論新時期檔案人員應具備的基本素質和能力

　　摘 要： 檔案從業人員隊伍的素質極大地制約了經濟社會發展賦予檔案管理新的特點和新的使命。本文就新時期檔案人員應具備的基本素質和能力提出了一些看法。檔案管理人員應具備的基本素質有：思想政治素質；職業道德素質；創新素質；專業知識素質；主動的服務意識素質；極高的網絡素質。檔案管理人員應具備的基本能力有：文字表達能力；信息意識能力；駕馭現代科技設備的能力；溝通協調能力；綜合分析能力。
　　關鍵詞： 新時期 檔案管理人員 基本素質 基本能力
　　
　　檔案人員的素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的總和。概括地說就是從事檔案工作必須具備的思想政治素質、創新素質、專業知識素質、道德素質、主動服務素質及網絡素質等。而所謂能力是指一個人從事某項活動所必需的，直接影響活動效率并使其順利完成的個性生理特征。目前，檔案從業人員隊伍素質參差不齊，有不少人的專業知識與觀念比較陳舊，缺乏運用現代高新技術工具、信息開發應用能力和敏銳的信息意識，這一現狀極大地制約了經濟社會發展賦予檔案管理新的特點和新的使命。那新時期檔案管理人員應具備的基本素質和能力呢？
　　一、檔案管理人員應具備的基本素質
　　1.思想政治素質
　　檔案管理工作是一項政治性和機密性很強的工作，檔案人員的思想政治素質在整體素質中是第一位的，良好的思想政治素質是一名合格檔案人員的靈魂。因此，檔案管理人員必須具有強烈的政治責任感，注重政治理論學習，特別是當前全黨全國深入開展學習科學發展觀活動中，檔案工作者更要積極投入。因為科學是第一生產力，科學發展觀是新世紀新階段全面建設小康社會的重要指導方針，體現了與時俱進的理論品質，體現了“三個代表”的主題思想，體現了馬克思主義的本質要求，對指導和推動檔案事業又好又快發展具有重大指導意義。
　　2.職業道德素質
　　檔案管理工作是一項默默無聞的細致工作，檔案管理人員必須具備高尚的職業道德素養。在職業意識上，要熱愛檔案管理工作，有強烈的事業心，樂于在平凡的工作崗位上默默無聞、兢兢業業，不計名利，甘做鋪路石，堅決抵御各種不良誘惑；在工作作風上，要實事求是，做到“三勤一細”，即眼勤、手勤、腦勤、心細。以嚴謹扎實的作風、廉潔自律的行為，搞好檔案管理工作；在提供利用上，要注意工作態度，做到積極主動，想利用者之所想，急利用者之所急，要以耐心、誠懇、熱情的態度，文明禮貌的言談舉止，百問不厭、百拿不煩，為培養人才、搞好管理、促進科研和教學提供基礎又必要的服務。
　　3.創新素質
　　創新是一個民族進步的靈魂，是國家興旺發達的不竭動力。創新就是進步，只有創新，才有發展。檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在機構改革人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。要從思想認識上勇于和善于根據實踐的要求進行創新，要做合格的與時俱進的檔案管理員，就必須克服因循守舊的思想，更新觀念，強化創新意識，做到有為才有位。隨著信息技術的不斷發展，檔案工作者必須從傳統的倉庫保管員的角色轉變為信息資源管理者。通過檔案工作者的開拓與創新，不斷開發有價值的檔案信息，實現資源共享，釋放檔案特有的文化底蘊和人文精神，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值。因此，檔案人員要不斷創新，進行相應的調整和重新定位，改變守攤看點的倉庫保管員形象。
　　4.專業知識素質
　　檔案專業知識是從事檔案工作的基石，因此檔案人員要有寬廣扎實的專業知識。檔案管理人員必須具有合理的知識結構和堅實的檔案業務理論實踐功底，在學術上博采眾長，不斷優化知識結構。同時，要掌握一定的法律知識，做到依法開展檔案工作。當前，面對知識經濟的挑戰，網絡信息時代的沖擊，作為信息載體的檔案也出現了許許多多新情況，比如新型載體（磁帶光盤）的檔案必然要有全新的管理方式。所以，檔案管理人員除了具有扎實的專業知識，還要具備適應新情況的業務管理能力，熟悉檔案業務工作的各個環節步驟及檔案工作的特點與規律，善于處理各類檔案業務，努力成為一名掌握科學先進的工作方法、多面手的管理人才。為適應形勢發展的需要，檔案管理人員應樹立終身受教育的新觀念，不斷學習新理論、新知識、新技術，在完成本職工作的基礎上，系統學習掌握檔案學知識和檔案學相關的科學知識。
　　5.主動的服務意識素質
　　檔案工作要更好地服務和實現科學發展，首要的一點是在檔案人員心中建立一種“主動服務”的緊迫感和責任感，克服因循守舊、看門守攤、不思進取的傳統觀念。檔案人員要轉換定勢思維，轉變工作模式，變被動服務為主動服務，要跳出檔案和檔案部門看檔案，了解服務對象，明確服務方向，熟悉服務方法，通過主動出擊、主動工作、主動服務，樹立檔案工作“有為才有位，有位更有為”的積極向上的風氣。
　　6.極高的網絡素質
　　信息技術在檔案領域的廣泛運用，需要一大批復合型人才和各種專業技術人才，新時期下必須大力提高檔案人員的素質，可采取自學和走出去的方式進行高層次的培訓，學習各種新知識、新技能，不斷提高履行崗位職責的能力。在信息技術發達的今天，檔案人員的新角色是在浩瀚的信息和各類用戶之間充當信息中介，以信息的組織管理和用戶培訓為中心職能，檔案人員要從大量信息資料中搜集和篩選對用戶最有價值的信息，為用戶提供深層次的信息服務，就必須具有極高的網絡信息素質。
　　二、檔案管理人員應具備的基本能力
　　1.文字表達能力
　　文字表達能力是檔案管理人員的基本功之一。檔案管理人員的文字表達能力對于做好檔案信息管理工作等具有特殊的意義和作用。其實一個人的文字表達能力是一種綜合性能力，并不單純是文字技巧問題。這要求不僅要懂語法、邏輯修辭等多種知識和寫作技巧，而且要具備一定的理論修養，政策水平，專業知識，科學的思維方式，以及理解和把握領導意圖和獲取信息的能力。另外，書寫還要美觀且速度快。
　　2.信息意識能力
　　信息時代信息無處不在。誰獲得信息誰就贏得先機和勝利。檔案信息以它獨有的最直接、最真實、最原始的特點區別于其他信息。因此，檔案管理人員要有敏銳的信息意識，能夠廣泛收集信息，對信息進行轉化加工，準確提供，快速傳遞和充分利用。信息意識要求首先對信息要有很強的敏感力，善于將信息現象與實際工作迅速聯系起來，善于從信息中找到解決問題的關鍵。其次，對信息有很強的觀察力并且成為一種習慣，不受時間空間的限制。最后，對信息價值有很強的判斷力。信息不在于誰先發現，而在于誰能對信息價值的發現和分析加工的能力強。
　　3.駕馭現代科技設備的能力
　　現代科技日新月異的發展和辦公自動化的普及，特別是電子計算機及現代通信技術在檔案領域的廣泛應用，必然對檔案工作人員的能力提出更新更高的要求。檔案管理人員再也不能憑借原有的知識、經驗、資歷和眼光等傳統的模式來進行管理和工作。只有不斷更新觀念，學會用新的思維方式，使用新的管理模式和手段，駕馭現代科技設備，才能不斷提高工作效率和質量。檔案工作人員要具有掌握現代化辦公設備的能力，能夠熟練使用計算機、打印機、傳真機等設備，掌握錄音錄像、縮微、攝像、光盤刻錄等現代化手段。特別是運用計算機完成檔案的全面存貯，自動索引，圖形處理，字跡恢復，老檔案的保護，自動借閱，等等，從而實現對檔案信息的現代化存貯、檢索、提取和交流。
　　4.溝通協調能力
　　這一點在檔案工作者中，特別是專職檔案工作者中差距較大一些。由于長期以來受封閉半封閉工作方式的影響，檔案工作者甘當無名英雄，而不善于同各方面進行溝通和協調。其實檔案工作與其他各項工作一樣，在設備、經費、人員等方面必須取得領導和各部門的支持與協作。因此，第一，要加強與領導和部門及其他各部門的聯系，爭取他們對檔案工作的支持，將檔案工作納入領導的議事日程，并提供必要的人、財、物的保障。第二，要協調好本部門各科室之間的聯系，保證文件及時歸檔移交。第三，要協調好與檔案行政部門和檔案工作的聯系，按時按要求移交檔案，實現檔案信息資源共享。第四，要協調好與利用者的關系，向利用者提供優質服務。
　　5.綜合分析能力
　　所謂綜合分析能力，就是透過事物的現象看本質，在大量的個別的事物中找到它們的聯系（規律）的能力。在當今的信息時代，就是對信息的處理能力，也就是理解能力、思維能力和組織能力。這就要求檔案工作人員:第一，要有較強的閱讀概括能力和分析加工能力。第二，要在實踐中注意探索和總結工作經驗，以及檔案工作的特點和規律，研究出現的新情況、新經驗、新問題。第三，要注重政治經濟形勢的學習和分析，找準檔案工作與社會熱點問題的切入點，使檔案工作更好地為本機關業務工作，為社會和百姓生活服務。
　　
　　參考文獻：
　　［1］于仲震.論新時期檔案管理人員應具備的基本素質［J］.科技創新導報，2010，（23）.
　　［2］王纓.談新時期企業檔案工作者應具備的基本素質［J］.山東煤炭科技，2008，（2）.
　　［3］李浩.新時期科技檔案工作者應具備的基本素質［J］.河南科技，2007，（13）.
　　［4］蔡艷莉.淺談新時期高校檔案人員應具備的素質能力［J］.廣西輕工業，2009，（8）.