檔案管理中歸檔的提升方法

　　摘 要： 怎樣把檔案管理工作做到規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息流通使用最大化，是檔案人應(yīng)該思考的問(wèn)題。作者就公司的檔案制度陳舊、管理不規(guī)范、收檔難等問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出了解決措施。以完善的檔案制度作為基礎(chǔ)、準(zhǔn)則，以各部門(mén)檔案人員網(wǎng)絡(luò)為手段，采取多種方式宣傳貫徹檔案知識(shí)，以及使用項(xiàng)目作業(yè)的模式進(jìn)行收檔，可以更好地提高檔案歸檔率，并為檔案室接受檔案打下基礎(chǔ)；使用信息化手段能夠使檔案的信息流通快捷并最大化。
　　關(guān)鍵詞： 企業(yè)檔案 檔案管理工作 規(guī)范化 歸檔率 信息流通使用最大化
　　
　　作為檔案管理人，我們清醒地知道，企業(yè)檔案是現(xiàn)代企業(yè)信息資源的基本形式，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的性質(zhì)其實(shí)就是知識(shí)管理，我們所做的一切都是為了在保障公司檔案實(shí)體安全的同時(shí)，有效開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的歷史查考、管理經(jīng)驗(yàn)積累與法律憑證作用，更好地為公司業(yè)務(wù)開(kāi)展及客戶提供檔案信息服務(wù)。但是怎樣能把檔案管理工作做到規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息流通使用最大化，是值得我們檔案人思考的問(wèn)題。我對(duì)本公司的檔案遺留歸檔工作，以及檔案的信息共享進(jìn)行剖析，與大家共享。
　　我在檔案統(tǒng)計(jì)中發(fā)現(xiàn)，檔案保管和收集整理存在諸多問(wèn)題，主要有以下三方面：第一，檔案收集不全面、不及時(shí)。歸檔范圍里面明確提到的應(yīng)歸檔案，仍然有很多沉淀在基層；公司基建類(lèi)檔案、科技檔案出現(xiàn)3年的斷檔，運(yùn)營(yíng)管理類(lèi)檔案信息不全面。第二，檔案的規(guī)范化工作做得不夠。以前已入庫(kù)檔案有些未作規(guī)范整理；檔案的頻繁翻閱對(duì)原件會(huì)造成較大破損，借出信息不全面，導(dǎo)致原件歸還時(shí)錯(cuò)位；對(duì)檔案庫(kù)房也缺乏檔案安全防護(hù)措施和實(shí)施規(guī)范，導(dǎo)致很多檔案面臨包括蟲(chóng)噬、鼠咬、溫濕度失衡等隱患。第三，檔案在收集和整理工作上占了較多的時(shí)間，但是在利用信息這一塊占的時(shí)間也與整理占有同樣的比重，因?yàn)闄n案保管均為紙質(zhì)的形式，所以查找文件都要跑到檔案室，既浪費(fèi)了時(shí)間，又給檔案的保管帶來(lái)了隱患。用百分比來(lái)說(shuō)明：公司的人員一般要用80%時(shí)間來(lái)收集信息，20%時(shí)間用于決策。
　　為了改善這些狀況，挽救即將流失的檔案信息，我們推出了檔案規(guī)范化和歸檔率提升計(jì)劃。結(jié)合文件規(guī)范化的整理整頓概念，加大檔案收集力度，在全公司范圍內(nèi)分階段搜集整理沉淀的歷史檔案。經(jīng)過(guò)近一年的持續(xù)努力，檔案規(guī)范化和歸檔率狀況得到了根本性的改善。歸納起來(lái)，我們的經(jīng)驗(yàn)主要有以下幾點(diǎn)。
　　一、明確目標(biāo)，堅(jiān)持信念，突破重點(diǎn)。
　　原始檔案具有維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和法律權(quán)益，同時(shí)檔案是承載企業(yè)信息、提供精準(zhǔn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)拓展、科技活動(dòng)的數(shù)據(jù)依據(jù)。所以說(shuō)檔案管理無(wú)小事，任何一點(diǎn)缺失，對(duì)某一特定事件來(lái)講就有可能是重大的損失。因此將檔案管理工作定位為重要工作，在推進(jìn)中始終堅(jiān)守著要把這項(xiàng)重要工作做好的信念。根據(jù)現(xiàn)狀設(shè)定了非常明確、具體的目標(biāo)，充分設(shè)想到了各種困難，劃定了工作重點(diǎn)，并為此做了精心的任務(wù)分解。我們首先解決了其中最為關(guān)鍵的檔案分類(lèi)不適用、歸檔范圍不明確等問(wèn)題，成功地打開(kāi)了工作的突破口。
　　二、完善檔案制度。
　　由于公司負(fù)責(zé)檔案分級(jí)管理的人員并非專業(yè)檔案人員，往往對(duì)于什么樣的檔案該歸檔、該怎樣歸檔并不是很清楚。我們結(jié)合本公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和公司的架構(gòu)體系重新完善了《檔案管理程序》等多個(gè)檔案制度。為了使制度既有指導(dǎo)性和實(shí)用性，又符合公司的架構(gòu)體系，我們把各部門(mén)的文件范圍摸清楚、做足功課，從各部門(mén)的架構(gòu)、職位、文件產(chǎn)生及輸出等開(kāi)始收集，草擬范圍后多次與各部門(mén)的經(jīng)理和檔案人員溝通確認(rèn)，最終將檔案歸檔范圍非常清晰地確定下來(lái)。事實(shí)證明，擬定更全面的《檔案密級(jí)分類(lèi)》《檔案歸檔范圍》和《庫(kù)房管理辦法》，從根本上改善了檔案分類(lèi)不科學(xué)及歸檔范圍不明確狀況，讓檔案庫(kù)房的隱患降到了最低，同時(shí)也讓檔案管理人員在操作時(shí)有了準(zhǔn)確的依據(jù)。
　　三、建立充分的組織保障。
　　這樣的檔案庫(kù)存量，這樣大的檔案問(wèn)題，只靠一個(gè)檔案部門(mén)、一個(gè)專業(yè)檔案管理員的力量，是無(wú)法應(yīng)對(duì)的。為此我們組建了檔案規(guī)范化和歸檔率提升的項(xiàng)目組，將各部門(mén)的檔案管理接口人納入我們的推進(jìn)小組，發(fā)動(dòng)、建立起了一個(gè)覆蓋全公司各個(gè)檔案使用、搜集部門(mén)的項(xiàng)目推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)。這為我們下一步推進(jìn)實(shí)施工作奠定了充分的人力基礎(chǔ)。
　　四、充分理解各部門(mén)的難處，在推進(jìn)過(guò)程中，更多采用的是培訓(xùn)、幫扶的辦法，而不是簡(jiǎn)單地跟催。
　　在檔案管理的整個(gè)過(guò)程中，最難的是收集。我在收集的過(guò)程中，充分了解各部門(mén)的收集和整理的難點(diǎn)，按照實(shí)際的難度系數(shù)來(lái)制訂檔案收集整理計(jì)劃，遵循計(jì)劃，分批整理，分批移到檔案室。并組織各部門(mén)檔案專員學(xué)習(xí)檔案相關(guān)制度及整理技巧，使檔案工作能夠順暢進(jìn)行。同時(shí)采取比、學(xué)、趕、幫的工作方法，充分調(diào)動(dòng)每個(gè)參與者的積極性，讓檔案基礎(chǔ)較弱的同事到檔案室參觀學(xué)習(xí)，逐一分步講解，對(duì)已移交的檔案反復(fù)核查指導(dǎo)。短短不到一年的時(shí)間，接收檔案500卷（不含財(cái)務(wù)檔案），整理檔案共334卷。這些成績(jī)是檔案室有史以來(lái)接收檔案最多的一年，是以前每年接收檔案的兩至三倍。
　　五、整個(gè)檔案管理工作都緊緊圍繞能給各業(yè)務(wù)部門(mén)帶來(lái)增益服務(wù)的原則來(lái)實(shí)施。
　　結(jié)合5S概念，將各部門(mén)堆積無(wú)序的文件重新整理。對(duì)于經(jīng)常查閱的合同檔案和工程檔案都按規(guī)范模式整理，減少了查詢文件的時(shí)間，也給各部門(mén)騰出了更多的空間，讓使用者能更輕松地查到所需的信息。通過(guò)這些文件的整理和歷史檔案的歸檔移交，使各部門(mén)檔案工作達(dá)到了增益的效果，同時(shí)也贏得了各部門(mén)的重視和大力配合。
　　六、加強(qiáng)交流與溝通。
　　千方百計(jì)建立交流溝通渠道。例如通過(guò)檔案組編寫(xiě)每月一期《檔案管理通訊》電子期刊，對(duì)檔案知識(shí)、檔案的整理方法宣傳貫徹，并對(duì)檔案工作推進(jìn)進(jìn)度及情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤公布，進(jìn)一步讓各部門(mén)的檔案人員加深檔案收集整理的意識(shí)；組織分級(jí)檔案管理員去做得好的分級(jí)管理部門(mén)學(xué)習(xí)參觀，分享他們的檔案整理經(jīng)驗(yàn)，讓大家在相互交流中互幫互學(xué)，形成良好的比、學(xué)、趕、幫的工作氛圍。
　　七、建立檔案信息化平臺(tái)。
　　建立完善的檔案信息系統(tǒng)，將檔案進(jìn)行信息化，使用電子檔案軟件管理檔案。通過(guò)有效的授權(quán)和審批管理，檔案查閱者坐在自己的電腦前，就可以方便地查閱到準(zhǔn)確的檔案信息。既減少了檔案的耗損，又節(jié)省了檔案查閱者的時(shí)間，從而提高了檔案的利用率，提升了整個(gè)檔案管理工作的效率，對(duì)移動(dòng)辦公的實(shí)現(xiàn)也是一個(gè)很大的推進(jìn)。憑借這一良好的信息建設(shè)基礎(chǔ)，員工可以用最快捷的方法獲得其工作所需要的信息資料，讓員工潛力的發(fā)揮再也不受到信息資料缺乏的限制，同時(shí)讓檔案的信息流通最大化。
　　正是運(yùn)用這些方法，公司檔案制度得以完善，檔案歸檔工作效率突飛猛進(jìn)，檔案工作步入正軌，同時(shí)檔案的大批量收集和信息流最大化流通讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案的重要性，并得到了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持。