淺談文秘人員的素養和檔案管理

李偉時

（哈爾濱市農業科學院，黑龍江 哈爾濱 150000）

1 較好的文字秘書的素質修養，是文書檔案管理的重要基礎條件

文字秘書作為領導的助手和參謀，一是記錄和抄寫；二是文稿起草。記錄，有領導的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會議記錄和電話記錄等等；抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程中經反復推敲、多次修改和勾劃的文稿進行譽寫以便于繼續修改或交付打印。幫助領導譽寫稿件使之能騰出時間去做其它工作，這是文字秘書應盡的責任。起草文稿，是文字秘書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領導和文字秘書合作進行的。有時，是領導親自動手，秘書幫助譽寫。以及做一些收集、補充和核實；有時，是領導口授主要內容，秘書記下后負責文字的加工整理；有時則是領導只口授一個要點，或者同秘書一起在討論中形成一個要點，然后由秘書據此去收集材料、推敲觀點，形成文字。這最后一種，領導只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字秘書單獨負責。特別需要指出的是，在起草文稿的時候，文字秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領導參考，而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領導人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地反映傳達領導的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動。

要達到上述目的，文字秘書就必須具備較高的素質。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應有自己特殊的知識修養、技能修養、品德修養、作風修養方面的要求。知識修養、技能修養好不好，是一個文字秘書稱職不稱職的問題；品德修養、作風修養好不好，是一個文字秘書合格不合格的問題。因此，文字秘書要自覺地、全面地加強這四個方面的修養，努力把自己造就成為德才兼備、既合格又稱職的國家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領導的助手和參謀，同時，由其經手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了準確的、豐富的、詳實的具有較高價值的原始資料。因此，較好的文字秘書的素質修養，是文書檔案管理的重要基礎條件之一。

2 文字秘書同時應該是一名優秀的文書檔案管理工作者

由于人員編制和機構設置的局限，許多機關、企事業單位的文書檔案管理都是由文字秘書兼職的。按照檔案管理的有關規定，文書檔案管理方面的業務又隸屬當地檔案局領導，因此，文字秘書應在遵循檔案管理必須堅持黨性、實踐性和科學性的基礎上，按照文書檔案管理工作關于統一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業務修養。

文字秘書兼做文書檔案管理，主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統計等環節的工作。這些環節之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環節中的中心環節，其它環節都為利用服務，為利用打基礎和創造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是文書檔案工作人員的根本任務。

作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為機關工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學研究的必要基礎條件，其重要性是不言而喻的。由于機關文書檔案管理工作是通過機關辦公部門的內設機構即文檔室進行的，而這類文檔室對于較小機關而言，則具有綜合性，它不僅是管理文書檔案，同時統管了諸如人事、科技、會計等檔案，門類更多，內容更豐富，工作更復雜，這樣，要求提供大量的參考資料，要求為機關中心工作的利用創造方便的條件，而且要求提供的資料迅速、準確，這就增加了一定的難度。因此，文字秘書在加強秘書工作修養的同時，又必須具有文書檔案工作人員的有關理論、業務、紀律、技能等方面的修養，做一名合格的文書檔案管理工作者。

3 在新形勢下，加強文字秘書、文檔管理人員培訓教育的必要性

綜上所述，由于中小機關的文書檔案管理，一般情況下都是由文字秘書兼任的，因而文字秘書的自身修養直接影響著文稿的質量和文檔管理的水平。文字秘書工作與文書檔案管理工作，從專業上說，雖然有區別，但業務關系上又相互聯系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一個載體，可以這樣說，文字秘書的修養是決定文檔資料價值，進而搞好文書檔案管理，使文書檔案發揮應有作用的基礎，這就是該事物間的本質聯系。

黨的十一屆三中全會以來，隨著黨和國家把中心工作轉移到經濟建設、改革開放和市場經濟的發展完善，各類部門在機關建設中，對文字秘書的要求越來越高，對文書檔案的管理及其作用的發揮也越來越重視，機關文書檔案管理作為黨和國家專門檔案局的基層和基礎工作就顯得尤為重要。經過二十年來的努力，做為檔案管理的重要方面——文書檔案的管理有了較大的發展，但文書檔案管理隊伍的建設，特別是廣大基層部門機關的文書檔案管理隊伍的建設及其文書檔案管理的水平還存在著明顯的與時代要求不相適應的方面。突出地表現在能勝任文字秘書又兼文書檔案管理的人員數量少、崗位不穩定。存在這種局面的主要原因首先是有關領導對文字秘書的要求不高，對文書檔案工作不重視，認為文秘人員只是抄抄寫寫、跑跑顛顛，無足輕重，文書檔案管理工作只是收收發發、裝裝訂訂，無須專業，更有少數領導受社會風氣不良影響，把文秘、文檔人員做為自己的親信、隨從，來去以符合自己的口味為標準。其次，是不關心對他們的培訓教育，專業水平得不到提高。

為此，針對文字秘書和文書檔案管理的重要性以及在實際工作中存在的問題，應該從以下幾個方面加強隊伍建設。第一，以公務員基本素質要求為基本條件，在配備文秘、文檔管理人員時，應選調那些所學專業的有關人員；第二，對在崗的專業人員應定期地進行教育培訓，使他們在品德、業務、技能等方面有不斷提高，以適應新形勢的要求；第三，在所屬業務管理部門的指導下，對機關文字秘書、文檔管理人員，特別是文字秘書兼文檔管理的工作人員進行定期考核，合格者，應發給相應的專業資格證書并享受規定的工資津貼，鼓勵他們作好本職工作。

因此，文秘人員必須具備很高的專業素養，才能做好文秘工作以及檔案管理工作。

[1]周萍.談文秘檔案人員的素質.黑龍江檔案，2002-06-01.