高校二級學(xué)院教學(xué)檔案創(chuàng)新管理模式探討

　　摘 要： 隨著信息技術(shù)的發(fā)展和高校教學(xué)改革的不斷深入，傳統(tǒng)的二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作模式存在材料不完整、管理落后、查找利用困難等弊端，高校可從完善規(guī)章規(guī)范、加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)、開發(fā)教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺等方面進(jìn)行教學(xué)檔案管理創(chuàng)新，提高檔案建設(shè)質(zhì)量。
　　關(guān)鍵詞： 高校二級學(xué)院 教學(xué)檔案 管理模式
　　
　　近年來隨著我國高等教育規(guī)模擴(kuò)張和教學(xué)改革的不斷深入，高校的二級管理逐漸推行，二級學(xué)院作為一線教學(xué)單位，承擔(dān)著越來越多的運(yùn)行管理和服務(wù)職能。高校教學(xué)檔案作為高校在一系列教學(xué)活動中形成的具有查考、利用和保存價(jià)值的多種載體形式的原始記錄，隨著高等教育的快速發(fā)展和社會需求的變化，面臨著許多難題。一方面教學(xué)檔案數(shù)量急劇增加，種類日益豐富，另一方面檔案的利用數(shù)量、頻率、深度也大大增加，不僅要求及時(shí)、快速、查全、查準(zhǔn)，還在檔案的深度發(fā)掘等方面提出了更高要求［１，２］。
　　傳統(tǒng)的二級學(xué)院教學(xué)檔案管理存在許多弊端，在網(wǎng)絡(luò)化和信息化背景下，高校教學(xué)檔案管理工作要加大信息化建設(shè)的力度，以更好地服務(wù)高校教學(xué)管理工作。
　　一、二級學(xué)院教學(xué)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
　　1.檔案管理工作量暴漲。
　　教學(xué)檔案是衡量高校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平的重要標(biāo)志，是反映教育發(fā)展和教育改革的主要依據(jù)。傳統(tǒng)的教學(xué)檔案多以紙質(zhì)形式保存，雖然保存時(shí)間比較長，但是隨著高校的規(guī)模擴(kuò)張和時(shí)間的累積產(chǎn)生了大量的原始教學(xué)材料，教學(xué)檔案管理工作業(yè)務(wù)量越來越大，管理難度也越來越大。
　　2.傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式與現(xiàn)代化的教學(xué)管理不能良好銜接。
　　學(xué)分制環(huán)境下，學(xué)生跨學(xué)期、跨專業(yè)、跨校區(qū)甚至跨學(xué)校進(jìn)行選課及彈性學(xué)制等“不規(guī)則性”使教學(xué)檔案管理工作呈現(xiàn)更多的復(fù)雜性，同時(shí)產(chǎn)生了大量的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)和電子文檔。這對傳統(tǒng)的以紙質(zhì)形式作為主要載體的教學(xué)檔案管理模式提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，同時(shí)也因?yàn)闊o法銜接導(dǎo)致檔案的發(fā)掘利用難度加大。
　　3.二級學(xué)院檔案管理職責(zé)不清、材料缺失、不規(guī)范。
　　與校級檔案館的“科班出身”、管理規(guī)范、專職人員充足不同，學(xué)院教學(xué)檔案管理存在著規(guī)范性不足、歸檔材料缺失和管理人員不足等諸多現(xiàn)實(shí)問題。除了校檔案館制定的綜合性規(guī)章和教務(wù)處等職能部門制定的“行業(yè)性”歸檔規(guī)章外，職能部門較少給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)，更沒有學(xué)院制定自己的歸檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。
　　二級學(xué)院作為一線教學(xué)單位，受人員編制的影響，多為教學(xué)秘書兼任。而隨著擴(kuò)招及二級管理的實(shí)施，各學(xué)院教學(xué)管理任務(wù)急劇增加，教學(xué)秘書忙于日常教學(xué)運(yùn)行工作，很難有時(shí)間來思考、組織教學(xué)檔案工作。另外，由于教學(xué)秘書不是專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員，在材料分類、科學(xué)歸檔等方面存在先天不足，特別是反映自己學(xué)院運(yùn)行特色的哪些材料要?dú)w檔、以什么方式或格式歸檔等全憑檔案管理人員的個(gè)人判斷或領(lǐng)導(dǎo)指示，從而造成重視紙質(zhì)材料的收集管理而忽視其他載體的收集，一些檔案重復(fù)保存，一些則無人收存，收存的材料也存在分類混亂、裝訂不規(guī)范、卷內(nèi)目錄不完整等問題。
　　二、二級學(xué)院教學(xué)檔案工作創(chuàng)新管理的措施
　　1.完善規(guī)章制度和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，使檔案建設(shè)有規(guī)可循。
　　校檔案館和職能部門應(yīng)指導(dǎo)二級學(xué)院制定檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，包括材料的收集、整理、立卷、歸檔、檔案的分類、保管、鑒定及利用等，如材料收集可以明確收錄什么樣的材料、以什么樣的格式（照片、視頻及WORD文檔的格式）等，使檔案工作有章可循，有規(guī)可依。
　　2.基于學(xué)校完善的校園網(wǎng)絡(luò)和教務(wù)管理平臺，開發(fā)教務(wù)檔案管理平臺系統(tǒng)，實(shí)施教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工程。
　　近年來各高校都建立了完善的校園網(wǎng)絡(luò)，并在此基礎(chǔ)上引進(jìn)了教務(wù)管理軟件并進(jìn)行了計(jì)算機(jī)輔助管理，這為檔案信息化建設(shè)提供了強(qiáng)有力的支撐平臺。以數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主體的信息技術(shù)的應(yīng)用提供了“標(biāo)準(zhǔn)化”數(shù)據(jù)、密集存儲和快速檢索功能。標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)好之后，二級學(xué)院根據(jù)權(quán)限直接分類錄入或上傳存儲即可，這就最大限度地杜絕了檔案的漏存和存檔材料不規(guī)范現(xiàn)象，也為教學(xué)檔案的維護(hù)、網(wǎng)內(nèi)共享、公開和查詢，特別是數(shù)據(jù)進(jìn)一步發(fā)掘提供了最大的便利。
　　3.制定教學(xué)檔案檢查評價(jià)指標(biāo)體系，加強(qiáng)教學(xué)檢查工作。
　　《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十四條指出:“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度。”［3］在基于網(wǎng)絡(luò)平臺的教學(xué)檔案管理模式建立起來以后，各個(gè)部門只需基于網(wǎng)絡(luò)根據(jù)管理權(quán)限就可檢查自己負(fù)責(zé)管理的模塊數(shù)據(jù)庫中的檔案，檢查和評價(jià)更為便捷。
　　4.加強(qiáng)人員配置和工作技能培訓(xùn)。
　　教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理的關(guān)鍵是檔案工作者素質(zhì)的全面提高。在現(xiàn)有的人事制度下，除了加強(qiáng)人員配備外，更具有操作性的是加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。現(xiàn)代檔案管理工作不僅要求管理者熟知檔案專業(yè)知識，還需要掌握數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、超文本技術(shù)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的制作、使用、維護(hù)和管理及信息處理、分析、利用。因此，職能部門要加強(qiáng)教學(xué)檔案規(guī)章培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，改善信息化條件下檔案管理辦公條件，強(qiáng)化檔案管理的工作職責(zé)，同時(shí)在年度考核、職稱評聘等方面給予適當(dāng)傾斜，保障檔案管理人員的積極性。
　　三、結(jié)語
　　教學(xué)檔案是衡量高校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平的重要標(biāo)志，教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分。在高校信息化建設(shè)和教育教學(xué)改革的大背景下，高校應(yīng)該加快推進(jìn)教學(xué)檔案規(guī)范化、數(shù)字化、智能化、綜合化建設(shè)的步伐，進(jìn)一步發(fā)揮教學(xué)檔案的價(jià)值，以更好更有力地保障教學(xué)工作。
　　
　　參考文獻(xiàn)：
　　［1］王英瑋.專門檔案管理［M］.北京：中國人民大學(xué)出版社，2004.
　　［2］孫碧平.談高校教學(xué)檔案的價(jià)值體現(xiàn)［J］.蘭臺世界，2008，（4）：31-32.
　　［3］高等學(xué)校檔案管理辦法.教育部、國家檔案局令［2008］第27號.
　　
　　青島農(nóng)業(yè)大學(xué)校級教研課題階段成果。