城建檔案數字化建設初探

李國方

（昆山市城建檔案館，江蘇 昆山 215300）

數字城建檔案館是信息社會數字技術廣泛應用和網絡技術高速發展的產物，也是二十一世紀城建檔案館發展的必然方向。數字技術是隨計算機技術的發展而產生和發展起來的，它是把任何形式的原始信息如人們可以直接感受到的聲音、文字、圖像等光信號，通過專用設備如掃描儀、采集卡等轉換成電信號，再把這些電信號轉換成計算機可識別的數字信號記錄下來，最后通過計算機和其它專用設備，再把這些數字信號還原成光信號。這種技術被稱之為數字技術。只有經過數字技術處理后的信息，才能轉化為數字信息，并通過各種數字化輔助設備實現數字信息的貯存、傳輸和提供利用。

一、數字化城建檔案建設的好處

數字城建檔案館在建設和運行中，可有效地緩解了傳統城建檔案館在館藏空間上不足的矛盾，拓展了城建檔案館的服務功能，查詢方便、快捷，提高了工作效率。同時方便異地存儲，可有效地防止地震等災害發生時對檔案的損壞。我們可以具體從下面幾方面闡述一下。

1.1 節約空間

現在，國家的政策是加快城鎮的擴大化，這樣，勢必造成城建檔案館的館藏飛快地增容，原來的庫房就要擴容，實現數字化后，很多資料我們可以只收電子的，從而解決了庫房擴建的問題。

1.2 異地存儲備份

類似地震這樣的自然災害，是我們人類無法抗拒的，所以，異地存儲備份就尤為重要。傳統的紙質檔案要是實現異地備份費用是非常昂貴的，或者說在某種意義上是不可能的。但是，檔案的信息化恰恰解決了空間的問題，使得異地存儲變得很現實。

1.3 提高查詢檢索速度

傳統的檔案管理，就是把檔案編上號，一本本放在檔案柜中，當查找檔案時，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據記錄到庫房中查找，當檔案多時，就非常費時、費力。如果檔案管理信息化后，可以實現即時查詢，只要輸入要查找的檔案內容可以立即找到，查詢的方式可以分為模糊查詢、組合查詢、分類查詢等。電腦查詢可以大大提高工作效率。

1.4 為領導提供各種決策信息

在電子檔案中，我們可以詳細記錄每棟樓、每條路的各種信息，所有的這種信息都可以充分發揮軟件的優勢，可以瞬間完成各種統計工作，例如：建筑面積、合同造價、道路總里程等等。

二、城建檔案數字化建設的緊迫性

城建檔案的信息化不僅是大勢所趨，而且隨著城建建設步伐的加快，城建檔案館的館藏越來越豐富、越來越大，傳統的紙質檔案的管理已經遠遠跟不上步伐了，檔案館的數字化建設必須提到日程上來。

三、城建檔案數字化建設的實施保障

3.1 法律及政策的支持

要想達到城建檔案的數字化管理，離開國家的法律以及政策的支持是不能做到位的。2007年9月，建設部推出了《建設電子文件與電子檔案管理規范》，2008年1月執行，各地城建檔案館可以接收電子檔案。同時規范中提及的成熟的數字簽章技術，在于2004年8月頒布、2005年4月1日起施行的《中華人民共和國電子簽名法》中明確規定電子簽名與傳統手寫簽名和蓋章具有同等的法律效力。這是數字化城建檔案建設的法律上的一個保障。

3.2 硬件與軟件支持

要完成這個系統工程，必須有領導的支持，需要財政的大力支持，因為一個計算軟件系統的構成，離不開硬件的支持，在我們這里主要包括：服務器、計算機、交換機、路由器、存儲器、掃描儀等等。而在軟件方面，包括數字化加工功能、城建檔案信息著錄管理、檔案利用功能、統計分析功能、網站發布以及一些輔助的檔案管理功能等。

四、數字化加工

數字化加工就是將紙質的檔案文件轉化成電子文件，一般都是通過掃描完成的，這里，可以對掃描的文件進行糾偏、去污、剪接、拼接等圖像處理，再將處理好的電子文件，以工程為單位批量或按照案卷為單位單個鏈接到卷內目錄中。

下面以房建的檔案為例，探討下如何快速形成房建檔案的電子文件。

房建檔案一般包括：基建文件、監理文件、施工文件、竣工圖、工程竣工文件、聲像等電子檔案。

基建文件，形成比較復雜，涉及的部門比較多，從形成紙質文件的源頭上直接形成電子文件比較難。這部分要形成電子文件一般還是采取掃描的方式比較好，為了減輕檔案館的掃描負擔，可以由建設單位直接掃描成電子文件，檔案館直接接收。但是，為了保證電子文件的真實性，需要建設單位在電子文件上加蓋數字簽章，這也是《建設電子文件與電子檔案管理規范》中強調的成熟的技術。

監理文件和施工文件在檔案中占據了大量的比重，這部分資料的數字化就顯得很重要了。通過仔細的調研發現，在工程中，施工資料軟件使用比較普遍，監理文件和施工文件的數字化可以在他們編制資料時直接形成，這樣就省去了到檔案館掃描的工作了。在這里同樣需要注意的是，形成的監理和施工的電子文件，也是需要加蓋數字簽章的，否則交上來的意義就不大了。

竣工圖，這部分文件的數字化大部分都是采取直接掃描的方式。在我國的大部分設計院，都不直接出竣工圖，而都是在施工圖上直接修改，再配發設計變更，而不直接出竣工圖。如果直接出竣工圖，那么設計院就可以直接提供電子圖了，如CAD圖。但是，CAD的版本很多，對檔案館的管理端的瀏覽CAD的軟件要求就很高，要求及時更新以及兼容各個CAD版本，這點難度比較大，尤其是及時性。不過，現在有種技術，可以把CAD文件直接轉成PDF等格式文件，就避免了文件瀏覽的問題了。

竣工驗收文件是和施工文件一樣的處理方式，聲像文件本事就是數字化的文件，就不再多述了。

如果以上文件，都可以在形成紙質的同時形成電子的文件，檔案館的數字化工作就減輕了絕大部分了。可以大大提高工作效率。

⑵城建檔案信息著錄管理

這部分主要是完成項目級、工程級、案卷級、文件級信息的著錄。因為檔案的數字化工作在施工過程中可以容易的形成，所以，現在有的地方已經要求建設單位在工程竣工時，除了提交一份紙質檔案外，還要提交一份電子文檔，這樣，檔案館的管理軟件在檔案著錄時就可以直接導入電子數據了，可以大大減少檔案著錄的工作量。

⑶檔案利用

檔案利用包括檔案收費、檔案的借閱登記和查閱登記，并且根據電子文件的查檔情況完成借閱和查閱收費。功能可具有添加、修改、打印等功能。可以根據項目名稱、查閱單位、時間等進行查詢，也可以幾種條件綜合進行查詢。此外利用科可以通過權限設置，做到具體工程的權限，便于用戶自主查詢信息

[1]張照余.《檔案信息網絡化建設研究》.北京圖書館出版社出版.

[2]劉小瑩.《建立網上電子城建檔案館的構想》.城建檔案,2009.3.

[3]陰子芬.《城建檔案信息化建設》.城建檔案,2009.12.