輕松搞定工作分析

　　在人力資源管理中，有一項(xiàng)最為基礎(chǔ)、在各職能模塊運(yùn)作時(shí)作用最為關(guān)鍵的工作，它就是工作分析。可以說，你只要練好了這項(xiàng)內(nèi)功，就可以縱橫于人力資源管理的職場江湖：提到人才招聘時(shí)，你腦海里就可以浮現(xiàn)出擬招聘崗位的關(guān)鍵職責(zé)和勝任要求；組織員工培訓(xùn)時(shí)，你就了解到此崗位具體的職責(zé)與任務(wù)是什么、大概的業(yè)務(wù)流程是哪些、關(guān)鍵的工作步驟是什么，因此你就知道要培訓(xùn)哪些知識(shí)、專業(yè)技能、工作流程及方法工具；推進(jìn)績效管理時(shí)，你就能明確此崗位的工作目標(biāo)、崗位職責(zé)與涉及的作業(yè)流程是什么，同時(shí)也知道可以用哪些指標(biāo)來衡量其工作產(chǎn)出，有哪些流程可以支撐指標(biāo)的取數(shù)，從而再結(jié)合崗位所在部門的年度目標(biāo)、工作規(guī)劃進(jìn)行具體的指標(biāo)設(shè)計(jì)、考核取數(shù)、結(jié)果應(yīng)用；進(jìn)行薪酬設(shè)計(jì)時(shí)，它構(gòu)成建立企業(yè)薪酬等級(jí)結(jié)構(gòu)的第一步——崗位價(jià)值評(píng)價(jià)的源頭……
　　工作分析之所以如此重要，根本原因在于：管理是因事選人、育人、用人、留人，工作分析就是理清事。理事在前，管人在后，而理清事情則必須熟練掌握與運(yùn)用工作分析的方法與技巧。一個(gè)崗位的工作分析，主要包括兩方面內(nèi)容：崗位工作職責(zé)描述與崗位的任職資格要求，其中崗位工作職責(zé)描述是因、是輸入，崗位任職資格是果、是輸出，這同樣也體現(xiàn)了因事選人的思想。那么，到底如何才能快速有效地做好具體崗位的工作分析呢?
　　
　　工作職責(zé)描述方法：“四角色法”
　　
　　崗位工作職責(zé)描述，一般采用“動(dòng)詞＋名詞”或者“名詞＋動(dòng)詞”的結(jié)構(gòu)來表示。其中，名詞就是工作事項(xiàng)的名稱；動(dòng)詞的使用則有相應(yīng)的規(guī)定。所謂“四角色法”是指部門或者崗位在此項(xiàng)工作中扮演了四種角色，從低到高可分為：執(zhí)行者、推動(dòng)者、思考者、決策者，每一種角色對(duì)應(yīng)不同的動(dòng)詞(如表1)。
　　
　　通過“四角色法”，我們能清晰地描述出某個(gè)部門或某個(gè)崗位的某項(xiàng)工作職責(zé)。例如，人力資源部部門職責(zé)之一是制訂公司人力資源規(guī)劃，該部門各崗位在此項(xiàng)工作中的職責(zé)就是：人力資源總監(jiān)——制訂人力資源規(guī)劃(決策者)；人力資源經(jīng)理——起草人力資源規(guī)劃(思考者)；人力資源專員——參與人力資源規(guī)劃的制定(推動(dòng)者)。
　　
　　三步描述出崗位工作職責(zé)
　　
　　因?yàn)閸徫还ぷ髀氊?zé)源于部門職責(zé)的矩陣分解，所以描述崗位工作職責(zé)之前就必須先描述出部門職責(zé)，然后再對(duì)部門職責(zé)進(jìn)行崗位的矩陣分解，具體步驟如下：
　　
　　
　　1.羅列出部門所有的工作事項(xiàng)
　　這一步可以使用的方法有：頭腦風(fēng)暴法，即召集部門所有成員對(duì)自己負(fù)責(zé)的各項(xiàng)工作進(jìn)行羅列，然后形成記錄：資料分析法，即搜集公司過去及現(xiàn)在的部門職責(zé)、崗位說明書、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、重點(diǎn)項(xiàng)目相關(guān)文件、部門內(nèi)外部客戶及客戶需求等資料，從中分析并羅列出部門的各項(xiàng)工作。
　　需要注意的是，在工作羅列時(shí)，盡可能按照“CPDCA模式”開展，以防工作事項(xiàng)遺漏。C指Customer，內(nèi)外部客戶及其需求；時(shí)旨Plan，計(jì)劃；D指Do，實(shí)施；C指Check，檢查：A指Action，改善。以培訓(xùn)部的培訓(xùn)管理這一職責(zé)為例，進(jìn)行“CPDCA”羅列如下：
　　●搜集、分析公司內(nèi)部備部門及崗位與外部經(jīng)銷商的年度培訓(xùn)需求，并制定年度培訓(xùn)需求分析報(bào)告。
　　●依據(jù)培訓(xùn)需求分析報(bào)告，結(jié)合公司及部門年度目標(biāo)規(guī)劃、部門與崗位的職責(zé)，制定與分解公司年度培訓(xùn)計(jì)劃。
　　●定期按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開展各項(xiàng)培訓(xùn)，培訓(xùn)后及時(shí)記錄、更新、維護(hù)培訓(xùn)管理信息平臺(tái)。
　　●對(duì)階段性的培訓(xùn)計(jì)劃履行情況以及重點(diǎn)培訓(xùn)項(xiàng)目進(jìn)行效果檢查，及時(shí)通報(bào)并提出改善意見。
　　●對(duì)年度培訓(xùn)工作的成本、效果、質(zhì)量、完成率進(jìn)行總結(jié)，并在下一年度進(jìn)行改善。
　　
　　2.對(duì)所列工作事項(xiàng)進(jìn)行分類分級(jí)的歸集
　　首先是進(jìn)行分類。分類的依據(jù)是部門所有工作職責(zé)項(xiàng)涉及到的模塊、領(lǐng)域或者部門的運(yùn)營模式，比如人力資源部門工作事項(xiàng)會(huì)涉及到招聘、培訓(xùn)、績效、薪酬、員工關(guān)系等模塊。然后是對(duì)每個(gè)類別的工作進(jìn)行分級(jí)。分級(jí)就是要評(píng)審相同模塊、領(lǐng)域內(nèi)各項(xiàng)工作之前的關(guān)系，如：并列是同級(jí)，包含是下級(jí)，遞進(jìn)亦同級(jí)，因果可同級(jí)也可并入一級(jí)，為了避免分級(jí)過細(xì)，一般把工作職責(zé)分解為三級(jí)即可。如表2是一個(gè)集團(tuán)化公司人力資源部運(yùn)營模式下的分層分級(jí)的工作事項(xiàng)歸集。
　　
　　3.將部門的第三級(jí)職責(zé)分解到其所有崗位
　　分解的原則同樣要遵循“四角色法”，即每一項(xiàng)部門職責(zé)，在部門內(nèi)不同層級(jí)的崗位上所擔(dān)負(fù)的角色不同。以公司培訓(xùn)部的培訓(xùn)管理三級(jí)職責(zé)為例進(jìn)行矩陣分解(如表3)。
　　
　　崗位的任職要求如何導(dǎo)出
　　
　　我們知道了崗位的工作職責(zé)，僅僅是理清事，即要做什么；而任職要求則是評(píng)估崗位成員能不能做的標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)然怎么做則是工作的具體流程，包括各類規(guī)章制度、操作程序。下面簡單介紹一種基于能力素質(zhì)族的崗位任職要求描述的方法：
　　
　　1.掌握勝任素質(zhì)族
　　熟練掌握麥克里蘭的六大勝任素質(zhì)族：(1)成就與行動(dòng)素質(zhì)族，素質(zhì)指標(biāo)為信息搜集、主動(dòng)性、成就導(dǎo)向、規(guī)范執(zhí)行、品質(zhì)與精確；(2)幫助與服務(wù)素質(zhì)族，素質(zhì)指標(biāo)為人際理解、客戶服務(wù)導(dǎo)向；(3)影響素質(zhì)族，素質(zhì)指標(biāo)為組織認(rèn)知、關(guān)系建立、影響力；(4)管理素質(zhì)族，素質(zhì)指標(biāo)為團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)控目標(biāo)、培養(yǎng)他人、團(tuán)隊(duì)合作；(5)個(gè)人效能素質(zhì)族，素質(zhì)指標(biāo)為自信、自我控制、彈性、組織承諾；(6)認(rèn)知素質(zhì)族，素質(zhì)指標(biāo)為專業(yè)知識(shí)、分析式思考、歸納式思考。并且要掌握每個(gè)指標(biāo)的含義，具體的指標(biāo)含義不在此贅述。
　　
　　2.理清崗位工作職責(zé)并匹配勝任素質(zhì)指標(biāo)
　　根據(jù)崗位的工作職責(zé)，從六大素質(zhì)族里面摘取對(duì)應(yīng)的勝任素質(zhì)指標(biāo)，以融資管理經(jīng)理(下轄融資主管與票據(jù)業(yè)務(wù)主管)崗位職責(zé)為例(如表4)。
　　如表4中所描述的，因?yàn)槿谫Y管理經(jīng)理需要帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)、協(xié)助進(jìn)出口部門控制交易風(fēng)險(xiǎn)，則直接快速地可以選出團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)、團(tuán)隊(duì)合作的勝任素質(zhì)；融資渠道開拓所要求的銀企關(guān)系是需要本崗位具備良好的建立關(guān)系之能力；另因銀行利息、外匯等變化會(huì)給公司融資成本帶來較大的風(fēng)險(xiǎn)，所以其演繹推理能力要非常強(qiáng)；而進(jìn)出口流程、外匯管理、銀行借貸流程、上市及證券交易則為其開展各項(xiàng)融資工作(進(jìn)出口是風(fēng)險(xiǎn)控制)必備知識(shí)，當(dāng)然本身此崗位屬于財(cái)務(wù)職群，所以財(cái)務(wù)管理知識(shí)是必備的。
　　需要注意的是，在實(shí)際崗位任職要求的推導(dǎo)過程中，我們有時(shí)還要考慮行業(yè)因素、企業(yè)文化因素，甚至是團(tuán)隊(duì)或領(lǐng)導(dǎo)者工作風(fēng)格因素，才能得出更加準(zhǔn)確的崗位任職要