淺談醫院對外合同管理

汪遠征 華北煤炭醫學院附屬開灤醫院

隨著市場經濟的發展和醫療衛生體制改革的深入，醫院日常經濟活動與市場的關系日趨密切，醫院對外簽訂的合同也越來越多，為保證簽訂的合同既能維護醫院合法權益，又能規避合同風險，醫院就必須加強對外合同的管理。下面談幾點體會。

做好合同前期調研工作

科室在提出需求時，要與相關職能部門進行溝通，做好前期調研工作。內容包括：項目可行性論證、項目單位主體資格、市場信譽、資質、實地考察項目情況，直接聽取用戶反映，不同廠家性價比，大的項目還要做好成本效益分析。調研要充分、客觀，避免盲目性，要克服先入為主的思想。

合同談判及簽訂過程中各部門職責要明確[1]

由于醫院合同種類包括設備及貨物采購、建設工程承包、零散維修工程合同、計算機軟件承包合同、借款合同、保潔合同、廣告宣傳合同、經營承包合同、房屋租賃合同、表格印刷合同、洗衣合同等，涉及部門多，技術要求高。因此，要求參與部門必須明確各自責任，做到分工明確，不留死角。使用部門要結合主管職能部門對合同技術參數，性能，能否滿足科室需求進行把關；合同管理部門對合同合法性進行審查，內容包括：主體資格、市場信譽、營業執照、資質等級證書、合法性等；紀監部門對合同必要性、真實性、合法性、有效性、可行性進行把關，要全程參與；財務部門對付款方式、付款進度、價格、違約賠付、質保金等經濟條款進行把關，對于工程合同工程科對技術要求進行逐項審核把關；安全辦對涉及安全的條款進行把關。上述部門還得對合同標的約定是否具體、合同價款和支付約定是否嚴謹明晰、違約責任和解決方式約定是否充分，合同條款、內容是否完整，意思表達是否清晰準確把關。

加強合同履行過程的監管

對于設備合同在安裝調試并運轉一段時間后要嚴格對照技術參數進行驗收，要聽取使用科室的反映，把好驗收關。對于工程合同，大的工程應委托開灤監理公司進行現場監督，工程科人員也必須深入現場，掌握工程進度和質量情況，協調有關工作。合同履行中，對方有預期違約或已經違約的，合同承辦部門要及時保存證據，依法追究其違約責任。

合同及時歸檔[2]

合同簽訂的整個過程，往往不同性質和類別的合同由不同的職能部門擬定和承辦，而且從訂立到履行終結期限長短不一，給合同歸檔工作帶來很大困難。為了防止合同中途流失，給醫院帶來損失，我們緊緊抓住合同章這一關鍵環節[3]，由合同章管理部門負責合同檔案的收集工作。具體工作包括：

建立合同臺賬 對于每份合同都應建立合同臺賬，內容包括：合同編號、檔案編號、合同項目名稱、標的額、對方單位名稱、主要內容、合同履行地、合同承辦部門、委托人、審批領導、蓋章人等。臺賬用EXCEL建立，便于信息查詢。

明確歸檔范圍，積極收集整理 合同簽訂前后均會產生文字資料，而且合同執行過程中可能會出現修改、補充或更改情況，有時會產生糾紛，加上合同期限長短不一，給歸檔工作帶來困難。因此，檔案管理人員應和有關部門相互配合，明確合同歸檔內容和范圍，積極收集整理相關資料，從而保證合同及時完整歸檔。同時應根據合同性質不同，進行分類立卷，以體現不同合同的特點，方便管理。建議分為兩類：一類是工程合同，另一類是設備采購合同。

統一管理，規范使用 為規范合同管理，醫院出臺了《醫療集團對外合同管理暫行辦法》，設立了專人管理合同專用章，并負責歸檔工作，借閱合同必須履行借閱手續，歸還時履行接收手續。

總之，在合同管理過程中，院長要充分重視合同管理工作，總負責，嚴把關。各職能部門分工要明確，各負其責。通過不斷完善合同管理制度，逐步運用科學管理手段，實現合同簽訂前、訂立時、執行中、終結后全過程跟蹤監督管理，有效提高合同管理水平，促進醫院經濟活動健康有序發展。

1 陳凌.探析醫院經濟合同管理[J].江蘇衛生事業管理，2010,1(21)：62-63

2 陳麗，任廣偉.淺談醫院合同檔案的規范 化 管 理[J].吉 林 醫 學，2008,11(29)：1974-1975

3 宋靜萍.淺談醫院合同檔案的管理[J].中國現代醫藥雜志，2009,5(11)：140