如何推進校辦企業(yè)檔案管理全面發(fā)展

王新民

校辦企業(yè)雖然是學校創(chuàng)辦或者依托學校創(chuàng)辦的企業(yè)，但是很多的校辦企業(yè)是獨立于學校之外，只是掛著學校的名義獨立經(jīng)營。這樣的校辦企業(yè)檔案管理就出現(xiàn)了一定空白，對于上級主管部門和企業(yè)學校要負起責任，指導和推進校辦企業(yè)檔案管理全面發(fā)展。

一、開展心理引導，激發(fā)建檔熱情

校辦企業(yè)人員的檔案意識是決定校辦企業(yè)檔案工作能否開展的關鍵所在。所以，要樹立校辦企業(yè)的檔案觀，必須進行積極的心理引導。

1.管理意識引導。大量事實說明，我國校辦企業(yè)發(fā)展的最大制約因素是沒有很好的管理。校辦企業(yè)要想快速得到發(fā)展，就必須盡快實現(xiàn)從無管理的經(jīng)營方式向現(xiàn)代化管理的經(jīng)營方式的轉(zhuǎn)變。對此，我們應該有清醒的認識，新形勢下校辦企業(yè)只有加強管理，才能在殘酷的市場競爭中立足。校辦企業(yè)的檔案意識也只有植根于宏觀管理觀念的土壤，才可能生長發(fā)育。因為檔案管理本身是企業(yè)管理的重要一環(huán)，而檔案又為企業(yè)的各項管理提供了必不可少的重要基礎。忽視檔案工作，校辦企業(yè)的管理便成了無本之木。

2.逆向思維引導。我們很多時候無法正確估計出檔案到底為企業(yè)產(chǎn)生了多大的直接效益，但卻能從反面告訴我們，滯后的檔案工作必定是制約校辦企業(yè)發(fā)展的“短板”。所謂“短板”是指決定整體效益的關鍵制約因素，沒有完善的檔案管理，校辦企業(yè)的發(fā)展就會留下致命的管理漏洞，滯后的檔案工作就會成為制約企業(yè)整體效益的關鍵性制約因素。校辦企業(yè)在決策上的特點使它在投入和自身建設中具有特殊的心理，因而檔案部門不能一味地急于去做正面的宣傳灌輸，有時可以從側(cè)面，甚至反面逆向思維的角度來激發(fā)校辦企業(yè)的建檔熱情。

二、勇于開拓創(chuàng)新，實現(xiàn)多元服務

在市場經(jīng)濟條件下，校辦企業(yè)檔案工作的開展，單靠面上的簡單宣傳不行，靠行政的強制手段也不行，上級主管部門和企業(yè)學校只有通過提供及時的檔案法規(guī)信息、通過加強操作性較強的技術標準的研究和組織，向企業(yè)提供切實可行的檔案管理技術規(guī)范標準，以便為校辦企業(yè)檔案工作科學管理提供依據(jù)。國家檔案局制訂的《企業(yè)檔案業(yè)務規(guī)范》作為行業(yè)標準印發(fā)，校辦企業(yè)檔案工作也可參照。同時，應積極建立校辦企業(yè)檔案工作協(xié)會，充分發(fā)揮企業(yè)檔案工作協(xié)會的作用，利用協(xié)會，提升自律能力，定期不定期地進行座談、交流，充分利用這一組織與檔案行政部門聯(lián)系、溝通、傳遞需求信息，使之在校辦企業(yè)與檔案職能部門之間架起一座橋梁。由于它是一個非正式組織，其成員從校辦企業(yè)內(nèi)部具有較強檔案意識的人員中產(chǎn)生，因而既能代表校辦企業(yè)利益，反映他們的真實想法，又具有較高的檔案工作熱情，并能較好地領會檔案部門的專業(yè)意圖，能起到較好的溝通作用。檔案部門為校企提供服務，應更多地注重于宏觀上政策與技術的引導，而不應拘泥于繁重而不現(xiàn)實的具體業(yè)務環(huán)節(jié)，要不斷開拓創(chuàng)新，努力探索出一些新路子、新方法。

1.充分運用檔案網(wǎng)站的傳播優(yōu)勢，開辟內(nèi)容豐富、信息新穎的校辦企業(yè)檔案工作服務專欄，傳播最新的法規(guī)、標準，傳播先進經(jīng)驗，成功作法。

2.有針對性地編寫業(yè)務指導材料和工作指南，送發(fā)到各校辦企業(yè)，指導建立檔案工作。

3.根據(jù)校辦企業(yè)的意愿，為企業(yè)培養(yǎng)檔案人員和招聘選拔檔案人才。

三、堅持依法治檔，注重監(jiān)管方式

《檔案法》第十六條規(guī)定：“集體所有和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保存的檔案，檔案所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或其他原因被認為可能導致檔案產(chǎn)生嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政部門有權(quán)采取代為保管等確保完整和安全的措施，必要時，可以收購或者征購。”校辦企業(yè)有很大程度上的自主權(quán)，但校辦企業(yè)檔案管理的自主也必然是在法律框架下的自主。校辦企業(yè)要知法、守法、執(zhí)法，履行《檔案法》規(guī)定的義務，依法做好檔案管理工作。其實，校辦企業(yè)檔案工作不僅要管，還要依法管好。校辦企業(yè)檔案是國家檔案全宗的組成部分，理應納入國家檔案資源建設范圍，各級檔案部門要加大對校辦企業(yè)宣傳檔案法律法規(guī)的力度，提高依法管理、保護檔案的水平。要針對校辦企業(yè)檔案管理中存在的問題和違法行為加大執(zhí)法檢查和查處力度，突出監(jiān)管重點，確保檔案安全。由于校辦企業(yè)的發(fā)展經(jīng)歷不同，其檔案內(nèi)容也具有很大差異。校辦企業(yè)涉及的領域越來越廣，檔案行政管理部門要研究確定校辦企業(yè)中對國家和社會有保存價值檔案的范圍，并依法進行監(jiān)督管理。

四、拓展管理范圍，推行多元模式

1.樹立檔案管理范圍與企業(yè)競爭需要相適應的觀念。只有不斷制訂和完善有助于校辦企業(yè)檔案形成完整、真實的保證性措施，才能增強企業(yè)產(chǎn)品在市場上的競爭力。此外，還要加強知識產(chǎn)權(quán)檔案的收集管理。由于包括商業(yè)秘密在內(nèi)的知識產(chǎn)權(quán)是依附于一定載體而存在的智力成果，而檔案是記載智力成果的一種形式，所以，管理好校辦企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案是保護企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的一項重要的基礎性措施。

2.樹立檔案管理手段與企業(yè)信息化進程相適應的觀念。校辦企業(yè)在其信息化的過程中水平參差不齊，檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、網(wǎng)絡管理會同時并存，不能脫離企業(yè)管理狀態(tài)的實際而單純?nèi)プ非髾n案手段的更新。

（作者單位 山東勞動職業(yè)技術學院）