醫院聲像檔案管理中的問題及對策

張月琳

（哈爾濱市中醫醫院，黑龍江 哈爾濱 150000）

眾所周知，聲像檔案是最能客觀、真實記載單位發展歷史的檔案資料。它具有客觀性、形象性、交流性、特殊性等特征，是文、形、聲的有機整體。一張醫院外貌的照片，遠遠勝過再多的文字說明；一段醫院大樓落成慶典錄像，可以將當時最有意義的鏡頭永遠地記錄下來。雖然聲像檔案數量占檔案總件數不到5%，但所起的檔案佐證作用卻是其他類型檔案實體無法代替的。但是，聲像檔案又是在檔案管理中較容易被忽視的。

1 聲像檔案管理中存在的問題

1.1 聲像檔案管理制度不夠落實，分類方案不夠科學 聲像檔案的收集、整理不規范，歸檔率不高。由于聲像檔案形成科室一般在院辦公室或醫院宣傳科，重要日常活動資料的拍照、錄音錄像等由上述科室負責，等到每半年度或年度完成后才將聲像資料整理上交檔案室。在此過程中，聲像資料形成部門的工作細致程度、對檔案工作是否支持便成為影響聲像檔案上交質量的因素，假如聲像資料形成部門工作較忙，或對聲像檔案重視不夠，聲像檔案質量、歸檔率難以保證。再加上目前各科室自行拍攝活動資料已是較為普遍，如接診到特殊患者，對新技術、新科研等項目的開展，一些臨床科室自行拍照，為今后病例討論、住院醫師的帶教培養、撰寫論文積累資料。這些聲像資料其檔案價值不容忽視，但由于不是重點聲像檔案歸檔部門，使檔案管理部門失去了較有重要價值的聲像檔案來源。

1.2 聲像檔案管理、開發利用手段滯后聲像檔案的保管有嚴格條件限制，容易受到多種有害因素的影響而縮短其壽命，除有嚴格的溫濕度控制外，還要具備防磁、防光、防污染等多種保護措施，要達到以上嚴格保管條件不是一件容易的事情，需投入較大量資金購入儲存設備，占用一定存放空間，對于目前用房面積普遍緊張的醫療單位來說，較大資金投入、占用較大工作用房不是十分現實的，加上對長期開放空調系統帶來昂貴的開支使醫療單位不容易接受。

1.3 檔案管理人員自身專業素質不足對聲像檔案缺乏足夠重視也是影響其工作開展、管理質量提高的原因。個人素質受限或對聲像檔案管理專業知識掌握不夠，導致對聲像檔案管理的特殊保管條件心中無數，將聲像檔案與一般紙質檔案同等對待，管理方式落后，無法借助現代手段進行聲像檔案管理，多數停留在簡單收集保管階段，影響了聲像檔案保管和聲像檔案壽命。

2 聲像檔案管理研究與對策

2.1 醫院聲像檔案收集和歸檔。要及時拍攝醫院活動中的重要、重大、突發性情況，積累素材是搞好聲像檔案收集工作的基礎。將我院的特色專科如婦科、骨科、職業病科等特色專項拍攝下來，讓社會了解我院的現狀。要像新聞采集那樣，攝像人員及檔案工作者要及時了解醫院的綜合情況，增強檔案意識，經常溝通，共同抓好聲像素材的收集積累工作，為聲像檔案打好基礎。在大量積累素材的基礎上，做好聲像檔案的編輯工作，為歸檔做好準備。拍攝人員要及時做好素材帶的拍攝登記工作。進入編輯階段，拍攝人員應根據項目負責人或解說詞起草人提供的解說詞進行編輯，然后配音、配樂，在初步編輯完成后，經有關領導審定，送審時應附聲像材料送審表，審核通過后交檔案室歸檔。歸檔時應向檔案室移交：（1）已編輯好的聲像帶；（2）經有關領導審閱批準的聲像材料送審表；（3）文字材料（解說詞等）。檔案室在接受聲像檔案時應進行驗收，驗收時應注意以下幾個方面：（1）要核對送審表手續是否完備；（2）要核對聲像帶的內容與文字材料是否一致；（3）要看聲像帶盒上的標記是否正確齊全。經以上驗收合格后，交接雙方簽名交接。要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合醫院的實際，采取多種形式收集。主要有：（1）通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區檔案館。（2）重點科室重點收集。對本醫院的重點科室、立檔單位重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。（3）重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本醫院的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。（4）廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻，建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。

2.2 醫院聲像檔案的整理、分類、編目醫院聲像檔案的整理以保持聲像檔案的有機聯系，便于利用為原則進行整理，分類在全宗內，按年代——問題進行分類，分類保持前后一致,便于查閱，即將分類照片固定在標準照片檔案冊上。照片檔案由底片、照片、文字說明材料三部分組成，文字說明綜合運用時間、地點、事由、人物、背景、攝影等六要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息。做到文字簡潔、語言通順。錄像帶一般按其反映的內容分類，分類時把不同版種分開，同一類按歸檔時間順序編流水號，同一內容分錄幾盤的視為一個保管單位，在錄像帶上以盒套外貼上標簽，寫明錄像帶標題（內容）、錄制人、日期、地點、盤數編號、帶長、聲道和機型號。按照歸檔時間先后編制聲像檔案的總目錄，為了日后方便提供利用，聲像檔案的總目錄與紙質載體的檔案目錄內容有所不同。根據近年來的摸索，認為聲像檔案的總目錄應包括：序號、分類號、歸檔時間、拍攝時間、編輯時間、內容（片名）片長、編輯情況、攝制人、編輯人、審核人、文字材料、備注。

2.3 加強聲像檔案的監督和分類指導，注重業務培訓。針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的科室，要鞏固提高，在開發、利用上下工夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的科室，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的科室，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。諸多問題都需要高素質檔案管理人員去完成，作為醫院領導者，要創造合適的培養人才的環境，多途徑提高檔案管理人員素質，同時，檔案管理者要明確自身責任，加強專業學習，提高聲像檔案管理水平。

醫院聲像檔案是醫院前進和發展的見證者，它不僅可以記載歷史，更重要的是反饋信息，提供利用，為領導提供決策依據。我們要不斷地學習新知識，掌握新技術，探索醫院聲像檔案新載體的方法，使聲像檔案管理在醫院的改革發展中發揮應有的作用。

[1]李都.加強聲像檔案管理工作刻不容緩.北京檔案，2001；2：1.

[2]劉魏峻.聲像檔案的文化內涵，城建檔案，2006；10：1.

[3]盧新焰.關于聲像檔案研究方法思考.城建檔案，2006；11：1.