檔案編研選材數據庫的合理開發

孫麗茹

（哈爾濱市社會主義學院，黑龍江 哈爾濱 150010）

1 建立檔案編研選材數據庫的必要性

1.1 檔案編研工作實際的需要。目前，各級檔案館在進行編研選題的時候，普遍存在主觀隨意性較大的問題，其中一個重要原因就是沒有充分了解館藏內容，致使編研選題與館藏內容相脫離，因而編出的編研材料價值不大、參考性不強、實用性不高。在館藏數量巨大而且逐年上升的形勢下，建立編研選材數據庫，可以幫助我們深入了解館藏檔案內容，更加科學合理地確定編研選題，真實準確、齊全完整、系統豐富地選擇材料進行編輯加工等工作。

1.2 開展網絡檔案編研的前提。網絡環境下，我們可以將編研選材數據庫發布在網上，為編者提供材料線索。部分網絡編輯系統還可提供“虛擬編輯室”，使得不同地域的編研人員共同完成同一個編研材料，這樣，異地聯合編研就可成為現實。同時，瀏覽者通過上網瀏覽得到所需的線索，也可以提高到檔案館進行實地查檔的查檔率。

1.3 檔案工作新形勢的要求。建立編研選材數據庫，為開發檔案編研管理軟件提供了數據支持，是檔案編研工作向現代化、信息化、網絡化邁進的基礎。

2 建立檔案編研選材數據庫的形式

2.1 檔案文件目錄數據庫。就是把有研究參考價值、編研價值以及用于辦展的檔案的目錄，按照一定的專題錄入數據庫，類似于我們常用的檔案專題文件級目錄數據庫，比如我們檔案館的婚姻檔案、房基地批示檔案、招工檔案等專題目錄數據庫。

2.2 檔案內容簡介數據庫。就是在目錄數據庫的基礎上，增加檔案內容簡介字段，把一份文件中有價值的信息，利用主題詞、關鍵詞或內容概要等形式全部反映出來。這樣不但可以檢索到所需文件的題名，還可以對文件的內容進行全面的了解。

2.3 檔案原文檢索數據庫。在數據庫中設置檔案原文字段，檔案原文的錄入可分為嵌入式和鏈接式兩種，嵌入式是直接在數據庫中輸入檔案原文；鏈接式則是利用已建好的檔案原文數據庫，把檔案原文鏈接到數據庫中。這樣當檢索到所需文件后，不但可以查看檔案內容概要，還可以直接打開檔案原文，有用的內容可以、編輯加工利用，這樣，編研工作效率就會大大提高。

從以上編研選材數據庫的三種形式不難看出，建立文件目錄數據庫雖然簡單，工作量也較少，但所含信息量也較少。比如北京市平谷區檔案館的文件級目錄數據庫中，一些早期形成的文件題名不很規范，不能準確全面地概括文件內容，檢索利用時有些內容重要的檔案就可能被遺漏。而檔案全文數據庫信息量大，如果沒有已建好的全文檢索數據庫，建立這種全文數據庫十分困難。隨著文檔一體化進程的加快，大量電子文件形成，為全文數據庫的建立提供了便利。比如，目前我館的文件目錄數據庫中已有條目近120萬條，而且還會逐年增加，從實際出發，我覺得可以分階段進行，首先建立文件目錄數據庫，然后逐漸擴充，添加內容，逐步形成檔案內容簡介數據庫，乃至最終形成檔案原文檢索數據庫。

3 建立檔案編研選材數據庫的步驟和方法

3.1 對數據庫的功能需求的調研。編研選材數據庫一般容量較大，因此要具有較快的檢索速度和較高的查全率、查準率，這樣才能真正提高編研效率。將來開展網絡編研是編研工作的趨勢，不同的檔案館之間，檔案館、室之間，檔案館與社會有關部門之間都可以進行廣泛的聯合編研，因此編研選材數據庫要適合在網絡環境下使用，要具備較高的檢索性能，便于實現數據庫資源的信息共享。

3.2 準備數據庫材料。編研選材數據庫的數據來源主要是館藏檔案和資料，現行文件中心的現行文件資料，檔案室保存的檔案信息，其他檔案館保存的資料，通過網絡、公開出版物等途徑獲得的資料信息等。比如，目前我們已收集了檔案館的90多萬條目錄的綜合數據庫，基層檔案室報送的30多萬條的電子目錄，為建立選材數據庫做好了準備。

3.3 數據庫選型。數據庫的類型有很多，比如 Access、Datebase、SQL server等，一般應選擇功能齊全、通用性強、兼容性能好的數據庫。比如根據我館的實際，可采用Access數據庫格式，一是編研人員使用操作比較熟練，二是區檔案館、各單位檔案室已建立的數據庫也是這種格式，我們可以直接在原數據庫上進行操作。

3.4 數據庫的設計。主要是設計字段和設置字段類型。根據實際需要可以設置檔號、類別、文件題名、內容簡介、時間、保管單位、檔案原文等字段，其中要注意以下幾點：

3.4.1 類別的設置是關鍵。可以按專題設置類別，如可以設置歷史、地理、人文、自然、政治、經濟、科技、教育、文化、綜合類等專題。專題的設置要以實用為主，如果專題分得太多，就不容易辨別區分，不容易歸類；如果專題分得太少，檢索使用起來就不方便。因此，設計專題要做好廣泛的調研并通過實踐修改完善，也可以參考縣志、百科全書的類目設置。由于類別字段較多，可以用代字或代號表示，并編制字段設計說明。

3.4.2 內容簡介字段要設計成文本型。它是對文件內容進行準確、簡要的概括，內容較單一的文件可以用主題詞、關鍵詞進行標注，內容較多的文件，可以編寫摘要。標注內容簡介是建立數據庫的難點，工作量巨大不說，單就一份文件的內容來看，有的可能涉及政治、經濟、文化、教育、體育等各個方面的重要信息，綜合性文件可能還包含著歷史、地理、自然等社會各個方面的信息，標注起來非常復雜。這就要求編研人員具備較高的判斷、分析、研究能力，從一份文件材料中查找有利用價值信息，同時還要具備較好的總結、提煉、文字加工功底，全面細致準確地標注檔案內容。

3.4.3 檔案原文字段要設計成超級鏈接型。由于嵌入式檔案原文所占空間較大，影響檢索速度。檔案的載體、類型又有文本、照片、聲像等多種形式，因此，應采用超級鏈接方式鏈接檔案原文。

3.4.4 窗體界面的設計。設計窗體界面表文件，是為了方便輸入文件內容簡介和檔案原文等字段的內容，主要設計類別、文件題名、內容簡介、時間、檔案原文等字段。

3.4.5 數據庫的實施。從實際情況來看，數據庫的建立可以分步實施。

第一步是從原目錄數據庫中挑選出可用的條目，建立選材目錄數據庫。具體方法：可以在原數據庫中設置“是否存留”和“類型”兩個新的字段，然后就需要從頭至尾瀏覽數據庫，從中找出可用的條目，并在是否存留字段中標注“1”，同時在類型字段中標注應屬于哪個類型，比如政治、經濟、文化等類或用代號表示。數據庫錄入完成后，為方便使用，可以用檢索工具，檢索出所有“是否存留”字段中是“1”的條目，另建新庫保存，也就是新建一個有用的數據庫。

第二步是在新建數據庫中，添加內容簡介。由于填寫檔案內容簡介的工作量非常巨大，可以有針對性、有側重點地進行文件內容簡介錄入。從館藏來看，早年形成的檔案文件標題不很規范，比如革命歷史檔案，敵偽檔案，縣委、人委、革委、五大公社檔案，六大區委檔案、四清檔案等，而這些檔案又往往是編研或者辦展利用的重點，可以先從這些檔案入手，邊調研邊錄入內容簡介。

第三步是錄入檔案原文。目前我館還沒有檔案原文數據庫，基層檔案室電子檔案還沒有接受進館，只能靠我們日常積累。比如我們在編研或是辦展過程中要注意積累，對已形成的電子文件、數碼照片等隨時鏈接到數據庫中。

[1]鄭蕓.數據庫技術在檔案編研工作中的應用.檔案學通訊，2003-07-25.