基于會計信息化背景下完善企業內部控制的措施

柳秀娟

（哈爾濱和鑫物流運輸有限公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

1 會計信息化概念及內部控制的概念

1.1 會計信息化一般是指會計工作信息化

會計工作信息化是會計工作要達到廣泛應用信息技術,開發信息資源,充分利用信息發揮其作用而進行的會計工作。在會計工作中要廣泛應用以網絡、通信、信息處理、人工智能、多媒體等為核心的信息技術,為會計工作的規范化和科學化服務。會計信息化包括信息的生產和應用會計信息的生產,是在會計工作中廣泛地應用信息技術,開發會計信息資源,從各種渠道搜集和生成會計信息會計信息的應用,是在會計工作中向各方面提供多方位信息服務,并利用會計信息促進企業發展和提高經濟效益。

1.2 內控制度被定義為保護公司現金和其他資產安全,檢查賬簿記錄準確性而在公司內部采用的各種手段和方法。

2 會計信息化與企業內部控制的關系

2.1 會計信息化對內部控制的影響

會計信息化技術引入后,企業的會計核算環境將發生很大的變化,會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業人員組成,轉變為由財務、會計專業人員和計算機數據處理系統的管理人員及計算機專家組成。要保證企業財產物資的安全完整、保證會計系統對企業經濟活動反映的正確和可靠、達到企業管理的目標,企業內部控制制度的建立和完善就顯得更為重要,內部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計系統更加廣泛、更加復雜。完善的會計信息化系統能準確、全面、及時的為董事會和監事會提供履行其監督職能的信息良好的會計信息系統能夠使小股東以較低成本,通過網絡等方式及時了解企業發布或披露的各種財務信息,來及時調整自己的投資策略,維護自身的權益。會計信息化為企業內外部治理機制的完善提供了便利,而良好的治理機制為內部控制提供了良好的基礎。根據信息遞減傳遞原理,組織層次越多,信息傳遞后所含“雜質”越多,也就越容易降低信息的傳遞效率和信息的準確度。會計信息化系統就克服了這一障礙,通過網絡將信息同時傳遞給所有使用者,內部控制的組織層次由此將減少。但這時對會計信息系統下權限劃分的要求卻更加嚴格。因為,企業生產經營將更加依賴會計信息系統。而在會計信息系統下,利用信息從事非法活動等與信息技術相關的風險大大增加,企業潛在的損失風險也會計信息化條件下企業內部控制改進研究相應增加。同時,這也要求企業通過良好的人力資源政策,對員工進行激勵與約束,提高員工的整體素質和道德。會計信息技術的應用也使得財務管理者能獲取的信息量倍增,如何在紛繁復雜的信息中,抓住重點,及時做出決策,這對企業財務管理人員也提出了更高的要求。因此,如何加強對會計信息系統的內部控制,利用良好的管理手段和技術方法去降低會計信息化所帶來的風險,為內部控制提供一個優良的環境基礎,將變得十分重要。

2.2 內部控制對會計信息化的反作用

會計信息化與內部控制之間的影響是互動的會計信息化影響了企業內部控制,內部控制反過來又影響了企業信息化的進程。在企業會計信息化的不同階段,內部控制對企業會計信息化的影響也不同。這些影響可以大致分為三個方面:企業已有內部控制對會計信息化推廣的影響;企業已有內部控制對會計信息化推廣的影響;內部控制對會計信息系統運行穩定性的影響。

3 會計信息化環境下完善企業內部控制的對策

3.1 優化控制環境

控制環境居于內部控制中最重要的位置,是其他控制要素的基礎,完善的控制環境才能使會計信息化條件下的控制制度得以貫徹實施。結合我國上市公司的實際,應從以下幾個方面對內部控制環境加以改進和完善。

政府應加強針對會計信息化舞弊案的立法,加重處罰措施；加強內部審計的作用。要加強審計的作用,先要提高審計的地位,對于審計部門的設置應該高于其他職能部門,這樣才能保證內部審計的獨立性和權威性,否則只能是形同虛設。

3.2 完善公司組織控制結構

為了規避矩陣型組織帶來的權責不清、多頭領導的問題,公司可考慮采取更為中立的組織結構,跨越功能的團體是個可參考的選擇。與矩陣式組織相似,也是從功能部門中借調其成員組成團隊,不同的是它的領導者具有完整的權力指揮其成員。跨越功能組織的生命周期短暫,任務一旦完成,團隊隨即解散。這種彈性化的人力資源管理方式,可隨時根據問題成立彈性化的組合,避免專業分工帶來的僵化與協調問題。同時還可以激發組織成員的成就感和責任心。

3.3 重塑企業文化氛圍

在企業信息化過程中,企業成員的道德論理、價值觀念、工作態度都會發生變化,尤其是企業員工的誠信程度和職業道德水平,是影響企業內部控制環境的一個非常重要因素。良好的企業文化可以對企業員工形成一種無形的約束力,減少或避免組織結構“扁平化”下屬部門為追求小團體利益而犧牲公司整體利益行為的發生。

3.4 建立切實可行的激勵政策,重視員工的作用

加強人力資源管理,做到人盡其用,留住重要的會計信息化方面人才,是加強完善內部控制的重要措施之一。

3.5 完善風險管理機制

會計信息化意味著財務部門與其他各部門、各作業單位之間,以及企業與外部,如供應商、客戶、合作伙伴等通過實時互聯的網絡實現信息、作業高度共享,網絡的開放性把企業暴露于各種風險之中。企業除了要建立傳統的風險管理機制之外,還要結合信息化的特點,建立基于信息化的風險管理機制。

3.6 建立良好的控制活動

隨著計算機在會計工作中的普遍應用,管理部門對由計算機產生的各種數據、報表等會計信息的依賴越來越大,這些會計信息的產生只有在嚴格的控制下,才能保證其可靠性和準確性。會計與審計人員在建立會計信息化條件下的內部控制制度時,應充分考慮技術的能力,打破傳統上獨立的、反映的和檢查性的模式,而具備實時的控制思想即利用信息技術將控制嵌入到會計信息系統中,在更廣泛的環境中來看待企業內部控制,針對關鍵控制點制定相應的控制手段,強調預防、業務操作和對規章制度的遵守情況,從傳統的發現問題、事后補救的做法,發展為做到事前預防和事中控制。

3.7 建立良好的信息溝通系統

一個良好的信息系統有助于提高企業運行的效率和效果,使企業當局及時掌握營運狀況,提供全面、及時、正確的信息,并在有關部門和人員之間進行溝通。首先,信息化戰略性計劃應當與公司的整體戰略緊密相關。管理當局應對信息系統的開發工作高度重視,并給予支持,確保各職能部門信息系統高度藕合。其次,各部門應按控制系統的需要識別使用者需要的信息,在此基礎上收集、加工和處理信息,并將這些信息及時、準確和經濟地傳遞給企業內的相關人員,使他們能夠順利履行其職責。第三,通過內部控制框架的構建,完善公司的法人治理結構,建立健全會計及相關信息的報告負責制度,使企業內部的員工能夠清楚地了解企業的內部控制制度,知道其所承擔的責任,并及時取得和交換他們在執行、管理和控制企業經營過程中所需的信息。

[1]閻達五,楊有紅.企業內部會計控制系統[M].中國人民大學出版社,2004.

[2]艾文國,王亞.企業會計信息化內部控制問題研究[J].中國管理信息化,2008.