高職院校成人教育學(xué)籍管理與學(xué)歷證書電子注冊(cè)工作的幾點(diǎn)思考

　　摘 要： 學(xué)籍管理和學(xué)歷證書電子注冊(cè)工作是高職院校成人教育管理工作的重要內(nèi)容。學(xué)籍管理是實(shí)施電子注冊(cè)的基礎(chǔ)，電子注冊(cè)是加強(qiáng)學(xué)籍管理的有效手段。實(shí)行電子注冊(cè)是高職院校成人教育學(xué)歷證書管理的重要舉措。本文從學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)歷證書注冊(cè)等方面提出了加強(qiáng)學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)工作管理的措施，為高職院校成人教育提高學(xué)籍管理工作的質(zhì)量提供了參考。
　　關(guān)鍵詞： 成人教育 學(xué)籍管理 電子注冊(cè)
　　
　　普通高職院校成人高等教育的學(xué)籍管理工作，是一項(xiàng)具體、細(xì)致而又事務(wù)性很強(qiáng)的工作，是高校學(xué)籍管理工作的重要組成部分之一，加強(qiáng)學(xué)籍管理對(duì)建立與維護(hù)正常的教學(xué)秩序和樹立良好學(xué)風(fēng)、確保成人教育的教學(xué)質(zhì)量具有重要意義。
　　學(xué)籍反映的是學(xué)生與學(xué)校之間的一種隸屬關(guān)系，學(xué)生具有某校的學(xué)籍，在學(xué)生享有學(xué)校規(guī)定的各項(xiàng)權(quán)利并履行學(xué)校規(guī)定的各項(xiàng)義務(wù)的同時(shí)，學(xué)校也要對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過程進(jìn)行記載和管理。而學(xué)歷證書電子注冊(cè)則是運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，學(xué)校除頒發(fā)統(tǒng)一印制畢業(yè)證書外，同時(shí)還要將畢業(yè)學(xué)生信息上報(bào)省教育廳注冊(cè)、備案，然后報(bào)國家教育部審核、注冊(cè)備案，教育部將每一個(gè)畢業(yè)生的注冊(cè)信息存儲(chǔ)在學(xué)生信息網(wǎng)服務(wù)器上，供用人單位、學(xué)生本人查詢，以此杜絕證件、文憑造假現(xiàn)象，保證人才市場的健康有序發(fā)展，達(dá)到管理的規(guī)范化。
　　一、學(xué)籍管理是高職院校成人高等教育管理工作中的重要組成部分
　　近幾年，高職院校的成人高等教育發(fā)展很快，生源增長迅速，但學(xué)生多分布在各行各業(yè)的工作崗位上，大都遠(yuǎn)離校本部上課，在實(shí)際操作過程中，很多管理工作都要依靠校外教學(xué)點(diǎn)協(xié)助完成，管理過程實(shí)際為遠(yuǎn)距離遙控管理，給學(xué)籍管理工作帶來了很大不便。高職成人高等教育學(xué)籍管理工作所包括的各項(xiàng)內(nèi)容、各個(gè)環(huán)節(jié)都與學(xué)生的切身利益和學(xué)校的管理息息相關(guān)，絲毫馬虎不得。
　　學(xué)籍管理是成人高等教育管理工作中的一項(xiàng)重要組成部分，成人高等教育的學(xué)籍管理工作包括：學(xué)生的基本情況統(tǒng)計(jì)、入學(xué)與注冊(cè)、成績考核與成績記載辦法、升級(jí)與降級(jí)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、停學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、畢業(yè)、畢業(yè)證書的管理與發(fā)放、電子注冊(cè)等一系列內(nèi)容，而高職院校的成人高等教育在某些方面有其特殊性，如這類學(xué)校一般只有專科畢業(yè)生，沒有本科畢業(yè)生，數(shù)據(jù)處理相對(duì)于本科院校要簡單一些。但是，考慮到成教學(xué)生的進(jìn)一步深造和減輕本科院校同仁的工作量，高職院校的專科學(xué)生的學(xué)籍管理起著承上啟下的作用，因此需要對(duì)其中的轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、畢業(yè)證書的管理與發(fā)放等幾個(gè)環(huán)節(jié)格外加以重視。
　　二、嚴(yán)格核查，把好學(xué)籍注冊(cè)數(shù)據(jù)入口關(guān)
　　省級(jí)招辦在每年錄取結(jié)束后，將各高校在本省錄取的新生數(shù)據(jù)報(bào)教育部。教育部匯總審核后在網(wǎng)上公布各高校經(jīng)省級(jí)招辦錄取的新生名單，各高校按國家招生規(guī)定對(duì)報(bào)到新生進(jìn)行入學(xué)資格復(fù)查，要求核對(duì)考生考號(hào)、姓名、性別、身份證號(hào)、錄取院校、專業(yè)、層次等錄取信息。各高校對(duì)網(wǎng)上已公布的學(xué)生信息進(jìn)行復(fù)查，復(fù)查合格后取得學(xué)籍，并將包含以上信息的新生學(xué)籍注冊(cè)數(shù)據(jù)報(bào)所在地省級(jí)教育行政部門，省級(jí)教育行政部門依據(jù)當(dāng)年錄取庫審核校驗(yàn)學(xué)校上報(bào)的注冊(cè)數(shù)據(jù)。如數(shù)據(jù)不一致，則無法通過審核，不予注冊(cè)；數(shù)據(jù)核對(duì)無誤上報(bào)教育部予以注冊(cè)，教育部建立高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊(cè)數(shù)據(jù)信息檔案庫，并上網(wǎng)公布已注冊(cè)新生學(xué)籍信息供學(xué)生查詢。網(wǎng)上沒有公布的學(xué)生，要么是省級(jí)招辦上報(bào)錄取數(shù)據(jù)有誤，要么是自行錄取。如果是前者，學(xué)校就要及時(shí)與學(xué)生生源地省級(jí)招辦復(fù)核更正；如果是后者，即學(xué)校違規(guī)招生，不予學(xué)籍注冊(cè)，必須及時(shí)處理。否則，學(xué)生完成學(xué)業(yè)后不能辦理畢業(yè)證書，學(xué)校要承擔(dān)由此引起的后果，并負(fù)起相關(guān)責(zé)任。
　　因?yàn)樾律鷮W(xué)籍電子注冊(cè)結(jié)果是學(xué)生畢業(yè)時(shí)學(xué)歷證書電子注冊(cè)的重要審核依據(jù)，所以學(xué)籍電子注冊(cè)制度要求學(xué)籍管理人員在整理學(xué)生數(shù)據(jù)時(shí)要快速、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)格式要正確，同時(shí)掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作知識(shí)。但是，由于高職院校的成人教育起步較晚，各院校對(duì)成人教育的重視程度不夠和管理不到位等原因，目前仍有不少學(xué)籍管理人員缺乏精通業(yè)務(wù)知識(shí)與現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)行學(xué)籍管理工作比較吃力。有的學(xué)籍管理人員是兼職的，他們很少甚至沒有經(jīng)過任何專業(yè)培訓(xùn)，更沒有學(xué)過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)，并且高職院校成教學(xué)院基本沒有使用學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，學(xué)籍管理還使用傳統(tǒng)的手工方式與Excel電子表格，管理手段落后，原始數(shù)據(jù)多，加工數(shù)據(jù)少。現(xiàn)有的學(xué)籍管理人員工作任務(wù)繁重，工作效率低，整理出來的數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確，造成數(shù)據(jù)不能被有效利用。隨著招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)籍管理要求。高職院校成教院學(xué)籍管理要適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，必須從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到信息化的層面上來，努力實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
　　三、仔細(xì)核對(duì)，把好學(xué)歷證書電子注冊(cè)出口關(guān)
　　電子注冊(cè)制度就是利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)學(xué)籍學(xué)歷進(jìn)行管理的一種方式，從建立開始使用到現(xiàn)在，隨著制度上和技術(shù)上的逐步完善，它在學(xué)籍學(xué)歷管理工作中所體現(xiàn)的重要性也越來越明顯。按照教育部關(guān)于全面實(shí)行高等教育電子注冊(cè)的要求，其電子注冊(cè)的范圍是：對(duì)實(shí)施高等學(xué)歷教育的高等學(xué)校或其他教育機(jī)構(gòu)按國家招生規(guī)定錄取的學(xué)生、參加高等教育自學(xué)考試和高等教育學(xué)歷考試的學(xué)生所取得的學(xué)歷證書予以注冊(cè)，經(jīng)注冊(cè)后國家予以承認(rèn)和保護(hù)。
　　成人高等教育的學(xué)籍管理工作最終服務(wù)于電子注冊(cè)工作，而保證上報(bào)畢業(yè)生電子信息的真實(shí)性，則是學(xué)籍管理工作的重要內(nèi)容和任務(wù)。高職院校成教學(xué)生的電子注冊(cè)的內(nèi)容是每一個(gè)學(xué)生當(dāng)年參加成人高考時(shí)的數(shù)據(jù)，包括考生考號(hào)、姓名、性別、出生日期、專業(yè)、培養(yǎng)層次、培養(yǎng)層次屬性、學(xué)習(xí)形式、身份證號(hào)、電子注冊(cè)編號(hào)、畢業(yè)生相片，等等，每一條信息都需要詳細(xì)對(duì)照審核，形成的數(shù)據(jù)如與錄取信息不同，變動(dòng)要以招生錄取審批表和經(jīng)省教育廳審批的學(xué)籍異動(dòng)審批表為依據(jù)，形成最后上報(bào)的畢業(yè)生信息，由學(xué)校上報(bào)省教育廳注冊(cè)、備案，然后報(bào)國家教育部審核、注冊(cè)備案，最后再將這些數(shù)據(jù)上傳到服務(wù)器向社會(huì)公布，從而達(dá)到管理的規(guī)范化。
　　四、規(guī)范工作程序，確保學(xué)籍、學(xué)歷電子注冊(cè)工作的嚴(yán)肅性
　　完善的學(xué)籍管理制度和進(jìn)行規(guī)范管理，是提高電子注冊(cè)工作效能的基礎(chǔ)。為了規(guī)范高職院校成教學(xué)生的學(xué)籍管理和畢業(yè)證書電子注冊(cè)工作，相應(yīng)地對(duì)學(xué)籍管理人員的工作提出了較高要求。
　　1.學(xué)籍管理工作政策性、規(guī)范性強(qiáng)，要求工作人員有高度的責(zé)任心。新生、畢業(yè)生電子注冊(cè)信息向社會(huì)公示，具有較高的透明度，要求學(xué)籍管理人員在工作中不能有絲毫的差錯(cuò)和疏漏，必須細(xì)致、規(guī)范。
　　2.由于教育部的招生信息是通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)模瑢W(xué)生學(xué)籍信息是通過計(jì)算機(jī)軟件處理和管理的，電子注冊(cè)信息也是網(wǎng)上傳輸?shù)摹Ｒ虼艘髮W(xué)籍管理人員熟悉數(shù)據(jù)庫的基本知識(shí)，學(xué)會(huì)使用學(xué)籍信息管理系統(tǒng)。
　　3.學(xué)籍管理帶有很強(qiáng)的政策性與法規(guī)性，要求從事學(xué)籍管理人員保持相對(duì)穩(wěn)定，保證工作的連續(xù)性，熟悉自己的業(yè)務(wù)范圍，掌握一定的專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代技能，有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，法治意識(shí)。
　　4.由于新生、畢業(yè)生電子注冊(cè)每年都有比較固定的時(shí)間段，促使學(xué)籍管理人員的工作也要圍繞這個(gè)時(shí)間段進(jìn)行。例如，每年3月中下旬上報(bào)春季畢業(yè)生信息，4月底前上報(bào)新生核對(duì)信息。注冊(cè)制度本身的周期性，規(guī)范了學(xué)籍管理人員的工作內(nèi)容、工作程序、工作節(jié)奏。
　　正因?yàn)殡娮幼?cè)制度有嚴(yán)格的時(shí)間限制、規(guī)范的操作程序和細(xì)化的內(nèi)容要求，容不得絲毫的差錯(cuò)，所以，高職院校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視和給予大力支持，結(jié)合本校的實(shí)際，采取多種措施，推進(jìn)成教學(xué)籍管理制度化建設(shè)，在重新修訂現(xiàn)有的學(xué)籍管理制度時(shí)，尤其注意補(bǔ)充電子注冊(cè)數(shù)據(jù)支持方面的內(nèi)容，理順學(xué)籍管理運(yùn)行機(jī)制，確保學(xué)籍注冊(cè)材料注冊(cè)內(nèi)容的準(zhǔn)確、全面、規(guī)范，對(duì)失職而造成不可挽回錯(cuò)誤者，要追究責(zé)任。尤其要加強(qiáng)與上級(jí)主管部門的溝通與協(xié)作，確保政令暢達(dá)，同時(shí)也能及時(shí)解決學(xué)籍管理中存在的問題，即時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正學(xué)生反映的信息錯(cuò)誤，爭取在省教育廳規(guī)定的信息糾錯(cuò)時(shí)間段，盡快糾正錯(cuò)誤信息，確保學(xué)生信息的嚴(yán)肅性，確保失誤率為零。
　　綜上所述，成人教育學(xué)籍管理和學(xué)歷證書電子注冊(cè)工作是一項(xiàng)細(xì)致而政策性又很強(qiáng)的工作，涉及的因素是多方面的，不僅關(guān)系到學(xué)校和教學(xué)質(zhì)量，而且影響到學(xué)生及其家庭的切身利益。高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)工作是加強(qiáng)高等教育尤其是成人教育學(xué)籍管理的重要手段，我們必須以高度認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度做好這項(xiàng)工作。
　　
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