醫院基建檔案存在的問題及對策研究

柏麗娜

（哈爾濱市第一專科醫院，黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著醫院改革的進行和深入，隨著醫院醫療業務不斷的拓寬，基建檔案也越來越體現出它的重要性。當務之急是必須高度重視醫院基建檔案的歸檔率、完整率、準確率，必須引起我們的高度重視，應采取切有效措施，杜絕不利基建檔案管理因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財富。這也是我們每個檔案工作者義不容辭的職責。

1 基建檔案對醫院管理的作用

科技檔案是檔案管理的一個重要分支，是人類生產實踐活動和科學技術實踐活動的歷史記錄。基本建設檔案作為科技檔案的重要組成部分，在社會主義革命和建設的每一個時期，均占有極其重要的地位。基本建設檔案涉及到工程的規劃、設計、施工、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，它不僅從靜態上反映了一項工程的面貌，而且從動態上反映著該建筑的變化和發展，始終同它所反映的工程對象的實際面貌保持一致。醫院基建檔案對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，可以為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，為地上地下交叉工程設計提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫院管理者的重視。我院在2004年，為解決辦工用房緊張這一情況，考慮能否在原辦公二樓層面上再加一層樓，對于地基能承受得了加層的重力是決策的關鍵，就必須要有原來的建筑結構圖，否則就無法準確施工，易造成樓垮人傷的事情，產生不必要的經濟損失。為此，我院檔案人員及時查出原來完整結構圖紙及有關資料，施工人員根據結構圖，順利地完成了加層工程，這樣為醫院節約了人力物力。但對照國家《檔案法》、國家基建檔案管理要求，我院的基建檔案存在著不足和缺陷，有待于今后進一步提高。

2 醫院基建檔案在其形成過程中存在的問題及產生的原因

醫院基建檔案在其形成過程中存在的問題往往被忽視，具體表現在：一是工程內業檔案資料收集、積累不及時造成檔案殘缺不全，例如有的工程缺材料及出廠合格證，有的缺質檢認定書等。二是工程內業檔案資料收集、積累過程中存在無人負責的混亂狀況；各種文字材料、表格的內容填寫不齊全、不規范、表達不確切，有的圖紙質量偏差。有的工程圖紙會審意見和設計變更通知單較多，但竣工圖上沒有做相應的修改和注明變更年號碼，造成竣工圖紙失去準確性。三是竣工圖用舊圖代替新圖編制，造成歸檔質量沒保證。

產生以上問題的原因是多方面的，歸納起來主要有5個方面：（1）某些領導和技術人員檔案意識薄弱，不重視檔案工作，檔案管理人員與負責基建人員工作不協調。（2）醫院缺乏基建方面專職專業人才，監督力度不夠。（3）施工單位只重視建設主體、工程施工進度，而輕視施工檔案質量和對竣工檔案及時編制。（4）工程內業檔案資料編制人員技術素質差。大部分是由工地施工員兼職，缺乏專業知識和編制檔案的能力。（5）施工單位沒有設立專門的機構來做基建檔案的編制工作，更沒有完整的規章制度來保護并搞好竣工檔案的編制工作。

3 針對醫院基建檔案存在的問題和原因所采取的做法和對策

結合近幾年的檔案管理實踐經驗和教訓，筆者摸索了一套加強基建檔案管理的方法，現詳述如下。

應采取以下幾種切實可行的做法：（1）抓好組織落實、專人負責、重視和加強基建檔案的基礎資料的收集、整理。結合醫院管理工作實際，積極配合院檔案室抓好此項工作。除科室領導親自參與檔案管理工作外，還安排1名責任心強的同志作兼職檔案管理員，做到人員到位，組織落實。（2）在改建、擴建和維護工程的實施中，不斷完善地下管線、管溝資料的收集。并及時將其走向用不同顏色展繪于放大繪制的地形平面上。目前，我們對全院90%左右的地下管線、管溝做到了心中有數，使之工作起來更加方便。為確保歸檔的基建檔案的完整、準確、系統，使歸檔檔案同工程的實體一致，做到圖物相符，記錄同施工情況相符，方便今后提供利用。

應該采取以下幾種對策：（1）開展宣傳教育，增強全院檔案意識。首先，要立足于領導層，醫院的領導多數是衛生專業技術人員，它又是分管基建的主要領導者，因而要想方設法取得他們的重視和支持。其次，利用一切機會向員工，尤其是檔案的直接形成者宣傳《檔案法》等法規性、政策性文件。通過宣傳教育制造輿論，端正人們對基建檔案工作的態度，進而引起關注，取得支持。（2）把好資料收集和積累關，將歸檔要求和具體內容同施工單位交代清楚，請其確定專人負責檔案資料的收集整理和平時的資料積累，為提供完整的工程竣工檔案打下基礎。（3）強化施工檔案形成的監督、檢查制度，檔案資料的形成與施工同步。施工合同一簽訂，檔案員開出歸檔的“菜單”；工程一開工，檔案員就到現場跟蹤、檢查監督內業務檔案資料的形成和積累；工程一更改，檔案員就檢查、核對圖紙上的更改標記；工程一竣工，檔案員就先行，驗收竣工。（4）采取行政的、經濟的手段來促進施工單位、建設單位共同做好基建檔案的收集、整理、歸檔工作，檔案收集不完整，不算完成任務，工程不予驗收。施工單位不及時移交竣工技術檔案或檔案編制不好的，建設單位不進行工程決算。竣工檔案資料不全或質量不合格，竣工驗收人員有權拒絕驗收。工程質檢部門不發質檢認定書，不評優質工程。（5）加強文件材料形成者、檔案管理者的業務培訓。隨著檔案管理向現代化、科學化、系統化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術，使自己具有良好的業務素質和科學知識，不斷提高對工程檔案的科學管理水平，為今后檔案管理逐步實現信息貯存自動化、檔案管理縮微化和電子檢索現代化奠定扎實的基礎。（6）做好檔案的開發利用工作。為積極開發檔案信息，開展咨詢服務，制定檔案信息開發計劃，并通過查閱，綜合大量的文史資料，如編制各種檔案資料的數據匯編、專題目錄、檢索工具。隨著醫院的發展，檔案的利用越來越多，需要提供的信息量越來越大，在浩繁的檔案中要迅速準確地調出所需案卷，沒有必要的檢索工具是很難辦到的。為了不斷推進醫院檔案工作的開展，提高檔案工作的效率，編制各種檢索工具，實現檔案管理現代化，將具有文字信息處理功能的電子計算機引入檔案管理工作中，從而實現檔案的自動分類排序、案卷封面、各種目錄和檢索卡片自動編制、檔案期限的自動鑒定、檔案主題詞的自動標引，實現信息1次錄入后，可根據不同利用需要能多次反復調用，滿足不同的利用要求，從而實現檔案價值的真正目的。

[1]楊菲林.淺談醫療設備修試檔案的管理.醫療裝備，2003-09-15.