醫院科技檔案管理存在的問題及對策

王桂香

（哈爾濱市第一專科醫院，黑龍江 哈爾濱 150000）

醫院科技檔案是檔案的一大門類。在市場經濟逐步建立的形勢下，怎樣搞好以質量為核心，創建平安、滿意醫院。檔案室檔案如何收集，整理和利用；良好的為醫院科技工作服務，是目前醫院管理工作中心的重要組成部分。

1 問題

1.1 對科技檔案的特征性認識不足。科技檔案最突出的特征性就是專業特性，它使科技檔案在形成領域上明顯區別于其他檔案，它也是實現科技檔案科學管理和歸檔的重要依據，比如，我院科技檔案工作的不確立，科技專業檔案和其他檔案室未分開。造成科技檔案的管理、分類歸檔雜亂，成套性缺乏。而且科技的多樣性導致了科技檔案在種類上手段復雜，現實利用率低，從而造成科技檔案在收集、分類保管、統計分析、鑒定利用各項管理環節脫節。不能突出專業特性。

1.2 內容不豐富，門類不齊全，結構不完善，利用價值低。我院檔案數量至2006年統計分析，共計5842卷。其中會計檔案3235卷，占檔案總數的55%，文書檔案2089卷，占檔案總數的36%，設備檔案343卷，占檔案總數的6%，科技檔案175卷，占檔案總數的3%。檔案內容很單一，內涵差，門類少，結構不規范。特別是醫療研究、醫院營銷策劃方面的科研檔案數量很少，遠遠不能適應當前醫院在醫療改革市場經濟條件下的運作及對科技檔案利用的需求，完全是名不副實的。

1.3 科技檔案利用反饋率不理想，知名度低，編研薄弱。因醫院工作是以醫療活動為主，故醫院領導和檔案室工作人員的檔案意識相對較淡薄，不夠重視檔案利用的反饋工作，因而不能從反饋信息中發現科技檔案存在的問題。長期以來檔案人員起一個收集管理的作用，不主動為醫院各科室服務，導致醫院某些部門和人員不知道檔案室的性能和職能，致使知名度低，得不到理解和支持。加之近幾年醫院經營機制的轉變，檔案人員變動頻繁，改行的較多，年齡偏大，專業素質缺乏，不能系統、準確地對檔案信息匯編和分析研究，不能運用現代化技術手段，不能給醫院提供有價值的編研成果。

2 措施

針對上述存在的問題，筆者認為應當采取以下措施。

2.1 加強領導，更新思維，提高科研檔案管理水平。隨著現代化科學技術的突飛猛進，科技檔案管理面臨著適應科技發展的需求問題。首先領導必須重視，要用創造性思維、系統思維、換位思維、共贏思維等多種思維方式指導科技檔案管理工作。要有變化意識、發展意識、人才資源意識等，以適應當今科技生產和網絡技術的發展，實現科教文化信息化管理及處理，為利用者提供方便。

2.2 建立和完善科技檔案規章制度，實行制度化、規范化管理。從科技檔案的形式、積累、歸檔到整理、鑒定、保管、利用等每一個環節都應有具體而明確的規定，那么應結合實際制定檔案管理一系列制度辦法，內容應包括三個方面：（1）制定醫院領導和檔案工作人員的職能，確保科技檔案的落實；（2）規定科技技術資料的收集、編制的范圍，以保證科技檔案歸檔率、完整率和準確率達到規定要求；（3）制定科技檔案管理工作的考核內容及考核辦法。考核的內容主要是資料收集、編制是否做到完整、齊全、準確和規范、質量是否滿足規定要求、責任是否落到實處以及檔案管理制度的執行情況。使科技檔案工作變分散式為集中式管理，變傳統式為現代式管理。

2.3 堅持服務機制創新，主動開發科技檔案服務臨床。檔案工作的服務性是檔案賴以存在和發展的基本因素，而提高科技檔案的查閱率、查準率，拓展服務方式，為臨床提供周到細致服務，是檔案部門服務水平高低的標志。那么：（1）要加強宣傳，擴大影響。醫院檔案部門要積極通過醫院簡報、宣傳欄、圖片展覽、網頁、大小會議等傳播媒介，向醫院醫護人員宣傳醫院檔案部門的工作性質、職能，醫院檔案工作在醫療、科研、經營、營銷管理等方面發揮的積極作用，增強醫護人員的檔案意識，提高他們對醫院檔案工作重要性的認識，自覺地支持配合醫院檔案部的工作，利用權威人士、知名人士的效應，促使醫院各部門對檔案工作的了解和重視，讓更多的人了解科技檔案，進而讓更多的人利用科技檔案。（2）不斷豐富醫院館（室）檔案，全面認識科技檔案的利用價值。要通過各種途徑廣泛收集檔案資料，增加檔案門類，使科技檔案更具有專業性特點，以滿足醫院各部門及醫護人員對檔案利用的需求，通過提供熱情、細致、快捷、簡便的檔案服務，達到推進檔案服務機制創新。（3）努力營造良好的外部環境和氣氛，創新服務方式。醫院檔案部門首先應打破被動式服務，除積極主動提供科技檔案為醫院各項科技活動服務外，還應不斷強化參與意識，為醫院的科技發展建設獻策，保持醫院各部門的經常性接觸，增強良好的人際關系，以使為科技檔案部門的發展創造良好的、寬松的外部環境。

總之，隨著醫院經營機制的轉變，檔案部門工作的運作機制也將隨之變化，因此，醫院檔案部門應當努力做好科技檔案工作，為臨床生產力服務，為醫院的改革和發展發揮積極的作用。

[1]方朝鳳.醫療設備檔案管理芻議[J].醫療裝備.