論科技期刊學術論文附加信息的合理著錄

　　[摘要]對科技期刊學術論文附加信息進行界定和分類。期刊論文附加信息著錄的規范，對提高期刊質量，促進學術交流有重要作用。本文調查教育部科技司2010年評選出的70種中國高校精品科技期刊論文附加信息的著錄情況發現：整體上期刊附加信息著錄內容逐漸趨向全面、合理、有效，但部分期刊學術論文缺乏必要的、有效的附加信息，一些冗余信息占據文章的顯著位置。文章分析科技學術期刊論文附加信息著錄規范化的必要性和重要性，并提出合理著錄附加信息的一些具體建議。
　　[關鍵詞] 附加信息冗余信息有效信息學術論文
　　[中圖分類號]G232 [文獻標識碼]A [文章編號]1009—5853(2011)06—0014—05
　　一篇完整的學術論文不僅包括問題研究的對象、內容、方法和結論，還包括一些附加信息，比如作者簡介、基金項目、收稿日期等。附加信息雖然不是文章的主體，但是，合理、有效地著錄學術論文的附加信息，對于科研成果的傳播、交流、探討、合作以及文獻的保存與檢索起著非常重要的作用。尤其是期刊出版的網絡化和數字化運作使得文獻的傳播方式逐漸以單篇文獻傳播為主。所以，每篇論文上附加信息的著錄是否有效就顯得更為關鍵。我們以2010年教育部科技司評選出的70種中國高校精品科技期刊(下稱70種高校精品科技期刊)為對象(2010年各期刊的首期和末期)，調查它們附加信息的著錄情況，發現整體上期刊附加信息著錄內容逐漸趨向全面、合理、有效，但部分期刊刊登的論文缺乏必要的、有效的附加信息，一些冗余信息占據文章的顯著位置，并且附加信息的著錄呈標簽化趨勢，一些附加信息的著錄明顯有學術不端的嫌疑。
　　1、學術論文的附加信息
　　為了加強高等學校自然科學學報(下稱學報)的管理，進一步推動學報編排的規范化，提高學報質量，促進學術交流，國家教育部制定了《中國高等學校自然科學學報編排規范》。該規范使用以來，對學報和其他期刊產生了較好的影響，受到有關部門和出版單位的重視，基本上被看作是我國科技期刊當前通用的編排規范。學報中各篇文章的總匯稱為學報的主體，即除封面、目次頁、總目錄或索引，以及與文章無關的廣告、插頁等之外的部分。它包括頁碼和頁眉、收稿日期、題名、作者署名和工作單位、摘要、關鍵詞、分類號、引言、論文的正文、結論、致謝、參考文獻、附錄、注釋、文句和術語、文字和標點符號16個部分。近年來，大多科技期刊還在其主體中增加了文獻標識碼、文章編號、基金項目、作者簡介、通訊作者(通訊聯系人)、數字對象唯一標識符(DOI)、期刊標志(Logo)、版權標識符、期刊網址等信息。
　　我們把文章的主體分成兩部分：主要信息和附加信息。主要信息包括題名、作者署名和工作單位、摘要、關鍵詞、中圖分類號、引言、正文、結論和參考文獻、附錄和注釋。主要信息承載著論文的核心內容、著作權歸屬和文獻檢索需要的必備信息。文章的附加部分是作者和期刊著錄在文章上的相關附加信息。當前，科技期刊刊載的學術論文中通常包含以下附加信息。
　　作者方面：性別、民族、出生年月、籍貫、職務、職稱、研究方向、學歷、學位、通訊作者(通訊聯系人)、Email、電話、個人主頁、作者照片、基金項目、致謝語等。
　　期刊方面：期刊名稱、期刊網址、欄目標題、出版年月、卷期、頁碼、責任編輯(校對)、版權標識符、收稿日期、修改日期、接受日期、文獻標識碼、文章編號、數字對象唯一標識符(Dol)、期刊標志(Logo)等。
　　根據筆者已有的知識經驗，認為以上附加信息分為有效附加信息和冗余附加信息。
　　有效附加信息：是指可以更高效地服務于科研成果的傳遞和交流，對文獻的有效傳播起輔助和促進作用的附加信息，包括通訊作者(通訊聯系人)、E-mail、電話、個人主頁、基金項目、致謝語、期刊名稱、期刊網址、欄目標題、出版年月、卷期、頁碼、責任編輯、校對、版權標識符、收稿日期、修改日期、接受日期、文章編號、Dol、Logo等(當然，在一篇文章中這些信息未必全部出現)。
　　冗余附加信息：是指浪費版面、侵犯個人隱私、對文章核心內容的客觀評判起干擾作用的附加信息，包括性別、民族、出生年月、籍貫、職務、職稱、研究方向、學歷、學位、作者照片等。隨著DOI的普及，文章編號也逐漸成為冗余信息。有效附加信息的一些過度著錄使得它的一部分信息也成為冗余，甚至有學術不端嫌疑，比如多個第一作者、通訊作者、基金項目等。
　　2、科技期刊學術論文附加信息的著錄現狀
　　以70種高校精品科技期刊2010年各期刊的首期和末期為對象，在每種期刊兩期中各隨機抽查lO篇文章，每種期刊的附加信息取這20篇文章中出現的附加信息項的并集。具體著錄情況如表1所示。
　　
　　從表1可以看出，高校科技期刊附加信息的著錄越來越趨向全面、合理、有效，比如越來越多的期刊開始注重版權標識符、DOI、E-mail、期刊網址等的標注。但是與國際科技期刊相比，整體上還存在一些問題，具體情況如下。
　　2.1標簽性附加信息較多，并且占據文章版面的顯著位置
　　文章中的標簽性信息多，如作者的職稱、職務、學歷、學位、個人照片、學術經歷、象征性名人致謝等。這些信息，筆者認為既影響審者、編者和讀者對文章主體內容的準確評價，也是對科研資源的一種浪費。這種現象的產生既有作者自我標榜的原因，也有期刊企圖通過這些標簽提高刊物檔次的因素。在統計中發現，一些期刊對作者個人信息進行著錄時，形式不統一，比如有的有職稱和學位，而有的沒有，很可能是對職稱低、學歷淺的作者信息沒有著錄。大多學術期刊，尤其是核心期刊，通常對稿件的選取有這樣的潛規則：一般副教授以下職稱的不用，博士以下學歷的不用，作者單位名氣不大的不發，沒有省部級以上基金項目資助的不發，參考文獻太少的不發。過多的標簽反客為主，不能做到以文為本，這明顯是一種學術不端行為，并且是期刊社和作者共同造成的。
　　2.2作者和通訊作者數量越來越多
　　文章多作者現象是當今學術研究廣泛合作的必然結果，但是，1篇論文一般只有1名第一作者和1名通訊作者就足夠了。如果有兩人的貢獻確實難以分出主次，可以以注明兩人的貢獻相等的方式表明該論文有兩名第一作者。但是l篇論文有多于兩名第一作者，或有多于1名的通訊作者，都是不正常的現象，會讓人猜疑是為了增加l篇論文在評價工作中的使用價值所做的特意安排。有的國際學術期刊(例如英國《自然》)鼓勵投稿者在論文尾注中具體說明各個作者對論文所作的貢獻。
　　2.3缺乏必要的有效附加信息
　　適于期刊網絡傳播和及時交流的有效信息的著錄項和著錄率明顯提高，但是從整體上看比例還是比較低。單篇文章應盡可能多地體現期刊的整體信息。比如，一些期刊雖然在版權頁或期刊的目錄頁中標注了期刊的欄目、版權標識符、網址、Logo等信息以及編輯、校對等責任人，但單篇論文中沒有體現，期刊應通過單篇文章的傳播擴大期刊的整體價值。稿件處理的歷史信息(如修回日期、接受日期)應明確著錄，盡可能避免文章內容發現優先權的爭端。
　　3附加信息著錄的規范化
　　附加信息著錄的規范化有利于期刊的規范管理，有利于國內外文化學術的交流與合作，有利于期刊的數字化信息加工和廣泛利用”。。所以，期刊應結合《中國高等學校自然科學學報編排規范》《GB／T 3179—2009期刊編排格式》以及網絡化期刊傳播特點，合理著錄文章附加信息，提高信息利用率。
　　3.1附加信息著錄的基本原則
　　附加信息著錄的基本原則是“合目的性”，具體體現在以下四個方面。
　　3.1.1有效性
　　附加信息著錄的根本作用是服務于文章的主體內容和期刊的整體利益。凡是有利于促進文獻信息的傳播、交流和學術探討與合作的信息，有利于維護版權、維護期刊利益、擴大期刊影響和傳播力的著錄信息都是有效信息。
　　3.1.2便聯性
　　有效的聯系方式為作者、讀者之間的溝通和交流建立了無縫鏈接，對科研成果的快速傳播、交流、探討、合作以及文獻檢索起著非常重要的作用。比如，E-mail是一種高效而廉價的現代化通信手段，具有使用簡易、投遞迅速、收費低廉、全球暢通等特點。通過E-mail可以快速和作者取得聯系，通過個人主頁可以對作者的研究內容進行更深入的了解，為讀者和作者的切磋與合作提供更好的通道。
　　3.1.3便覽性
　　由于文獻的指數增長，已經很少有人閱讀期刊是從前到后一篇篇地讀，通常是直接查閱和自己研究問題相關的單篇文章。因此，頁碼、欄目信息等應在期刊的白邊(指天頭、地腳和外白邊)處突出顯示，以便查找。
　　3.1.4形態美
　　版面設計是一門藝術。徐鑄成說：“一個版面，好比一桌酒席，要搭配恰當。不能像蹩腳的廚師，端上來的菜都是一個味道。”附加信息就像小菜一樣，恰當安排可以很好地豐富和調節版面。比如《清華大學學報(自然科學版)》《廈門大學學報(自然科學版)》利用線條對附加信息進行分割，避免了地腳處大量注釋引起版面失衡的現象。
　　3.2附加信息的有效著錄
　　3.2.1著錄項
　　網絡環境下，期刊內容以單篇文獻傳播為主。只有在每一篇論文上有效地著錄作者和期刊的附加信息，才能更好地體現期刊的整體特色，提升期刊和文章的影響力。筆者認為，著錄項應包括通訊作者(通訊聯系人)、E—mail、電話、個人主頁、基金項目、致謝語、期刊名稱、期刊網址、欄目標題、出版年月、卷期、頁碼、責任編輯(校對)、版權標識符、收稿日期、修改日期、接受日期、文章編號、DOI、Logo等。根據調查現狀，尤其要注意以下幾項的著錄。
　　①通訊作者及聯系方式。聯系方式包括：E-mail、電話、個人主頁等。通過E-mail和電話，編輯部和讀者可以更快地與作者建立聯系：通過個人網頁，讀者可以對作者更深入全面地進行了解，以便得到更多的科研信息和文獻資料。快捷的聯通方式便于作者、讀者和編者之間的互動。互動是傳播力得以提高的一個必備因素。傳播力決定論文的影響力。
　　②稿件處理信息：投稿日期、修回日期和接受日期。它們既反映了作者文章內容完成的具體時間，也體現了編輯部稿件處理的時效性；既有利于維護作者權利，也有利于規范編輯部管理，并且對其他作者投稿還能起到引導作用。
　　③版權標識符。以單篇文獻為主的傳播趨勢下，在篇首頁著錄版權標識符是很有必要的。國外大多數期刊不但在文章的篇首頁地腳處著錄了版權標識符，而且在文章的摘要處也專門進行著錄。版權標識既明確了版權所有者，又可以避免將來的版權糾紛。此外，也方便其他機構或組織通過版權符號后的內容來洽談有關合理使用等事宜。
　　④期刊的Logo、封面和網址。期刊的Logo和封面是期刊最典型的外在特征。在論文的篇首頁上著錄它們，是期刊整體形象的最佳體現方式。記憶分冷記憶和暖記憶，暖記憶具有持久性，圖片、圖形屬于暖記憶。Logo以及期刊封面不僅具有品牌效應，也有重要的傳播意義。斯普林格副總裁Riedesel認為，不是在線的，就不會被讀到，所有出版內容必須在線，并且要可鏈接、可找到。因此，在每一篇文獻上著錄期刊網址是十分必要的。
　　⑤DOI。DOI一經產生和分配就永久不變，不隨其所標識的數字化對象屬性(如版權所有者、存儲地址等)的改變而改變。目前國外Elsevier、Blackwell、John Wiley、Springer等大型出版商大多使用DOI對數字資源進行標識，形成了比較完整的命名、申請、注冊、變更等管理機制。2007年初，中國科學技術信息研究所和萬方數據聯合向IDF(國際DOI基金會)申請取得了DOI的中文注冊權，并在此基礎上成立中文D01注冊中心，成為中文信息服務領域的第一個國際DOI基金會(IDF)組織下的中文代理。國內期刊目前對此還沒有引起足夠的重視。
　　3.2.2放置位置與表現形式
　　附加信息的位置安排要合理，既要便于查看，又要美化版面，但又不能喧賓奪主。頁碼、欄目名稱宜放在版面的右白邊處；期刊名、網址、出版日期、卷次宜放在頁眉：期刊Logo、期刊封面縮略圖宜放在每篇論文的首頁頁眉：致謝語、基金資助、責任編輯／校對等宜放在文末。附加信息的位置和形式以調節版面為主，切忌暄賓奪主。比如，一些期刊文章的標題、作者姓名、單位、個人簡介、基金項目等過于突出，幾乎占用了首頁的一半內容，而文章中重要的公式、圖表等卻擠得密密麻麻。合理利用版面，有效傳達信息，既要注重美學效果，也要更好地為文章的主體服務，特別是讀者。
　　由于網絡環境下期刊單篇文獻獨立傳播的趨勢日漸明顯，期刊的刊名、期卷、網址、Logo、版權標識、欄目名稱等有必要逐篇著錄，并且位置要突出。
　　3.3著錄中的注意事項
　　3.3.1避免附加信息著錄的標簽化
　　標簽化主要表現在學歷、職稱、職務和基金項目等信息上。盡量不用一些與文章內容沒有實質性聯系的權威性標簽，避免通過廣告效應，造成先人為主、以貌取文，影響讀者、審者、編輯的理性判斷。基金項目可以放在致謝語中，沒有必要突出。現在期刊稿件選擇中已經把基金項目和級別作為一個重要評判標準，這顯然不是規范的目的。一篇文章中也沒有必要著錄多個通訊作者。現在很多高校職稱評定和各種科研考核中把通訊作者也等同于第一作者，所以近年來越來越多地看到文章中出現雙通訊作者、雙第一作者，這不能不說與考核有一定的關系，同時也失去了著錄的真正意義。
　　3.3.2尊重作者，保護個人隱私
　　沒有必要專門著錄作者簡介，更沒有必要詳細標明作者的性別、年齡、出生年月、民族、職稱、職務、研究方向、學位、學歷、照片等。有些內容涉及作者的隱私權，并且與文章關聯不大。年齡、性別、籍貫、職稱、職務沒有必要著錄。當然也有不少人反對著錄個人的E－mail、電話和個人主頁，怕受騷擾，這種擔心也不無道理，但是對于科技工作者而言，電話可以是工作電話。如今，生活公開化是一個與開明進步的自我利益觀念相關的問題。公開化還是一種倫理規范。你越能面向大眾，就越容易被發現，你的各種機會就越多。
　　4.結語
　　學術期刊的附加信息對于知識的傳播和交流具有重要意義，但是，作為附加信息，它不是文章主體，在文中沒有必要凸顯它，不管你放在文章的什么位置，也不管它多么不顯眼，因為它對特殊個體需求的重要性，它都會被找到。縱觀整體科技期刊界，我們看到，越是知名度高的中文期刊往往缺乏必要附加信息的越多，比如一些期刊僅僅著錄一個作者的工作單位；相反，越是知名度不高的期刊越重視一些“標簽”信息，相對于自然科學，社會科學期刊更重標簽。總之，國內期刊附加有效信息還不夠完善，特別是高校學報，冗余附加信息、標簽信息更為典型。這和期刊稿源不充足，評比考核指標化也有比較大的關系。在倡導低碳出版和論文發表倫理的今天，建議更多的期刊在論文附加信息著錄方面遵循正確的“合目的性”原則，有效利用版面，合理著錄期刊附加信息，極大化期刊的科技服務和社會服務功