云南農業大學二級學院教學檔案管理存在問題及對策*

李文榮，李永忠，趙海波，陳 霞

(1.云南農業大學 校長辦公室，云南 昆明 650201；2.云南農業大學 經濟管理學院，云南 昆明 650201)

隨著高等教育體制改革的不斷深化和辦學規模的不斷擴大，二級學院的建立，實行校院二級管理成為高校發展的必然選擇[1]。高校二級學院教學檔案是指在院系的教學管理、教學實踐和教育研究活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像、光盤等教學文件材料[2]。這些教學檔案對二級學院以及學校的發展都有著重要的作用。近年來，省內外高校教學檔案研究人員就如何加強二級學院教學檔案管理做了大量研究，取得了一些成果。鄧利華認為，高校教學檔案管理將逐步實現標準化、規范化、科學化、現代化、信息化[3]。熊躍萍等提出了二級院系教學檔案系統數字化平臺的構想[4]。連紅提出了高校教學檔案系統開發集成管理模式[5]。吳偉等強調，教學檔案的管理不僅要科學規范，引入現代管理理論和方法，還要注重檔案的開發和利用[6]。荀利波認為，高校二級學院教學檔案管理工作，必須從二級學院教學檔案的歸檔范圍的劃定、管理隊伍的建設、管理環境的改善和管理制度健全完善等方面入手，全面改進管理狀況[7]。

這些成果主要針對二級學院展開，有一定局限性。如何將學校與二級學院兩個層面有機結合，同時使已有研究成果為我所用，強化二級學院的教學檔案管理已成為云南農業大學需要深入思考的問題。

一、教學檔案管理重心向二級學院下移勢在必行

教學檔案傳統管理體制存在諸多缺陷。為解決學校檔案室庫存量嚴重不足的困難，方便二級學院進一步利用和完善教學檔案，在我校實行校院兩級分級管理，重心向二級學院下移勢在必行。

(一)傳統管理體制不適應教學檔案管理需要

云南農業大學傳統的檔案工作實行統一領導，分級管理的原則，檔案工作在校長領導下統一管理檔案。因而學校的教學檔案管理工作基本上是由校檔案科獨自承擔的，沒有形成一個完善的管理體系，導致下屬學院的教學檔案工作無專人負責，分工不明，職責不清，相互推諉的現象時有發生，“三納入”、“四同步”制度形同虛設。

(二)檔案室庫存量有限

云南農業大學檔案室現有檔案庫房6間約200 m2，保管著學校自1958年以來黨群、行政、教學、科研、外事、基建、財會、出版、照片、產業開發十類文書檔案以及干部人事檔案。目前，檔案庫房容量即將飽和，檔案科正在爭取學校購置檔案柜，收存大量檔案較為困難。另外，隨著辦學規模的不斷擴大，產生的各類檔案越來越多，尤其是教學檔案量巨大，要把大量的教學檔案歸至學校檔案室實行集中統一保管已不現實，將少量必須要交到學校檔案室保管的檔案及時移交，將大量可不移交的教學檔案由學院妥善管理可有效改善學校檔案室庫房不足的現狀。

(三)方便學院利用和完善教學檔案

云南農業大學辦學規模擴大后，設立的學院將不斷增多，在實行教育教學改革后，多數管理權限將下放到學院。學院管理自主權增加后，伴隨著自身改革產生了許多教學檔案，而這些檔案經常應用于學院的教學管理過程中，如若歸檔至學校集中統一管理，勢必給日常教學管理工作帶來諸多不便。將大量經常使用，且可不需交學校檔案館(室)的教學檔案由學院自己進行科學管理，既方便利用，又能不斷加以完善。

二、二級學院教學檔案管理存在的問題

云南農業大學二級學院教學檔案管理由于歷史和現實原因，在管理意識、管理制度、管理人員、管理條件和管理手段等方面都存在問題。

(一)管理意識十分薄弱

由于學校長期以來，教學檔案的收集主要由教務處、招生就業處、學生處完成，整理由學校檔案科管理人員進行，二級學院沒有向學校檔案室移交檔案。近年來，學校檔案科加強了對二級學院教學檔案的收集管理工作，部分學院開始向學校檔案室移交教學檔案，但仍不完整、不系統。在長期不向學校移交檔案的情況下，大多數二級學院領導、教師和檔案管理人員的管理意識都十分薄弱。學院領導片面認為教學檔案的收集、移交工作只在教務處，學院無檔案可交；認為學院自己形成的教學資料主要供學院自己使用，如何管理、管理好壞是學院自己的事；重視教學、科研而忽視對教學檔案的管理和領導。學院教師常常只關心教學和科研的事情，至于教學檔案的收集移交不是自己的責任，即使按照學院兼職檔案管理人員要求歸檔也是敷衍塞責。學院兼職檔案管理人員由于自己手上的工作較忙，認為教學檔案管理是額外工作，形成“有空做一下，沒空擺一下，用時理一下”的工作狀態。

(二)管理制度較難落實

學校檔案科在整體層面上制定了大量檔案管理的規章制度，但針對二級學院制定的制度較少。學校于2006年制定下發了《云南農業大學學院檔案管理暫行辦法》(校政發〔2006〕93號附件一)和《云南農業大學學院各門類檔案分類編號及整理規范》(校政發〔2006〕93號附件二)[8]。這兩個制度在對二級學院教學檔案管理作出了規范化要求，力求改變各學院教學檔案管理各行其是、雜亂無章的局面。大多數學院因各種各樣的原因沒有按規定執行，檔案管理仍然各自為陣、五花八門，實行校院兩級教學檔案規范化管理成為一句空話。

(三)管理人員疏于管理

學校17個二級學院中，大多數教學檔案管理人員由教學秘書或綜合辦人員兼任。眾所周知，學院教學秘書和綜合辦人員工作瑣碎，尤其是教學秘書，除了要做好日常教學管理外，還要組織各級各類考試等工作，對于教學檔案的規范化管理常常是心有余而力不足。在應付工作、交差了事的思想指導下，如學生畢業合影照、教師編著教材等必須移交學校檔案室的檔案不交，應為學院收集保管的材料不收或收得不全等等現象隨之產生；對于教學檔案的收集、保管、利用不及時、不規范、不充分；出現試卷、成績隨意擺放、歸檔錯位或遺失現象；也出現對于學院發展起著重要作用的一些文件(如上級下發有關重點實驗室的批準公文等)私自存放個人手中，不及時移交學校檔案室導致丟失，用時無處查找的情況，給檔案管理造成無法彌補損失。

(四)管理條件參差不齊

管理條件是決定教學檔案管理質量的一個重要因素。為了提高教學檔案管理質量，云南部分高校，如昆明理工大學已為二級學院配備了標準的教學檔案管理庫房和專兼職檔案管理人員，實現了標準化管理。而云南農業大學對學院教學檔案管理投入不足，沒有為學院配備專門存放教學檔案的標準化庫房。多數學院將檔案存放在學院教學秘書辦公的場所，由教學秘書兼管。且學院教學秘書辦公室需經常面對教師和學生，人員你來我往，教學檔案管理環境較差，根本不可能按照檔案管理要求進行管理，嚴重影響教學檔案管理質量。

(五)管理手段較為單一

學院教學檔案管理由于缺少人員、經費、場所，導致管理手段較為單一，即大多數學院教學檔案仍然以紙質文檔為主，以手工管理為主。在檔案收集方面，重視對紙質文件、學生材料的收集，忽視對電子材料、聲像資料及教師個性材料的收集；在檔案整理方面，基本是按照兼職檔案管理人員的工作習慣整理，沒有按學校規范要求進行，整理不系統、不完整，且很少編目，更談不上制作檢索目錄；在檔案保管方面，沒有專門的保管庫房，有的學院沒有充足的鐵皮柜，有的學院保管人員隨意處置教學檔案的情況時有發生，多數學院沒有利用信息化管理手段；在檔案利用方面，檔案查找主要靠人工進行，沒有檔案管理系統輔助，檔案編研利用更是無從談起。

三、加強二級學院教學檔案管理的對策

云南農業大學二級學院教學檔案管理存在諸多問題，這些問題如不引起高度重視，長此以往，將為今后檔案的管理和利用帶來許多不可彌補的損失和缺憾。為實現校院兩級教學檔案規范化管理，針對二級學院教學檔案管理存在的問題，筆者認為，應從以下幾方面采取相應對策：

(一)強化管理意識[9]

學院領導要強化檔案管理領導意識，從學院長遠發展和人才培養的高度加強對學院檔案工作的領導，把教學檔案管理工作列入重要工作議事日程，在人、財、物方面予以支持。學院教學檔案專兼職管理人員要強化檔案管理意識，自覺學習檔案法律、法規和檔案管理知識，積極主動承擔起教學檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等繁重任務，努力為學院的教育教學和科研服務；學院教職工要強化檔案歸檔意識，養成在工作過程中隨時積累檔案資料并及時歸檔的好習慣，為學院完整、全面收集教學檔案作出貢獻。

(二)健全管理制度

一方面，學院教學檔案管理需要學校層面繼續制定具有前瞻性的管理制度進行規范管理。學校制定的《云南農業大學學院檔案管理暫行辦法》和《云南農業大學學院各門類檔案分類編號及整理規范》，已就教學檔案的收集、整理、保護、管理和利用等方面制定全校統一的規范和要求，學校還需制定校院兩級教學管理制度，明確學校和學院各自管理的范圍和內容，避免各個學院分別制定不同的管理制度，導致管理五花八門。另一方面，學院教學檔案管理更需要學院有符合學院自身的制度作保證。這些制度應對學校層面上的制度進行細化、強化，主要在人、財、物的保障上，以及檢查、獎懲制度上建立行之有效的管理制度。實行“三納入”、“四同步”管理[10]。“三納入”：納入教學計劃、規劃；納入教學管理制度；納入各級管理人員崗位責職，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。教學檔案管理要做到“四同步”，即：下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步；檢查教學工作與檢查教學材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學質量、教材、畢業論文、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步；考評教學管理與考評教學檔案管理工作同步。

(三)充實管理人員

二級學院教學檔案管理多由學院綜合辦人員或教學秘書兼任。由于綜合辦人員或教學秘書工作任務重，待遇低，人員流動頻繁，造成教學檔案管理業務比較生疏。因此，學院要爭取安排專人負責教學檔案管理工作，不能安排專人的則要保持兼職管理人員的相對穩定[7]。這就要求學院：一要不斷提高專兼職檔案管理人員的職稱和待遇，努力改善其辦公條件和環境；二要為專兼職管理人員提供深造、培訓和提高的機會；三要鼓勵專兼職教學檔案管理人員向省內兄弟院校學習先進經驗。只是管理人員心安了，業務素質提高了，教學檔案管理才能持續健康發展。

(四)改善管理條件

目前，所有學院或因不夠重視、或因經費不足、或因用房緊張，均未按照檔案管理“八防”要求設立專用教學檔案管理庫房。這對教學檔案的管理極為不利。從長遠來看，需要學校投入經費，為各個學院建設檔案分室，規范管理檔案，但就學校財力和各學院實際情況而言還無暇顧及。因此，權宜之計是學院為兼管教學檔案的學院教學秘書安排專門辦公室，對教學檔案進行集中管理，既方便利用，又可減少因進出辦公室人員雜亂帶來的干擾。與此同時，學院要逐年投入經費，購置存放教學檔案的檔案柜、檔案盒，配備管理檔案的專用計算機和移動存儲設備等，努力改善檔案管理條件。

(五)豐富管理手段

現代化管理手段可以提高檔案收集、整理、保管及利用的工作質量和效率。這就要求教學檔案管理人員在采用傳統的手工紙質管理手段的基礎上，依托計算機和網絡技術，利用學校已有的檔案管理軟件，逐步實現教學檔案的現代化、網絡化管理，形成紙質檔案與電子檔案雙管齊下的局面。一方面，利用現代化辦公條件，實現教學檔案管理的現代化。要運用計算機及其各種檔案管理系統進行檔案管理；要配備數碼相機、掃描儀等必要的檔案管理設備，制作電子檔案；要應用光盤和微縮技術增加信息存儲量。另一方面，利用校園網實現教學檔案管理的網絡化。通過建立檔案收集系統，讓相關人員隨時將教學資料歸檔；通過建立查詢系統，利用網絡方便、快捷地為學院師生提供檔案查詢服務。

加強二級學院教學檔案管理有利于學校檔案管理及學院檔案利用，盡管當前各個學院在教學檔案管理上存在諸多困難，但只要做到學校有制度、學院有措施，校院兩級分級負責、齊抓共管，就能實現二級學院教學檔案的規范化管理。

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