數字學術期刊質量控制的PDCA循環

　　[摘要]數字學術期刊質量控制的PDCA循環模型，反映出數字學術期刊貫穿出版全過程、全員乃至全社會共同參與的質量控制體系。循環由計劃、執行、檢查和處理四個環節組成，包含期刊定位、同行評議等11個質量控制關鍵點，且各關鍵點在質量控制流程中發揮著各自的功能。整個循環體系以計劃環節為龍頭，以執行環節為保證，以檢查環節為基石，以處理環節為“質變點”，以專家評議平臺、公眾交流平臺、公眾評議平臺以及公眾反饋平臺為依托，在多執行主體間得以廣泛溝通的前提下，形成一個有效運轉、呈螺旋式上升的有機整體。
　　[關鍵詞]數字學術期刊期刊質量控制PDCA循環
　　[中圖分類號]G232 [文獻標識碼]A [文章編號]1009—5853(2011)06—0009—06
　　新聞出版總署在《新聞出版業“十二五”時期發展規劃》中，將國家重點學術期刊建設工程及打造國家學術論文數字化發布平臺均列為新聞出版精品生產工程，并明確提出“建立覆蓋主要學科領域數字學術期刊”，“建立多學術期刊單位的在線投稿、同行評議、出版與發布系統，鼓勵傳統學術期刊與數字學術期刊互動，推動學術期刊出版數字化轉型，帶動原創學術文獻數字出版的產業化、規范化、規模化發展”。在學術期刊數字化運動開展得如火如荼的今天，有關數字學術期刊的運營模式、競爭力及質量等焦點問題，無論在理論界還是實踐界早已引起廣泛關注與討論。在關于數字學術期刊質量的研究中，許多學者聚焦于數字學術期刊評價指標的確立及評價體系的構建，通過統計學方法計算論文及期刊評價指數，且偏重于定量指標的測算。筆者認為，這種研究偏好集中解決的是數字學術期刊事后質量控制問題，對事前控制及過程中控制的關注明顯不夠。根據全面質量管理思想，產品或服務的質量管理應是全過程、全員參與及全社會參與的質量管理，是將事前、過程中及事后控制相結合的質量管理。與傳統學術期刊不同，數字學術期刊質量不僅包括內容質量和服務質量，更強調內容傳播與服務提供的時效性和準確性；內容質量不僅指所發文章自身的學術質量，也涵蓋關鍵詞、檢索詞、相關鏈接等輔助因素的質量。因此，對數字學術期刊而言，只重視事后質量控制顯然不夠，必須認識到前期計劃環節對提高內容傳播與服務提供的時效性和準確性，以及編輯加工對提升論文學術質量及輔助因素質量意義深刻，并根據全面質量管理理論，構建符合數字學術期刊特點的PDCA循環質量管55lYaISoM9JeSH1ZFNd+Jw==理體系。
　　1、數字學術期刊質量控制PDCA循環模型
　　PDCA管理循環作為全面質量管理中常用的一種科學方法，將整個生產流程及質量改進過程劃分為計劃(Plan)、執行(Do)、檢查(check)、處理(Acl)四個階段，四個階段不斷進行動態循環，使產品或服務質量通過周而復始的循環反復，實現螺旋式改進與上升。結合數字學術期刊的出版流程，數字學術期刊質量控制的PDCA循環就是一個從選題到編輯初審、同行評議、公眾評議、終審定稿，再到讀者反饋、測度評價系數，最后由編輯跟進作者后續研究并在吸納反饋信息基礎上進行質量改進的周而復始的過程。同時，在PDCA循環的不同環節，依托公眾及專家評議兩個平臺實現全社會的參與(如圖1)。
　　
　　計劃屬于事前質量管理階段，執行強調過程中的質量控制，檢查和處理同屬事后階段。在這個循環中有兩點需要注意。首先，這一循環并不是孤立的概念，而是一個大環套小環、環環相扣的整體，每個環節中還包含著自身的PDCA子循環，從而推動整體循環有效運作，這一點在評議活動中尤為明顯。第二，PDCA循環不是水平意義上的重復運轉，而是像上樓梯一樣不斷進階的上升循環模式，每經歷一次輪回，產品的質量水平就會在原有基礎上獲得一定程度的提升。這種提升一方面是組織學習能力的作用結果，另一方面也是資源與經驗不斷累積的必然結果。在實踐中，數字學術期刊尋求自身質量提升的進程，實質上就是努力實現整個PDCA循環螺旋式上升的過程，是以計劃、執行、檢查環節中各關鍵點的改進為基礎，并在處理環節實現質量提升的一個不斷從量變到質變的過程。具體說來，編輯對作者在選題上的引導、編輯對作者及稿件的篩選、專家評議與公眾評議平臺的搭建與維護、對公眾反饋意見的搜集整理等，都是促成期刊質量提升的有效途徑。PDCA循環作為一個整體，只有當各環節的質量提升關鍵點都得到足夠重視與有效控制，方能順利運作，并在每次循環的最終環節獲得整體改進意見，支撐管理層做出相應決策，由此實現期刊質量的不斷提升。
　　2、數字學術期刊質量控制環節
　　根據前文所構建的PDCA模型，數字學術期刊的質量控制不僅僅存在于單一的某個環節，也不僅僅依靠單一主體執行，而是一個貫穿數字學術期刊出版全過程，由編輯、管理層、評議專家及公眾共同參與的完整體系。這一體系由計劃、執行、檢查、處理四個環節構成，包含期刊定位、制訂出版計劃、選題引導、預審與初審、同行評議、終審定稿與發布、公眾評議、公眾意見反饋、測度評價系數、后續跟進、期刊改進11個質量控制關鍵點，每個關鍵點在整個質量控制體系中發揮著不同的功能(如表1)。
　　
　　2、l計劃——構建期刊質量藍圖
　　計劃環節是確定期刊受眾、質量水平、規模等整體概念的階段，是期刊質量藍圖的繪制階段，為期刊出版整體工作引領方向。這一環節包含期刊定位、制訂出版計劃和選題引導三個質量控制關鍵點。
　　在整個期刊質量控制體系中占有“龍頭”地位的期刊定位卻是容易被人忽視的一環，它包括對期刊的受眾定位和質量水準定位。相比傳統學術期刊偏重于質量評價系數的提高，數字學術期刊更傾向于將目光聚焦在期刊的整體經營活動上。一方面，確定期刊定位相當于選定期刊面向的細分市場。單從讀者的角度看，期刊受眾需求呈現日趨細化的態勢，網絡技術與搜索技術的發展更是強化了這種需求的碎片化趨勢。數字學術期刊相對于傳統學術期刊的技術優勢正可以滿足這種個性化需求，由此，期刊定位的明確性就顯得尤為重要，更有學者建議在刊文標題部分添加“核心適讀人群”信息，將讀者定位細化到文章”。這種定位也體現在文章本身如關鍵詞的確定等細節上。期刊本身面向群體的學術水平，即期刊選定的對象是高度專業化的特定人群，還是渴望了解相關內容的廣泛人群，直接決定文章關鍵詞選擇是精準還是寬泛，鏈接的相關文章是高深還是基礎。另一方面，隨著開放存取期刊作者付費運營模式逐步發展，數字學術期刊已將服務對象由讀者擴充至作者。如何更好地服務于作者、促進相關學術領域的溝通與交流，成為數字學術期刊的重要任務。調查表明，期刊的讀者定位和退稿率等都是作者選擇投稿期刊的重要因素。明確的讀者定位可以讓作者的成果精確傳遞至有效人群，質量水準高低決定著期刊退稿率的高低，兩者共同對數字學術期刊所服務的作者群體進行劃分，這正是期刊定位工作的意義所在。
　　制訂出版計劃主要是指制訂出版進度計劃，目的是使編輯能有效掌控出版進度，保證整個出版流程高效運作，縮短出版周期，真正發揮數字學術期刊的時效性優勢。這向編輯提出了具備整體觀、全局觀的系統思維，能夠合理統籌規劃工作的新要求”。對于數字學術期刊而言，出版計劃更多地表現為一種出版周期安排制度的突破，即數字學術期刊可以充分利用數字平臺的優勢，打破期刊刊期或“冊”的限制(不論是定期或不定期)，隨時來稿，隨時進入稿件錄用環節。以牛津旗下的開放存取期刊AoBPlants為例，其以年為單位分卷，其間稿件可按時間和主題順序在網絡上發布，這種制度安排使得數字學術期刊的出版時間更為靈活，也就保證了其時效性的優勢”。
　　選題引導是計劃環節中最基本的一步，是與期刊內容聯系最直接的一步，具體包括選題計劃和選稿計劃兩個方面。前者是傳統學術期刊選題工作在數字環境下的延伸。編輯除通過參加學術會議、關注學界新聞等傳統途徑外，還可充分利用網絡學術交流平臺追蹤學界熱點，發掘選題。后者是針對自投稿件進行的預先引導，通過公布稿件基本篩選標準，使作者明確投稿方向。選題計劃的實施離不開公眾交流平臺的支撐，這一平臺主要包括學術新聞發布平臺和學術自由論壇。其主要作用是為學者、編輯及其他關注者提供及時了解學界動態、自由加入學術討論的便利，并為學者的研究、編輯的選題提供參考與啟示，促進整個學術氛圍的活躍。
　　2.2執行——保證期刊內容質量與時效性
　　執行環節是整個期刊出版及質量控制的主體環節，包括編輯預審與初審、同行評議、終審定稿等活動，其中同行評議活動是數字學術期刊質量控制工作的重中之重。
　　編輯初審是期刊稿件面對的第一道關卡，由編輯決定是否將稿件付與專家評議。初審標準由期刊的基本定位決定。做好初審工作可以有效提高期刊出版效率，降低評議成本。由于有便利的網絡通信技術支持，數字學術期刊在初審階段引入了編輯預審制度，即在作者交付完整稿件前先提交對研究意義的陳述、摘要等信息，編輯據此對稿件質量做出初步判斷，從而極大地提高了審稿效率。以自然期刊集團(NPG)的預審制度為例，作者通過期刊在線系統提交預審文件，包括對論文重要性的闡釋、論文摘要及引文和參考文獻清單，以便編輯做出預審決策。若通過預審，作者再在線提交全文，進入編輯初審；否則作者不必再回復編輯，可直接將稿件另投，從中省去不必要的等待時間”。
　　同行評議是目前被廣泛采用的一種學術論文質量改進方式，其關鍵是確定并遵循公正合理的標準選定評議專家組。仍以NPG的標準為例，其基于專業知識、聲望、特殊推薦及過往經驗等標準來選擇評議專家，避免使用散漫或是不注明評議理由的人選。此外，NPG十分強調評議過程中文章的保密性，若評議人在評議過程中征求大學或相關機構的意見，務必要求在評議報告中說明。同行評議質量與效率依托專家平臺的構建，既包括建立評議專家庫，也包括構建以編輯為中介的、評議專家與作者問的匿名間接溝通系統。對于數字學術期刊而言，出于出版效率的考慮，評議專家既往評議時間記錄也是重要的篩選指標。
　　通過評議的稿件在進入公眾視野之前還需經編輯終審定稿。需強調的是，對于數字學術期刊的出版，由于論文公開后容許作者與公眾之間進行廣泛深入的交流與探討，在公眾評議環節作者對稿件仍有改動或完善的空間，因此在這一環節應模糊“定稿”概念。“定稿”不定，仍可完善，這正是數字學術期刊互動性、持續性優勢的題中之義，也是其能更好地促進學術交流與發展的重要體現。在數字學術期刊論文的終審過程中，編輯不僅要進行校對、查證數據、排版等常規工作，還要協助作者對文章進行技術性改進。在網絡技術下，讀者主要是通過搜索引擎在近乎膨脹的海量信息中尋得所需，檢索詞是連接在線讀者與有效信息的重要紐帶。對數字學術論文來說，檢索詞通常包含于篇名、關鍵詞、摘要三個輔助要素中。編輯要協助作者擬定合適、恰當的文章題目，確定有效關鍵詞，編寫涵蓋關鍵信息的摘要，從而增加文章在浩渺網絡信息中的“可見度”。相關鏈接的設置也是溝通讀者與文章的重要渠道之一。除傳統上以關鍵詞、作者進行設置外，可以考慮按照知識體系設置各文章的相關鏈接，并可對其加以分類標識，如通過設置相關知識基礎鏈接、相關領域知名學者文章鏈接等方式來幫助讀者完善知識體系。
　　2、3檢查——質量決策的信息基石
　　這一階段的任務是對已經發表的學術論文質量進行評價。常用的評價方式包括測度評價系數和公眾評議。數字學術期刊的評價系數是能綜合反映期刊生產能力、學術影響力、網絡傳播能力、期刊可獲得性及期刊聲譽等信息的綜合指標，其意義突顯為對期刊整體質量水平的裁定。公眾評議既包括對某項特定研究成果的評價，也包括對期刊整體質量改進的建議，這些反饋信息往往偏重于操作層面。對這兩種渠道的反饋信息，編輯都應給予足夠重視，不可偏倚一方。
　　公眾評議機制的應用是數字學術期刊較傳統學術期刊的一大突破。此時的公眾平臺成為公眾評議場所，它不僅是讀者發表評論的空間，也是研究者與其他研究者及讀者進行交流的場所，有助于實現作者與讀者之間的雙向溝通。平臺組織者鼓勵公眾評議的參與者進行實名交流，從而建立起具有權威性的學者交流虛擬社區，提高數字學術期刊的學術價值。讀者在瀏覽論文的同時，還可通過在線鏈接，查看文章所有過往版本、具名評議報告及相關回復。這種透明的公眾評議制度，一方面使更廣泛的主體參與到學術文章的質量改進中來，有利于文章質量的提升：另一方面也可為作者的后續研究以及后來研究者提供寶貴的借鑒信息。
　　公眾反饋信息及評價指數都在論文發布平臺上予以鏈接或公示，論文發布平臺與公眾反饋平臺通常是合二為一的。這種公示不僅有助于編輯和期刊管理部門掌握刊物現狀，更為重要的意義在于引導相關作者的投稿行為，吸引期刊目標作者群與讀者群的關注，是期刊定位的重要體現。
　　2、4處理——期刊質量提升的“質變點”
　　處理環節既是對上一個PDCA循環的總結，也是下一個PDCA循環開始的基礎，是期刊在經驗歸結基礎上實現質量提升的過渡點。在這一階段，編輯一方面對已經發表的成果進行綜合評價，并繼續跟進同作者或相關課題的后續研究；另一方面對整個出版過程進行總結，積累經驗，吸納意見，尋找質量改進點。
　　由于數字技術的滲透，數字學術期刊在實現質量的“質變”上更為容易。顯而易見，數字技術為期刊質量提升創造了各種有利條件。比如，即時、便利的網絡通信使編輯、學者間的長期有效溝通成為可能，利用鏈接技術可以提供廣泛的相關信息從而豐富論文內容。同時，數字技術使學術期刊參與者的思維發生變化。從學者角度來說，由于技術促進學術交流的空前繁榮，因此學者與期刊編輯及學界進行交流的積極性增強，與期刊出版者間的合作變得更加頻繁。從期刊角度來說，在數字化大背景下，期刊的服務觀念有所轉變，服務對象包含讀者與作者兩大范疇，期刊實現自身質量提升，不僅是指學術質量的拔高，更是指對作者、讀者服務質量的提升，而期刊促成以作者、讀者需求為中心的質變的積極性本身就成為吸引服務對象的一個亮點。
　　在處理階段，編輯仍然應與受眾進行廣泛交流，積極搜集受眾反饋信息，以作出正確改進決策，并要注意決策后的信息反饋，及時調整質量改進的方向和途徑。此外，要在處理環節實現期刊質量提升的“質變”，關鍵是管理層的參與。在這一環節，編輯要積極與管理層溝通，使其了解一次循環中各級反饋的信息與建議，以便及時做出調整，從而將下一次循環推人更高的起點。特別要及時反映期刊受眾(既包括讀者也包括作者)需求的變化，做出基于用戶需求的質量改進決策。
　　3、數字學術期刊PDCA循環的整體運作
　　數字學術期刊質量控制PDCA循環作為一個有機整體，以組稿、初審、評議再到終審的出版流程為線索，以公眾交流平臺、專家評議平臺、公眾評議平臺、公眾反饋平臺等網絡平臺為依托，由編輯、管理層、評議專家、公眾、第三方評價機構等多主體共同參與，通過明確各環節質量控制關鍵點實現由部分帶動整體質量提升的持續循環。整個循環的持續運轉有賴于各環節的分工協作、各平臺角色的有機扣合以及各參與主體的有效溝通。
　　3.1以計劃為龍頭，執行為保證，檢查為基石，處理為‘債變點”
　　數字學術期刊的質量控制突出強調計劃環節的重要意義。一方面，計劃環節是保證整個出版流程有序高效進行的重要依據，是實現數字學術期刊時效性的前提條件；另一方面，更為重要的是，它為期刊整體水平構建藍圖，后面的環節都緊緊圍繞計劃環節確定的受眾與質量水準而展開，它為整個期刊的發展明確方向，并為期刊內容搭建整體框架。執行環節是與期刊內容最為貼近、聯系最為緊密的一環，是數字學術期刊質量控制的主體環節，其中的編輯審稿、專家評議，實現了刊文質量的逐級完菩與提升。檢查環節有著承上啟下的重要意義，通過搜集公眾及第三方評價機構的反饋意見，得出反映期刊質量現狀的有效信息，為下一步做出改進決策提供重要依據。處理環節是對一次循環的總結，是將下一輪循環推向更高起點的“質變點”。它以前次循環的反饋信息為依據，確定下一循環的起點，與下一循環的計劃環節緊緊相聯。這樣，四大環節在循環中既發揮著不同的功用，又環環相扣，緊密相聯，使質量控制體系成為一個有效運作、不斷循環上升的有機整體。
　　3.2基于用戶需求的平臺構建
　　數字學術期刊的質量控制主要依托于專家平臺和廣泛的公眾平臺。后者的角色可細分為公眾交流平臺、公眾評議平臺及公眾反饋平臺，這兩個平臺的搭建是數字學術期刊互動性與社會性優勢的集中體現。優秀的數字平臺能夠很好地契合用戶需求，滿足學者用戶利用平臺加強學術交流、搜集研究資料、活躍學術氛圍的內在需求，并通過為學者提供種種便利實現機構用戶的需要。這種基于用戶需求的平臺構建不僅為用戶提供展示與交流的渠道，更意味著通過檢索技術、RSS訂閱技術、標簽云技術等手段，降低學者搜集資料的勞動強度，為學者的學術研究創造更為便利、活躍的輔助環境。同時，各平臺間通過有效的信息傳遞，可以共同搭建起以數字學術期刊為中心的網絡學術交流社區。
　　3.3以編輯為服務主體的溝通機制
　　在PDCA循環中，數字學術期刊的質量控制是全員參與乃至全社會參與的過程，具體說來，包括編輯、期刊管理層、評議專家、公眾、第三方評價機構等多個執行主體。保證信息在多主體間的有效傳遞，是確保循環順利進行的重要前提，而在信息溝通的過程中，編輯起著不可忽視的作用。在專家評議平臺，由于通常采用雙盲制評議辦法，作者不會與評議專家進行直接交流，這時，編輯是溝通專家與作者的唯一紐帶，承擔著信息傳遞的工作。在檢查環節，編輯又扮演著信息整合者的角色，是將公眾反饋意見集中整理并將重要信息呈交于管理層的重要角色。正是由于編輯在整個溝通機制中為作者、受眾、評議專家及管理層提供的服務工作，才保證各主體之間的溝通及整個PDCA循環的順利開