淺談人事檔案工作存在的問題與對策

王淑萍

（遼河油田公司機關黨委，遼寧 盤錦 124010）

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源。準確、齊全、完整的人事檔案能歷史全面地記載一個人的經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等信息，是知人善任、選賢舉能的重要工具。管好用好人事檔案對人才資源開發起著重要作用。但是當前的人事檔案工作還存在著不少問題直接妨礙了其作用的發揮。現結合自身的工作實踐，淺談一下人事檔案工作中存在的問題:

一、人事檔案收集工作缺乏力度

一是收集歸檔工作制度不健全執行不嚴格。少數管檔部門只照搬中組部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，沒有形成自己的實施細則，內容不具體、不全面。即使建立了制度也在不同程度上存在執行不嚴格現象，收集歸檔工作被動、不及時。這一問題在無專職人事檔案工作人員的單位中比較突出。二是收集歸檔的材料不全面、不準確。雖然《干部人事檔案材料收集歸檔規定》文件中對人事檔案收集歸檔的范圍作了規定，但當前的人事檔案材料在全面準確地反映一個人的全貌方面還是欠缺的。首先有的單位一些材料還沒有收集上來或收集得不齊全，如干部的考核材料、支農扶貧、派出國境人員的鑒定材料和反映人的能力水平的材料等多數為零散材料。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。人事檔案是記載一個人的經歷和德才表現的材料它的內容，應該是真實、準確的。而現在人事檔案中有些材料在內容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料都給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺多使用套話內容形式相同不能準確反映每個人的真實情況。

二、檔案材料填寫格式不規范，內容不完整

在實際的人事檔案管理中我們發現，有的僅僅是參加了課程培訓班、專業證書班，拿的是結業證。在填表時卻填成了大專、大本或研究生，魚目混珠，真假難辨。有的組織考核、考查、評鑒材料，不規范、不嚴格，只有優點沒有缺點，對干部的評價不愿具體化、尖銳化、而是公式化、一般化、簡單化，不能真實的反映干部本人的實際情況。還有些檔案材料或是紙質很差或是圓珠筆寫，字跡模糊；或是書寫頂格、頂邊等填寫格式不規范，不利于檔案的保存和利用。

三、人事材料的裝訂方法不夠靈活

三孔裝線的傳統方法使檔案材料易保管，不易散落，適用于檔案室內查閱。但目前人事檔案的使用率逐漸提高，職工退休審核、終結勞動合同備案、晉升職務職稱都要借用檔案中的相關材料辦理手續，或復印或提供原件。頻繁的拆裝給材料的保管、保護造成一定影響。并且打孔給材料造成的損失也是不可彌補的，尤其目前人才流動頻繁，檔案轉移后很多單位要重新整理，各個單位打孔機的孔徑、孔距雖然差異微小，但多次打孔給材料造成的損壞也是不可避免的，探索采用裝訂夾的形式裝訂檔案勢必會減少這種缺憾，也提高了工作效率。

面對以上問題所采取的對策：

一、實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。

二、創新人事檔案管理模式，把人事檔案的基礎做好，保證人事檔案材料收集齊全、真實、準確、完整。實行信息化管理，提高人事檔案的利用率。采用現代化手段利用計算機、復印機、掃描儀、攝像等設備和人事檔案管理軟件，采用科學的方法和技術來收集、整理、鑒別、裝訂、保管和利用管理人事檔案。人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

三、改進檔案的檢索與查閱方法，對人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行，這兩種方法均有一定的科學性，但用起來既費時又繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統：檢索系統和利用系統。同時，運行人事檔案原件管理系統，使查檔人員利用計算機在不接觸檔案的前提下查閱檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于人事檔案的保密和安全。

四、建立成熟的檔案隊伍，人事檔案管理隊伍的政治和業務水平的高低對提高人事管理水平，推動人事改革步伐有著極為重要的作用。人事檔案管理人員，除必須具備忠誠黨的事業，思想作風正派，辦事公道等良好的職業道德外還必須具備一定的政治理論知識，現代化管理知識，計算機操作技能，人事管理知識和檔案業務知識。同時，要加強專業管理人員的培養。在數字化檔案管理實施進程中，企業單位應創造條件，讓檔案人員通過自學或進修培訓掌握從事檔案管理工作的基本知識和技能，或外出參觀學習督促檔案管理人員不斷提高自己的政治素質、文化素質和業務水平，以適應人事檔案現代化管理的需要。

[1]戴雪楓.新時期人事檔案工作的思考.浙江省科技信息研究院.【期刊】圖書館研究與工作.2008-09-15