數碼照片的歸檔與管理

　　摘 要： 數碼相機的普遍應用，形成了大量的數碼照片，為豐富、充實檔案庫存提供了有利條件。因此，做好數碼照片檔案管理工作具有重要的意義。本文對數碼照片的產生、歸檔要求和管理進行了論述，闡述了數碼照片檔案管理的必要性和重要性，對數碼照片的歸檔范圍進行了界定，介紹了數碼照片的收集歸檔方法和要求。
　　關鍵詞： 數碼照片檔案 歸檔 管理
　　
　　當前，以信息技術為核心的高新科技迅猛發展，改變了人的生活方式，也引起了管理理念和管理手段的變革。數碼照片檔案的出現，就是在這一背景下逐步發展起來的新的檔案門類。數碼照片以其所具有的成像快、處理快、傳輸快、查閱快的特點和不需沖洗、易存儲的優勢，很快被人們所接受。照片檔案，作為一種新的載體，給照片檔案的管理添加了新的課題。從檔案管理的角度出發，認識數碼照片，研究數碼照片檔案的特點，準確把握管理的各個環節，是照片檔案管理所必須明確的內容，其目的是更好地規范從收集整理到歸檔利用的管理行為，建立符合自身特點的管理制度，全面提高數碼檔案管理的水平與質量。
　　一、數碼照片檔案的特點
　　數碼照片指用掃描儀、數碼照相機等設備獲得的，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。傳統照片采用膠片拍攝，產生紙質照片和底片。數碼照片主要以數碼相機拍攝與掃描儀數字化兩種方式產生，數據存儲在磁性電子載體上，沒有底片。
　　1.數碼照片的優點。
　　數碼照片與傳統照片相比，具有許多的優勢，除了成像快、處理快、傳輸快、編輯快、查閱快、歸檔快等優點外，還有以下特點：
　　（1）存儲久，質量不變。數碼照片只要存到了計算機磁盤或光盤上，就可以長期保存，不褪色，不變形。
　?。?）連接快，應用廣泛。數碼照片可以在自己的相機和計算機上顯示、瀏覽、處理，還可以與打印機、刻錄機、幻燈機、電視機等多種外連設備連接傳輸，更能與局域網中多臺電腦或各個網站互相聯體工作，通過網上發布，從而大大擴展了應用范圍。
　　2.數碼照片的缺點。
　　但由于數碼產品的特性，數碼照片往往存在以下幾個方面的缺點。
　　（1）對軟、硬件的依賴性。數碼照片依賴計算機硬件、操作系統和應用軟件進行讀取和操作，從形成、處理到歸檔的全部管理活動必須通過計算機實現。同樣，計算機硬件損壞、數據誤刪等軟、硬件錯誤也會造成數碼照片的毀滅性損壞。
　　（2）信息的易改性。通過計算機對數碼照片的增、刪和修改十分容易，而且在一般情況下看不出痕跡。因此，需要從制度、技術等方面采取措施對數碼照片進行安全保護，維護其真實性。
　　（3）缺乏數據標準，導致數據不能兼容共享，影響進一步地開發利用和移交進館工作。需要統一數據標準來保證數碼照片的完整性、有效性。專業設計的數碼照片管理系統要求能夠將數碼照片及目錄數據導出系統，轉換成標準格式保存。
　　（4）數碼檔案信息與載體的可分離性。數碼照片不再具有傳統照片那種固定的物理位置，也不再對原載體從一而終。它可以根據需要隨時擴展、縮小或改變儲存空間，如果原本照片沒有備份就很難辨其真偽。
　　當然，傳統照片與數碼照片可以互相轉換。傳統照片經掃描等可轉成數碼照片，方便管理和利用。對丟失底片的傳統照片，建議以掃描方式數字化，既方便易行、成本低，又可以最大限度地保留原照片信息。數碼照片可以沖印成紙質照片，也可以生成底片。
　　二、數碼照片檔案管理的重要性
　　數碼照片檔案的管理主要是對在生產經營過程中產生的數碼照片按照其保存和使用價值進行有序的管理。數碼照片管理的完善化、規范化，不但可以實現優化地提供查找利用，而且可以促進數碼照片管理水平和質量的不斷提高，促進企業經營生產的發展。因為數碼照片檔案真實記錄了本單位或企業的重大活動和事件，保存它是本單位為日后查考憑證和參考借鑒之用。
　　三、數碼照片檔案的收集
　　1．收集歸檔范圍。
　　凡是在本單位活動中直接形成的，反映本單位主要職能活動和工作成果的數碼照片均屬收集范圍，至少包括以下幾方面。
　?。?）領導人和著名人物參加與本單位有關的重大公務活動的數碼照片；
　?。?）本單位組織或參加的重要外事活動的數碼照片；
　?。?）記錄本單位重大事件及異?，F象的數碼照片；
　?。?）與本單位其他載體檔案有密切聯系的數碼照片；
　　（5）本單位其他具有保存價值的數碼照片。
　　以我校為例，我在學校負責數碼照片檔案的拍攝和保管工作，認為本校數碼照片檔案的歸檔范圍整理為：
　　（一）學校大事
　　1.校慶活動；
　　2.團代會、學代會、教代會、工代會等會議材料；
　　3.上級領導和知名人士來校指導工作或訪問；
　　4.校際間交流、合作、互訪活動；
　　5.校友會活動；
　　6.學校獲得的表彰、授獎、獎狀等；
　　7.校其它重大活動。
　　（二）教學活動
　　1.開學、畢業典禮；
　　2.有代表性的課堂教學和實驗；
　　3.有代表性的教學實習和社會實踐活動；
　　4.重要的教育研究活動；
　　5.教學成果展覽；
　　6.軍訓；
　　7.共青團、學生會等組織的有意義的活動。
　　（三）科學研究活動
　　1.獲獎科研項目獎狀、證書；
　　2.本校主辦的學術活動、會議；
　　3df303d8cf143ff96dbaa3fdf0e5969c3e0a175ab89399a6c67b93f374283b2a3.本校主辦或參加的省際學術會議活動；
　　4.科研成果及其展覽；
　　5.其它科研重大活動。
　　（四）外事活動
　　1.校際間往來、合作、簽訂協議；
　　2.外?；蛏霞墝＜襾碓L；
　　3.本校聘請的外籍教師、專家；
　　4.在本校任教的外籍教師、專家；
　　5.本校派遣老師到外地進修學習、參加會議；
　　6.其它重大外事活動。
　　（五）人物肖像
　　1.歷任校級領導人照片；
　　2.本校其他著名學者、專家、骨干老師、學科帶頭人；
　　3.本校著名校友；
　　4.本校歷屆畢業生合影；
　　5.本校各類專業函授班、短訓班學員合影。
　?。┗ň拔?br/>　　1.學校規劃圖；
　　2.本校教學、生活區建筑物、校園風光、校容校貌景點；
　　3.本校各種教學場館、實訓室、會議室、教室等教學設施設備；
　　4.其它建筑物、景物。
　?。ㄆ撸┢渌?br/>　　1.校運動會；
　　2.藝術節、文藝匯演、歌詠比賽等；
　　3.各種學生社團活動照片；
　　4.凡有保存、參考價值的照片，均歸入其它類。
　　2.收集歸檔方法及要求。
　　數碼照片檔案的收集歸檔工作比傳統紙質照片檔案復雜，應采取集中收集與捕捉信息隨時收集、零散收集相結合，定期收集與不定期收集相結合。在數碼照片形成后，檔案管理人員要督促攝影者或承辦部門及時整理，向檔案管理部門移交，盡快歸檔。特別值得注意的是，一定要確保數碼照片檔案有一個完整的文字說明，準確概括出數碼照片所反映的全部信息。數碼照片檔案由攝影者或承辦部門收集并編寫文字說明后，及時向檔案室歸檔，或隨其他載體檔案一起歸檔。
　　完整的數碼照片檔案應包括數碼圖像文件、紙質數碼照片和文字說明三部分。數碼照片收集時應統一將其轉換為JPEG、TIFF格式。文字說明以EXCEL電子表格形式，以張為單位，寫明照片題名、拍攝者、拍攝時間等。照片題名:簡明扼要地反映每一張照片的具體內容，包括地點、人物、事由、背景等要素。拍攝者:照片的拍攝單位或拍攝人。拍攝時間:照片的拍攝時間，用8位阿拉伯數字標識。如20070104。永久、長期保管的數碼照片應同時沖洗紙質照片歸檔，紙質照片檔案管理參照國家標準GB/T11821-2002《照片檔案管理規范》執行，紙質照片檔案整理時應注明對應數碼照片的檔號。
　　
　　四、數碼照片檔案的管理
　　1.完善數碼照片檔案收集制度，實施前端控制。
　　數碼照片的收集范圍可以參照國家《照片檔案管理規范》的要求，凡是記錄本單位重要職能活動和重要工作成果、具有查考利用價值的數碼照片均屬收集范圍。
　　數碼照片形成后，由攝影者或承辦部門及時向檔案室歸檔。歸檔時要求數碼照片、紙質照片（永久、長期保存的）、文字說明三者齊全并做到內容相符。數碼照片也可通過網絡、U盤等各種載體移交。目錄數據庫應著錄照片題名、拍攝者、拍攝時間、文件位置（對應數碼照片存放文件夾和文件名）四個項目，移交時要求全部著錄。歸檔時檔案室要對數碼照片的重要性、有效性和完整性進行審核。掃描照片要根據照片的大小、質量、重要程度、數字化目的等調整線數，如小照片、老化褪色照片、比較重要的照片和需要進行印刷的照片等需調高掃描線數。
　　數碼照片收集復制方便，所以操作比較簡單，拷一份移交就可以。但由于來源不能控制，不同的拍攝者會將數碼照片導出到不同的計算機上，不及時移交，很容易散失。數碼照片的特點使其收集比傳統照片的收集更為復雜，難度也更大，因此，檔案員要負責數碼照片的收集，并采用靈活的方式實行定時收集；強化各科室和人員的檔案收集意識，特別是要盡快建立數碼照片歸檔制度并完善相關檔案管理制度，完成數碼照片的形成、積累、歸檔和保管等工作。
　　檔案室要根據數碼照片檔案與傳統照片檔案的不同特點，在收集、歸檔工作中堅持前端控制并參與指導，確保這一新型載體檔案的完整與安全。
　　2.數碼照片整理方法，實現數碼照片檔案管理的規范化。
　　數碼照片檔案整理、編目可以由檔案室統一進行，具體按以下步驟操作。
　?。?）數碼照片檔案分類與編號。整理前首先要進行篩選。對于沒有歸檔價值的或重復的數碼照片必須剔除。反映同一場景的數碼照片一般只收集1—2張。對有重要保存價值的數碼照片，應同時加洗成紙質照片保存于檔案室。歸檔的每一張數碼照片都要確定保管期限，保管期限的劃分參照文書檔案。
　　數碼照片按其形成年度分類，不同年度的數碼照片應分別整理。每一個年度建立一個名稱該年度的文件夾。文件夾下存放數碼照片文件。對文件夾內的數碼照片文件一般可按時間（或重要程度）先后排列，并按其排列順序編號。一組聯系密切（如同一次會議、活動、事件的）數碼照片應排列在一起。編號的過程是對收集來的數碼照片進行文件名更名，也就是形成數碼照片號（同數碼照片文件名）的過程。數碼照片號的結構是：全宗號+年度+件號。
　　（2）編制照片檔案文件級目錄。永久、長期的數碼照片紙質沖印并整理歸檔后，進行數碼照片檔案文件級目錄的編制。照片檔案文件及目錄項目包括全宗號、照片題名、拍攝者、拍攝時間、保管期限、備注。
　　（3）光盤刻錄。光盤刻錄一式兩份，一套檔案室保管供查閱利用，一套上交區檔案局。光盤保管期限根據盤內數碼照片的保管期限產生，從長處理。
　?。?）數碼照片與紙質照片的有機銜接。永久、長期保管的數碼照片應同時沖洗紙質照片歸檔，紙質照片檔案管理參照國家標準《照片檔案管理規范》執行。所有紙質照片、數碼照片記錄數據著錄在同一個數據庫中，從而建成完整、統一的照片檔案數據庫，實現照片檔案的統一管理與檢索，達到查找利用方便的目的。在實際查找利用中，通過檢索照片題名，瀏覽檢索結果。如果該照片檔案有紙質目錄號、案卷號、照片號表示該照片有紙質形式照片，如果該照片有目錄號、盤號、數碼照片號，表示該照片有數碼形式照片，如果兩者都有，則表示該照片既有紙質形式的照片又有數碼形式的照片。
　　照片題名簡明扼要地反映每一張照片的具體內容，包括地點、人物、事由、背景等要素。紙質照片整理時，仍可以說明反映照片內容，在計算機著錄和打印卷內目錄時以照片題名反映照片內容。
　　五、數碼照片的保存
　　為保證光盤刻錄的質量，并確保光盤及其數碼照片信息長期保存下去，數碼照片檔案保管必須注意以下幾點。
　　1.注意選用品牌較響光盤刻錄，并使用帶有“校驗”功能的刻錄軟件進行光盤刻錄，這些軟件能自動檢查光盤上的資料是否正確。
　　2.光盤的標簽應粘貼在光盤包裝物上，不能直接在光盤上寫字或粘貼標記，以免化學物質滲透光盤的保護層損害光盤數據層。墨水等書寫材料可能存有損害光盤的溶劑，鉛筆里的石墨會影響光盤的閱讀。
　　3.光盤要遠離強磁場并與有害氣體、強紫外線隔離，環境溫度應控制在17℃—25℃，相對濕度應控制在35％—50％，以減緩光盤退化，并防止霉菌滋生。
　　4.注意操作規范化。如觸摸光盤時應帶棉質手套，裸手手指不應觸到光盤的反射面。
　　5.認真做好數碼照片檔案讀取設備的維護和檢查。光盤存儲的數碼照片檔案信息只能通過計算機處理和閱讀，這就要求檔案管理部門對有關計算機等設備和軟件使用情況、更新情況及時進行登記。如果讀取設備或軟件過時了，光盤存貯的信息要及時復制和遷移。光盤一般每滿5年轉存一次，原盤同時保留時間不少于5年，從而保證數碼照片檔案信息長期、永久地保存下去。
　　
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