院領導決策科學化和現(xiàn)代化建設尤其重要。醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學科學研究的基礎，是醫(yī)院進行宣傳教育的生動資料。轉變檔案管理模式，加強檔案規(guī)范化管理，就必須在調(diào)查醫(yī)院檔案管理的基礎上，了解醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題。

1 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高

在醫(yī)院管理中，各級醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫(yī)院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

1.2 檔案管理機構不健全、管理范圍不明確

醫(yī)院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、等，醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而x線膠片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務科室自己管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。

1.3 檔案意識不強，檔案利用率低

檔案工作對全社會的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是檔案界長期以來重"藏"輕"用"，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使社會公眾對檔案利用效益知之甚少。至今仍有不少同志，尤其是領導干部，對檔案管理意識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。對檔案管理方面的認識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。

1.4 檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全

各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人兼管保存，重復保存，造成人力、物力和空間的浪費。

1.5 檔案管理人員業(yè)務水平不高，檔案知識欠缺在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術人員素質的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

1.6 檔案硬件投入不足

由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案安全保管的要求。另外，管理技術滯后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網(wǎng)絡技術在醫(yī)院管理中廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

2 加強醫(yī)院檔案管理工作的對策

2.1 加強學習，增強意識

加強檔案法規(guī)的學習、宣傳，增強全員的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領導重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領導、中層干部、職工都能充分認識檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務為根本任務，長期以來對醫(yī)院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的認識。并且由于受到人員、設施、經(jīng)費等方面的限制，檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級干部對檔案工作的認識，才能使檔案工作順利開展。

2.2 重視檔案的利用

檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務意識，使醫(yī)院的檔案為臨床醫(yī)療、教學、科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。

2.3 建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度

促進檔案工作規(guī)范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規(guī)范管理的關鍵。各醫(yī)院要結合本單位檔案工作實際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關法律、法規(guī)，制訂一套比較科學、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。

2.4 加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質

檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、知識更新、進修學習等提高業(yè)務和知識水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業(yè)務發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

2.5 加大投入，提高配備，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

加強資金投入，引進現(xiàn)代化的技術和設備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容;另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網(wǎng)絡等現(xiàn)代化辦公設備，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。

2.6 開發(fā)檔案資源，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務、醫(yī)院管理及患者服務。同時，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進檔案建設。

要實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。一方面要加強檔案的保管設施，如設置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設施；另一方面要加強檔案現(xiàn)代化管理，用計算機儲存檢索醫(yī)院的各種門類和載體的檔案，方便利用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率。因此，醫(yī)院應充分利用計算機管理，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

[1] 何麗麗，田園，朱英，醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對策【J】.承德醫(yī)學院學報，2010（2）.