卓越中層時間管理高招

　　中層管理者能不能科學地管理與利用時間，不但事關其個人工作效率高低，更是直接影響到整個職能團隊的管理秩序和企業的經營績效。而中層管理者欲管理好時間，除了樹立正確的時間觀念外，還要掌握一些克服時間浪費的方法。
　　
　　填空法
　　
　　精明的中層管理者在相對閑暇時間里，總是會給自己及部屬找點事兒做，見縫插針地設計工作任務，以在特定而有限的工作時間內實現更多的工作目標。中層管理者給自己安排事兒做還行，但給下屬“加碼”，會不會讓下屬心生厭倦之感?這就要看做的是什么事兒了!諸如安排下屬參加培訓學習，這對于員工來說是最好的福利。或者，組織團隊成員參加有利于增強相互了解與提升團隊合力的活動，既活躍了組織氛圍，又提升了團隊戰斗力。不過，采用這種方法要注意三個問題：一是要把握好工作間隔，給自己與員工必要的休息時間；二是不能破壞企業文化，因為有些企業允許員工擁有彈性工作時間；三是注意工作的關聯性，盡量不要把與其崗位無關的工作安排給員工。
　　
　　壓縮法
　　
　　魯迅先生曾說過：時間就像海綿里的水，只要愿擠，總還是有的。這里的“擠”可以從兩個角度去理解：一是從繁雜的工作中抽出時間來，做重要而擅長的事情；二是壓縮工作任務或者項目所需要的工作時間，縮短工作時限。按時間活動的有效性，可將時間相關的支出分為有效時間壓縮支出和無效時間壓縮支出。中層管理者應該盡量壓縮無效時間支出，壓縮工作過程中不必要或者富余的工作時間。這就要求中層管理者對自己及下屬的工作均有充分的理解，簡化不必要的程序，去除冗余環節，并做出合理規劃。
　　
　　整合法
　　
　　整合主要包括四層含義：整合零散時間、整合工作目標、整合工作任務和整合團隊成員。我們知道，很多零散時間是閑散無用的，把零散時間通過前移、后推，化零為整，這樣可以在較為充足的時間里執行特定工作任務。并且，中層管理者要盡量多地梳理出整塊而不是零星的時間，來應付最重要的工作。我國著名的數學家華羅庚曾說過：時間是由分秒積成的，善于利用零星時間的人，才會做出更大的成績來。整合工作目標，即在落實與執行工作任務之前，中層管理者要考慮能否把多元化目標加以整合，這樣在工作任務完成過程中就可以節省時間。而整合工作任務，則是在執行過程中，有些工作任務在執行上存在先后順序，但有些工作任務卻可以經過整合后同時推進，這對于時間資源與其他管理資源都可以節省。最后，整合團隊成員的能力、資源、時間，可以積聚更大的力量，能夠有效提高工作質量與工作效率。
　　
　　剔除法
　　
　　百事可樂公司非常崇尚“崔西定律”，這個定律指出：“任何工作的困難度與其執行步驟的數目平方成正比。例如，完成一項工作有3個執行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一項工作有5個執行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程。”改善時間管理，不只是討論哪些事情該做與不該做，哪些事情可以提前做或延后做，還需要進一步改變做事方法，多注意平常忽略掉的小細節，讓工作流程“最優化”，減少時間浪費。采用剔除法有三個關鍵點：一是優先“肅清”“小問題”，在做重要工作之前，“肅清”那些有價值但卻很繁雜的小事情；二是把工作化繁為簡，或者說把工作本質化，本質的東西一定是簡單的，解決起來也將更加節省時間：三是拒絕非本職及不擅長的工作。
　　
　　調節法
　　
　　很多管理者認為，把時間排滿就是時間管理之道。難道把時間排得滿滿的就不存在時間浪費嗎?當然不是!工作狂不等于高效率，也不等于高績效。古語說：文武之道，一張一弛。作為中層管理者，要能夠做好工作與生活的平衡，勞逸結合，不會休息的人不可能把工作做好。管理者要努力提高單位時間價值，在最少的時間里收到最大的效益，講究效率；不講效率的無價值或低價值勞動，是對時間不自覺的浪費。著名經濟學家、化學家溫元凱認為：有效時間一時間×效率。提高效率的關鍵是保持充沛精力，而保持充沛精力的至關重要因素則是起居有常。只有“起居有常”，才能“不忘勞作”。那種“挑燈夜戰”、“一日曝十日寒”的做法，是與提高時間價值、有效使用時間背道而馳的。
　　
　　壓力法
　　
　　員工的工作動力不僅僅來自于激勵，還來自于中層管理者所施加的壓力，尤其是時間壓力。對于時間壓力，主要來自三個方面：一是壓縮完成工作任務與目標的預期時間，提前完成工作所帶來的壓力：二是把實際工作時限與個人績效相掛鉤，害怕影響個人績效與收入的壓力：三是在執行特定工作過程中，安插其他工作任務。理論與實踐證明，適度的壓力能夠促使員工提高工作效率。在時間壓力不足的情況下，員工在工作中就可能會顯得注意力不集中，甚至百無聊賴、斗志渙散，不但不會把精力放在工作上，還可能會把今天的工作推到明天，把明天的工作推到后天。不過，過度的壓力起不到應有的積極作用，相反卻會影響工作效率，甚至會導致頻繁出現問題，諸如過度焦慮、失眠、煩躁等，使得工作效率下降，造成工作時間浪費。
　　
　　激勵法
　　
　　在工作時間內，如果員工消極怠工，甚至只出工不出力，中層管理者將苦惱至極。根據國外一項管理研究報告顯示：大多數員工的實際工作效率只能達到預期的40％-50名。員工往往只是“干滿了他們的工作時間”，而不會以最高標準去“盡力發揮”其智慧或者承擔義務。可是，中層管理者是否考慮過，自己的下屬在工作中為什么會出現“磨洋工”現象?原因很簡單，干多干少一個樣，干好干壞一個樣，導致員工工作沒有積極性，缺乏動力。那么，中層管理者如何激勵下屬提高工作效率、減少時間浪費呢?不妨借鑒某些企業的做法：設置進度獎，能夠提前完成計劃就享受到物質或精神獎勵；采取計件薪酬，在特定時間內干得越多薪酬就越高，獎勵就越多……不過，物質獎勵未必最理想，精神獎勵也很重要。約翰松戶外用品公司是德國最大的戶外用品生產商之一，其做法是對工作業績出色的員工或團隊，進行度假獎勵。瑞典默本哈爾集團最有效的獎勵方式之一，就是只要公司實現了某一時期的營收目標，就帶全體員工外出郊游半天。
　　
　　檢核法
　　
　　中層管理者僅僅制定時間計劃并不能有效防止時間浪費，關鍵是在執行計劃時進行自我監督與檢核。并且，中層管理者不僅僅要對自己的工作時間負責，還要對整個部門的工作時間負責。所以，除了對下屬員工進行監督與檢核外，還要教會下屬對各自的工作時間進行自我監督與檢核。杰勒德·H·蓋納曾服務于3M公司24年，有超過45年擔任經理人的經驗。他在其著作《不小心做了中層》中，指出了防止時間浪費的一個有效辦法：定期制作一份關于浪費時間問題的報告，能讓我們知道自己是否把時間花費在該做的事情上。這就要求中層管理者在日常工作中，提高自我管理的能力，要知道自己的時間都用到哪里去了。對此，管理大師彼得·德魯克也給出了藥方：要隨時記錄自己的時間使用。為此，中層管理者可先嘗試以1 5分鐘為周期，記錄時間流水賬，事后再將每件事的預計時間與實際消耗時間作比較，以檢驗時間利用率。在此基礎上，對自己的時間管理進行反思與調整。
　　
　　前置法
　　
　　如果眼前沒有必要的工作可做，或者出現空閑，可以為下一步或者未來的工作做一些必要的準備，或者做一些鋪墊，甚至提前啟動下一步工作，這樣可以避免眼前的時間浪費問題。諸如在經營上受季節性影響很強的企業，從生產部門到銷售部門，在旺季時忙得上下翻飛，而淡季時則閑得無所事事，很多企業都不知道該做些什么，因而浪費了很多時間。這段空閑期尤其需要中層管理者利用好。比如，在淡季時期，可以做一些基礎性修煉，進行技術升級、進行員工培訓等，為旺季時企業的生產經營做好準備。
　　
　　拒絕法
　　
　　很多中層管理者覺得自己無所不能，對工作任務大包大攬，即便不是本職工作或自己不擅長的工作也一并承擔。當然，中層管理者工作過量還有一些不得已的原因，諸如來自上級的命令，以及其他部門的配合或支持請求。在很多企業里，中層管理者面對高層經理的“呼喚”，有著隨叫隨到的“習慣”。實際上，無論是主動為自己加碼，還是被迫去承擔更多的工作，往往都會影響中層管理者正常的工作安排，更會造成時間浪費。所以，對于這種積極響應或配合的工作態度與熱情，雖然值得稱頌，但是卻不是管理時間的明智之舉。
　　為有效管理時間，中層管理者必須要學會說“不”。諸如在華為公司，認為不假思索地接受請托，不會拒絕是一種不明智行為，量力而行地說“不”，對己對人都是一種負責。對于自己不能勝任或者沒有能力完成的工作委托及配合請求，不僅會浪費時間，還會影響自己其它工作任務的完成。并且，無論是工作延誤，還是工作效果無法達標，都會打亂上司或者平行部門的工作計劃。正因如此，華為公司強調，接到別人的請托，不要急于說“是”，而是思考能否如期保質保量地完成。如果不能，要敢于說“不”，并陳述理由。所以，中層管理者一定要做自己應該做的，做自己擅長的，做自己能做好的工作，這是有效防止時間浪費的一個關