信息技術(shù)開辟檔案存放的新思路

　　摘 要： 各地政府所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)保管和管理流動(dòng)人才的人事檔案。針對(duì)日益龐大的庫(kù)房容量，本文提出了基于信息技術(shù)的檔案存儲(chǔ)新思路，描述了實(shí)現(xiàn)的方法，并對(duì)實(shí)現(xiàn)過(guò)程中的難點(diǎn)提出了解決辦法。
　　關(guān)鍵詞： 信息技術(shù) 人事檔案 物理位置 數(shù)據(jù)庫(kù)
　　
　　1.引言
　　檔案管理有其科學(xué)的管理方法［１］。一直以來(lái)，各地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)保管檔案時(shí)所采用的方法，主要是按流水號(hào)排序進(jìn)行派位存儲(chǔ)。此外還有少數(shù)的地區(qū)采用了四角號(hào)碼的派位方法。這些方法，在檔案數(shù)量較少的時(shí)候，弊端尚不明顯，而一旦庫(kù)容量的數(shù)量級(jí)到了萬(wàn)以上，其不足就顯現(xiàn)了出來(lái)。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。
　　1.1無(wú)法迅速定位。由于檔案數(shù)量巨大，因此很難在短時(shí)間內(nèi)找到該份檔案，曾經(jīng)出現(xiàn)過(guò)的極端的例子是：某中心花了幾天時(shí)間才終于找到某一份檔案。
　　1.2庫(kù)房空間浪費(fèi)嚴(yán)重。檔案有出有進(jìn)，而檔案一旦轉(zhuǎn)出，該位置就會(huì)永久空著，否則流水號(hào)就會(huì)不連續(xù)。而為了確保在某個(gè)類別檔案流水號(hào)的末尾可順序放置新檔案，就必須空置一段容量可觀的空柜子。
　　1.3經(jīng)常需要整庫(kù)。按照以上的操作，日積月累后，檔案庫(kù)房的空間就是“千瘡百孔”了。于是，隔上一段時(shí)間，就需要花費(fèi)大力氣整庫(kù)（盤庫(kù)）了，否則新檔案就會(huì)沒有空間放置了。
　　為充分利用檔案庫(kù)房的有限空間，我根據(jù)自己多年的檔案工作經(jīng)驗(yàn)和一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，提出一個(gè)檔案存儲(chǔ)全新的方法，以及如何具體運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)徹底解決這一歷史難題。
　　2.實(shí)現(xiàn)方法
　　一個(gè)稍具規(guī)模的人才中心，檔案一般都在數(shù)萬(wàn)份以上，傳統(tǒng)的檔案管理工作延續(xù)了舊的編碼排位規(guī)則，故而存在位置的不確定性，并且?guī)旆坷寐什桓摺Ｋ匀绾卧跀?shù)量巨大的檔案庫(kù)中迅速找到某份檔案更一直是困擾檔案工作人員的一件難事。
　　2.1檔案存放空間的數(shù)字化（初始化）
　　即將存放檔案的柜架按區(qū)、排（層）、號(hào)進(jìn)行數(shù)字化分割，并將這些數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫(kù)。可以將某一節(jié)柜子設(shè)定為一“區(qū)”，該柜子的某一層設(shè)置為一“排”，每份檔案所占據(jù)的一個(gè)具體位置就是“號(hào)”。見圖1。
　　這樣，只要知道檔案號(hào)或者姓名、出生年月、家庭住址等信息，我們就可以很快找到檔案，與傳統(tǒng)的方法比較，提高檔案庫(kù)房利用率近30%，搜尋檔案的速度也提高了很多倍。各地人才中心的在職人員檔案的比例一般為70%左右，其它檔案（未就業(yè)畢業(yè)生、離退人員檔案等）的比例為30%，每格存放大約60—70份檔案。在下表中，系統(tǒng)列出了新派位方法對(duì)提高庫(kù)房效率和提高查找檔案的效率。
　　2.2指定存放屬性
　　庫(kù)房存放空間初始化成功后，需要設(shè)置該存儲(chǔ)區(qū)域每一排（層）最多存放的檔案份數(shù)，即存放屬性。
　　因?yàn)樵趯?shí)際的情況中，不同類型的檔案（如在職人員和畢業(yè)生檔案）的厚薄程度不盡相同，為最大限度地節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，應(yīng)該盡量把同一類型的檔案存儲(chǔ)在相同區(qū)域。例如，可以設(shè)置某個(gè)“區(qū)”只存放畢業(yè)生檔案。在實(shí)際操作中，可以設(shè)置這么幾個(gè)存放屬性。
　　2.2.1流動(dòng)人員。屬于有工作經(jīng)驗(yàn)的檔案，比較厚。
　　2.2.2畢業(yè)生或初次就業(yè)。檔案很薄。
　　2.2.3臨時(shí)庫(kù)。臨時(shí)檔案，不辦代理手續(xù)。
　　2.3和檔案邏輯關(guān)聯(lián)
　　人才中心一般都會(huì)有自己的檔案管理信息系統(tǒng)，可以在系統(tǒng)中將存放在該位置的檔案的索引號(hào)（一般使用檔案號(hào)）指向該位置。如圖2所示。
　　數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后，只要輸入檔案號(hào)等基本信息，就可根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)記錄查詢到該檔案的物理位置：x區(qū)y排（層）z號(hào)，從而迅速找到這份檔案。
　　2.4打印檔案標(biāo)簽
　　為在庫(kù)房中視覺找到檔案，還需要為每一份檔案打印一個(gè)標(biāo)簽，標(biāo)明該檔案的主要屬性。如圖3所示。
　　2.5分配物理位置流程
　　物理位置的分配過(guò)程是軟件自動(dòng)按照派位規(guī)則進(jìn)行計(jì)算的過(guò)程，基本原則是，從小到大進(jìn)行遞增檢索。其流程如下圖所示。
　　3.難點(diǎn)
　　經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，這一方法付諸實(shí)施后，可以大幅提高檔案檢索的效率。但在實(shí)際的實(shí)施過(guò)程中，也存在一些需要注意的地方或難點(diǎn)。
　　3.1歷史檔案整理問題
　　如果某中心需要將所有十萬(wàn)份檔案全部按本文介紹的方法進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，并打印所有檔案標(biāo)簽，是否有好的辦法呢？答案是肯定的。其實(shí)，只要按照老檔案老辦法，新檔案新辦法的原則即可。即如果是歷史老檔案，可以按照原來(lái)的排序規(guī)則找檔案，用完后老檔案就按新檔案進(jìn)行重新派位；如果是新檔案，則可按存儲(chǔ)屬性直接進(jìn)行處理。當(dāng)然，也可以按原來(lái)檔案的排列順序?qū)⒗蠑?shù)據(jù)一次性的按新辦法導(dǎo)入到位置庫(kù)中。
　　經(jīng)驗(yàn)表明，十萬(wàn)份檔案的轉(zhuǎn)換過(guò)程大約在1—3個(gè)月之間，整個(gè)過(guò)程對(duì)其業(yè)務(wù)基本沒有影響。
　　3.2大代理單位對(duì)專區(qū)的要求
　　不難發(fā)現(xiàn)，如果按照本文的方法，同一單位在不同時(shí)間進(jìn)入庫(kù)房的檔案，其物理位置是不在一起的。而實(shí)際的情況是，有的代理單位大戶（存檔數(shù)很多的單位）出于心理感受，往往希望其檔案被集中存放在一起。對(duì)此，可以在檔案的存放屬性中增加一項(xiàng)“單位專區(qū)”，這樣系統(tǒng)在為檔案分配物理位置時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)該單位的名稱（或代理號(hào)），就將該檔案自動(dòng)派到該專區(qū)中。
　　問題是，設(shè)置專區(qū)，需要預(yù)留一定大小的柜架空間。所以，單位專區(qū)設(shè)置得越多，空間也就浪費(fèi)得越多。這種情況，需要盡量避免。
　　4.結(jié)語(yǔ)
　　使用信息技術(shù)輔助人事檔案存儲(chǔ)的核心，是將檔案庫(kù)房進(jìn)行數(shù)字化分區(qū)，并為每一份檔案進(jìn)行物理定位。這一技術(shù)首先被應(yīng)用在南京某人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理中，取得了良好的效果。近年來(lái)，該技術(shù)被迅速推廣到全國(guó)其它近四十家人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，通過(guò)使用該技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)了大容量檔案庫(kù)房的有序管理，極大地提高了單位的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。
　　
　　參考文獻(xiàn)：
　　［1］鄧澤民.檔案管理實(shí)務(wù).科學(xué)出版社，2010.
　　 注：“本文中所涉及到的圖表、公式、注解等請(qǐng)以PDF格式閱讀”