淺談職業(yè)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)

董彬

【摘要】在現(xiàn)代職業(yè)院校發(fā)展過程中，學(xué)校管理工作屬于重點(diǎn)任務(wù)，而在各種管理工作中檔案管理屬于重要組成部分，占據(jù)十分重要的地位。在職業(yè)院校檔案管理工作中，為提升檔案管理水平及質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提升其信息化水平，促進(jìn)檔案管理工作更好發(fā)展，進(jìn)而促使職業(yè)院校教育能夠得以更好發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】職業(yè)院校 檔案管理 信息化建設(shè)

【中圖分類號(hào)】G270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2018）11-0035-02

在職業(yè)院校各項(xiàng)管理工作中，一直以來檔案管理都是十分重要的組成部分，對(duì)職業(yè)院校發(fā)展及各個(gè)方面決策均能夠提供較好支持，因而合理開展檔案管理工作也就十分必要。在現(xiàn)代職業(yè)院校檔案管理工作中，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為重要需求，因而積極實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)也就具有重要作用及意義，有利于檔案管理進(jìn)一步發(fā)展，本文就職業(yè)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行簡單分析。

1.職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)的重要性

在職業(yè)院校發(fā)展過程中，檔案信息資源具有不可或缺的作用，強(qiáng)化檔案管理的主要目的將可利用相關(guān)性信息資源提供給社會(huì)公開開放，從而為學(xué)校師生及社會(huì)各界提供相關(guān)檔案資源，使其能夠更好服務(wù)于教學(xué)教研及行政管理。在職業(yè)院校檔案管理工作中，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，主要就是為能夠?qū)n案價(jià)值進(jìn)行充分利用，使相關(guān)檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)共享，使檔案信息利用服務(wù)水平能夠得以有效提升，從而使檔案社會(huì)效益能夠得以充分發(fā)揮。另外，在現(xiàn)代社會(huì)信息化技術(shù)不斷發(fā)展的大形勢下，社會(huì)上各個(gè)方面及領(lǐng)域均受到很大程度沖擊，檔案管理信息化已經(jīng)成為一種必然發(fā)展趨勢，同時(shí)在職業(yè)院校檔案管理工作中也是必要需求及要求，對(duì)更好開展檔案管理工作具有十分重要的作用及意義，進(jìn)而可為職業(yè)院校更好發(fā)展提供基礎(chǔ)及保障[1]。

2職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)有效途徑

2.1構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)

在當(dāng)前職業(yè)院校檔案管理工作中，為能夠使檔案管理信息化建設(shè)得以較好實(shí)現(xiàn)，十分必要的一個(gè)方面就是應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建信息化平臺(tái)。首先，職業(yè)院校應(yīng)當(dāng)積極購置相關(guān)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、檔案信息管理軟件及檔案信息錄入設(shè)備，從而使檔案信息化管理中的硬件基礎(chǔ)得以完善，在這一過程中主要就是應(yīng)當(dāng)較好把握數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在實(shí)際工作中，職業(yè)院校可以依據(jù)自身發(fā)展實(shí)際，對(duì)數(shù)據(jù)庫及有關(guān)技術(shù)加強(qiáng)研發(fā)及應(yīng)用，以便使其得以更好應(yīng)用。其次，職業(yè)院校應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，特別是對(duì)于校園網(wǎng)及檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)之間連接及管理系統(tǒng)加強(qiáng)建設(shè)，從而使校園網(wǎng)功能及校園網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫間共享功能能夠得以較好發(fā)揮，使檔案信息服務(wù)功能能夠得以充分發(fā)揮。此外，職業(yè)院校應(yīng)當(dāng)使傳統(tǒng)檔案管理加快轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化檔案管理，從而使檔案管理可較好實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化及數(shù)字化，使檔案管理規(guī)范化水平能夠得以有效提升。

2.2進(jìn)一步規(guī)范檔案信息化管理

在檔案管理方面，為能夠更好實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，職業(yè)院校還應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案信息具有形式復(fù)雜且內(nèi)容豐富等特點(diǎn)，在實(shí)際管理工作中需保證其管理規(guī)范性，構(gòu)建便捷網(wǎng)絡(luò)信息查詢系統(tǒng)。另外，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步建立并健全檔案管理制度，以保證檔案管理制度及檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)較好適應(yīng)，結(jié)合學(xué)校內(nèi)實(shí)際情況，構(gòu)建包含計(jì)算機(jī)管理的相關(guān)規(guī)范化檔案管理系統(tǒng)。此外，為能夠保證檔案管理規(guī)范化，職業(yè)院校還應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建信息系統(tǒng)安全管理制度、庫房管理制度及電子文檔管理制度，還有電子文檔查閱審批制度等，尤其對(duì)于電子文檔歸檔制度應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善，并且嚴(yán)格執(zhí)行，從而使檔案管理信息化更好實(shí)現(xiàn)。

2.3加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

在職業(yè)院校檔案管理工作中，檔案管理工作人員屬于主要執(zhí)行者，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)具有重要意義。在檔案管理工作中，職業(yè)院校應(yīng)當(dāng)在信息化技術(shù)方面對(duì)相關(guān)工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)，使其能夠充分了解并掌握信息化技術(shù)，從而在檔案管理中對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行更好應(yīng)用，更好實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。另外，應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)信息化專業(yè)技術(shù)人才，從而使檔案管理隊(duì)伍信息化水平增強(qiáng)，以便更好開展檔案信息化管理[1-2]。

3.結(jié)語

在當(dāng)前職業(yè)院校檔案管理工作中，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為必要任務(wù)及要求，也是檔案管理必然發(fā)展趨勢。因此，在實(shí)際檔案管理工作中，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)并重視檔案管理信息化建設(shè)必要性及重要性，并且要積極通過有效途徑及措施實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，強(qiáng)化檔案管理效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]寧海琴.數(shù)字化建設(shè)是高職院校檔案管理的必然趨勢[J]. 現(xiàn)代企業(yè)教育，2012，（23）：119.

[2]毛凌.淺談檔案管理的信息化建設(shè)路徑[J]. 經(jīng)營管理者，2017，（29）：297.