高校收費與學生獎助貸管理信息化研究

　　摘 要： 隨著信息化時代的到來，高校收費及學生獎助貸管理面臨著信息化的問題。作者針對目前我國高校收費與獎助貸管理信息化建設中存在的問題，提出了一些建議與看法。
　　關鍵詞： 高校收費 獎助貸 信息化
　　
　　一、引言
　　高校收費與學生獎助貸管理是一項系統工程，涉及面廣、政策性強。作為高校開展正常教學科研活動的財力保證，收費工作進行的好壞，直接關系到學校的發展和穩定與否。高校學生獎助貸管理對提高經濟困難學生和優秀學生的學習積極性具有十分重要的作用。合理的收費方式與公平有序的獎助貸管理對保證教學工作穩定有序至關重要。因此，對于當前高校收費與獎助貸工作中存在的一些問題要全力解決，而高校信息化建設可以解決高校收費工作和學生獎助貸管理中的許多問題。
　　二、高校收費與學生獎助貸信息化管理中存在的問題
　　1.學生數量增加，收費系統數據龐大，獎助貸管理難度大。
　　由于高校招生規模不斷擴大，學生人數不斷攀升，許多本科院校全日制在校學生人數動輒數萬，收費金額數億元，再加上成人教育、夜大等學生，收費業務量和信息量之大可想而知。同時，針對學生的獎學金、助學金和助學貸款的評比、辦理、發放等一系列管理工作也隨之增加。
　　2.高校收費管理系統落后，學生獎助貸管理缺乏專門的管理軟件。
　　目前我國高校使用的收費軟件大都是上世紀末到本世紀初購入的，功能設置大都單一，收費項目少，數據處理能力差，學生獎助貸管理更是很少有管理的專門軟件。最近十幾年是我國高校擴招最多最快的時間，原來的收費系統已經遠不能適應現在的高校收費需要。
　　3.收費與獎助貸管理流程設置不合理。
　　學生信息的變動，如專業調動、休學、留級等，往往導致其收費項目和額度的調整。高校各部門在進行相關業務處理時，容易忽略與其他部門間的溝通，從而出現收費數據的錯漏。許多高校收費和獎助貸管理缺乏細致規范的操作流程，部門間難以有效銜接，存在不少漏洞，容易導致相關信息的丟失。與此同時，許多部門簡單地沿用慣例，并未對管理流程進行優化和調整，存在諸多繁瑣環節，使得學生常為一些毫不必要的手續而奔走。
　　獎助貸的管理更是繁瑣，環節無序，往往上個學期該發放的獎助貸款項，一直拖到下個學期才發放。發放手續需要層層審批，往往每個部門、管理環節各有說辭，造成審批時間過長，發放不及時。同時，在獎助貸管理中也存在一些評比過程不夠公平規范的現象。
　　4.收費和獎助貸管理信息共享率低。
　　雖然各高校在信息化方面已有很大進步，但過去由于管理、資金、技術等各方面的原因，學校難以從全局角度建立一個統一完善的信息管理系統。通行的做法是，各個部門依據自身情況，先后獨自建設自身的業務處理系統。這樣，各系統在數據接口、數據格式、傳輸共享方式等方面存在各種差異，彼此間難以無縫兼容與共享。許多數據不得不通過手工的方式逐一核對、修正、轉換，這既增強了工作的難度，又容易導致差錯及時間延誤，使得收費與獎助貸完全脫節。比如，某欠費學生在領取大筆獎學金后，學工部門未能及時從財務部門了解其是否嚴重欠費的情況，從而使班主任未能及時催促該學生用獎學金繳納欠費。
　　三、收費與獎助貸信息化建設問題的解決辦法
　　1.減少數據冗余。
　　針對高校收費工作量大、任務重、數據量大及收費方式和獎助貸審批程序過多的問題，學校財務處、學工處、教務處等管理部門應做好基礎信息錄入和管理工作。首先，要選擇一套適合本單位收費情況和獎助貸管理情況的管理軟件，此軟件要能輕松應對日常的收費需要和其他數據管理需要。其次，要認真確定各類學生的收費項目和收費標準。再次，要定期統計各類學生的欠費名單、欠費金額、已發放獎助貸學生的發放信息，配合有關職能部門發出催費通知單，及時發放獎助貸款項。同時，收費和獎助貸款項盡量通過銀行直接從學生銀行卡中扣除或者發放，以解決數據冗余問題。總之，收費信息、獎助貸信息、學生教學管理信息等均應納入高校學生管理系統統一管理和使用。
　　2.采用先進的收費方式。
　　目前我國高校常用的收費方式有現金交費、pos刷卡交費、銀行卡扣除、銀行網點代收、銀行自動柜員機繳納等方式，為了適應收費數據集中回傳等信息化管理的要求，高校應盡量選擇銀行卡扣除和銀行代收的方式。鑒于目前網上銀行的發展，高校可以讓學生嘗試在線交付學費，也可以通過“支付寶”、“財付通”等方式收取，這樣不但省時省力，而且較為方便。
　　3.簡化收費與獎助貸發放流程。
　　協調好財務管理部門和其他相關部門之間的關系，明確各自的職責、規范業務操作、簡化流程，并以文本制度方式固定。各部門應與財務管理部門加強聯系，設立專用郵箱和電話。盡量不要通過私人聯系方式，避免人員更替造成的信息溝通障礙。各部門應定期交流收費，即時發現發放獎助貸款項中出現的問題并及時改正。
　　4.實現信息共享。
　　在資金、技術、管理等各種約束下，若貿然廢棄各部門現有業務系統而開發一個全校統一的系統，相信對多數高校而言都是難以承受的。因此，一個更現實、成本更低廉的做法是，各高校可在現有系統基礎上，利用其擁有的信息技術支持人員，對一些常規性學生收費管理工作，編寫若干輔助工具軟件，實現不同部門、不同系統間數據格式的轉換、傳輸、核對等，實現數據共享。盡可能降低收費管理中的人工操作，以避免疏漏和提高效率。比如，學校財務部門可以委托收費軟件開發企業研制專門的收費信息查詢模塊提供給學工部門使用，從而方便學工部門了解學生收費相關信息。
　　四、結語
　　總之，高校收費與學生獎助貸管理信息化是高校信息化建設的重要組成部分，是必然的趨勢和時代要求，各高校應該根據自身的情況，穩步推進高校收費與學生獎助貸管理的信息化建設。
　　
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　　論文資助項目為廣西中醫學院2008年普通科研項目（負責人呂幸豐，課題號P2008001）。