論新形勢下科技查新的協作創新

李 彥,劉玉蓮

(廣西大學圖書館,廣西 南寧 530005)

我國的科技查新始于 20世紀 90年代初,20多年來,科技查新工作發展迅速。目前,我國已形成高校、省部級和科研所三大查新系統,由國家科委、教育部和省部級科委確認的查新機構已達 300余家,還有很多未經查新資格認證但也已開展查新工作的單位[1],這為科技查新和科技創新工作提供了有效的文獻信息支撐。

但隨著查新工作的深入開展,查新檢索需求量迅速攀升,科研立項查新、科研項目評審查新以及高新技術開發、技術轉讓、專利申請、新產品開發等都需要查新,原有查新機構的查新能力明顯不足,主要表現在查新人力資源的不足、學科專業人員的不足以及網絡信息資源的利用和共享的不足,從而導致查新工作質量的下降。由此,有些科研院所(如中國科學研究所)或者省份提出了要建立查新聯合服務或聯合體[2—3]。查新聯合服務或聯合服務體有其優越性,但目前只能在某一區域或省份內組建聯合體,要建立全國性聯合體仍然困難重重,原因是聯合服務工作方案、服務質量和服務標準以及查新檢索共享機制等問題還需要相當長的時間才能解決。所以,開展查新協作創新尤為迫切,其既可以解決查新業務聚集高峰需求旺盛與人力不足的矛盾,同時也是提高查新質量的一條根本途徑。

1 查新協作的內涵

查新協作的內涵是:1)查新部門之間的協作;2)查新人員與委托人或用戶之間的協作;3)查新人員與專家之間的協作;4)查新部門與科研管理部門之間的協作。

2 查新協作的具體措施及意義

2.1 查新部門人力資源之間的協作

2.1.1 查新部門之間的人力資源協作主要是查新人員之間的協作。為提高查新工作的質量和效率,需在全國范圍內建立查新部門之間的協作平臺,建立每個查新部門的查新業務范圍以及查新人員的檔案庫,讓每個查新機構都能從網絡上了解其他部門查新的相關信息。檔案庫中不僅包括這個查新部門所能查新的業務范圍,讓別的查新部門了解其查新范圍權限,也包含了查新人員的檔案信息,以便相互聯系、互相支持。同時還可以把查新合同、查新報告、工作記錄等相關歷史資料建成一個資源庫,鏈接到協作交流網站上,讓查新人員相互了解各自的查新權限范圍以及各部門的查新歷史,以避免重復,也給查新人員提供一個相互交流檢索技能和檢索技巧、開展查新業務學習和提升查新能力的平臺。特別是同一區域內所屬的查新單位,在查新要求攀升的時段內,通過了解這些查新部門的相關信息就可以相互協調,從而緩解相關部門的壓力。如筆者所在的廣西大學圖書館不僅獲得了農業部認證的查新單位資格,還獲得教育部和廣西壯族自治區科技廳認證的查新單位資格,查新范圍主要在農業類、生物類等,而在廣西同時獲得認證資格的單位還有廣西壯族自治區情報所、廣西農科院情報所,這樣,當我館查新的內容范圍內的項目太多時,就可以推薦查新用戶到這兩個單位進行查新,從而減少本館的工作壓力,保證查新質量。

2.1.2 查新部門信息資源共享協作。

(1)信息資源共享協作是一種基于網絡環境下的文獻資源共享協作系統。它將分散的、不同載體、不同地理位置的信息資源以數字方式存儲,通過通訊網絡相互連接,提供即時利用[4]。查新部門之間信息資源共享的協作,可解決當前查新工作所碰到的許多難題。比如,2000年,我館在查新中碰到一個急于要鑒定的課題《海藻糖的提取工藝》,當時查到一篇切題文獻是發表在《海南師范大學學報》1996年第二期上,但那時本館沒有訂購該期刊,后來通過協作關系了解到廣西民族大學圖書館雖訂購有,但又偏偏缺這一期,而海南師范大學雖有該刊,但當時還未實現跨省協作,沒法協調。最后通過電話咨詢得知廣西師范大學也有這份雜志,經過協商最終獲取了這篇切題的文獻,順利完成了查新任務,也幫查新用戶完成了項目鑒定。

(2)查新水平的高低或質量的好壞取決于查全率和查準率。如果達不到查全率和查準率的要求,檢索質量將得不到保證;若失去檢索效果這一前提,綜合對比分析就不可能真實、全面,結論也必然虛假,查新報告寫得再好,也不符合質量標準[5]。因此,必須擁有相應的能滿足查全、查準所需求的網絡數據、光盤數據庫、聯機檢索等信息資源。但是,就目前我國的查新機構或部門而言,有財力購買全部數據庫的并不多,從發展水平與投入產出比率分析,自購數據庫幾乎不可能,也不劃算。因此,共享信息資源、實現信息資源的充分利用已成為當前協作的一項首要內容。以 SCI數據庫在我館的應用為例,由于學校把教師論文能被 SCI收錄作為晉升、獎勵甚至博導申請的一個指標,而且教師、研究生發表的論文很多,常常要求圖書館檢索他們論文的收錄情況。但我館還沒有購買 SCI數據庫,因此一度影響了師生們科研的情緒。為了不影響師生們的積極性,我館以協作方式委托清華大學圖書館代為檢索,師生們獲得了滿意的結果,對我們的工作也更加信任。

(3)信息資源共享協作要逐步通過網絡平臺搭建的協作化信息服務平臺或體系建立起各查新單位圖書館的聯合目錄檢索系統。聯合目錄的建設可以有兩種方式:一是集中或聯合目錄和虛擬聯合目錄。集中或聯合目錄則是將來自多個圖書館的數據匯集在一個數據庫中。虛擬聯合目錄是將書目虛擬組合,即每個書目數據庫都是相對獨立的,只是用戶檢索時將它們視為一個整體,通過一個通用的界面并行檢索各個書目數據庫并返回檢索結果。二是建立兩種聯合目錄后,可以由某個查新機構牽頭,建立一個數量充裕、結構科學、應用性能良好的文獻保障體系,以區域合作共享網頁的形式提供統一的資源檢索界面,從而實現聯合、協作的信息資源協作共享。在此基礎上建立地區間各查新部門的文獻資源共建共享原則及分工協作原則,并由政府出面制定有一定的法律法規和具有一定強制力的文獻資源協作共享法規。

2.2 國家認證的查新部門與非認證的查新部門之間的協作

查新部門之間的人力資源協作,除了與被國家認證部門之間的協作之外,還應包括與為數眾多的未經查新資格認證但現已經開展查新業務的單位間的協作,以及這些非認證的單位之間的協作。主要是幫助非認證的單位實現工作的規范性,完善服務標準,解決標準化服務與地區服務的關系,解決服務效率與服務質量、個性化服務與規范化服務之間的矛盾。對非認證單位的查新人員進行培訓、審核、交互等工作以及查新業務的開拓,以便進一步提升他們的查新業務能力,為他們今后成為認證的查新員創造條件。

目前全國各地的查新人員數量并不多,很少部門能具備具有各種專業背景的查新人員,而科技查新工作需要面對各專業的社會需求,技術性強,在這種情況下,不要說單獨一個地區,就是一個省的查新部門人員也難以應對周全。所以,對這些尚未被國家資質認證卻又已經開展查新工作的查新部門,要幫助他們多培養各種專業背景的科技查新人才,為以后的協調和擴大地區查新服務范圍的覆蓋面奠定良好的人力基礎,促進查新工作的可持續發展。

2.3 查新人員與委托人或用戶之間的協作

查新人員要準確地抓住“查新點”,就必須充分地掌握查新課題的實質內容。由于查新人員受專業的限制,即使他們的專業背景是屬于用戶所要查新的專業,但是對這個專業拓展研究的新領域或研究前沿的了解仍不如用戶,因此,必須要與委托人或者查新用戶進行全面的協作。雖然過去也有過簡單的交談式協作,但還遠遠不夠,必須要與他們一起對課題進行分析,才能全面、準確地理解查新的重點內容,并正確把握查新點,從而準確地確定檢索詞和檢索策略。

和查新用戶的協作還有一個作用,就是幫助用戶更深入地掌握文獻檢索技能和知識,尤其是對那些對文獻檢索方法一知半解的用戶,其意義更大。有些查新用戶對自己所研究的課題領域在國內外同類研究的進展與創新性也并不一定很了解,他們所用的檢索詞、關鍵詞往往不規范,根據他們所提供的檢索詞,不一定能獲得高的查全率和查準率。因此,通過協作交流,查新用戶不僅能學會更深層次的文獻檢索技能,還往往得到有價值的啟發,而且使他們在下一次有查新需求時,會更樂意主動與查新人員配合。這樣,不僅查新工作會更順利,查新質量也會更高。

2.4 查新人員與專家之間的協作

查新人員與專家之間的協作,協作對象主要是與查新用戶所研究的課題或同一專業范疇的專家,而不是查新審核專家。這些專家包括教授或研究員,他們對用戶所研究領域的國內外研究狀況比較熟悉,精通相關學科的研究進展和發展前景。雖然查新結果都要由查新機構的專家審核,但審核員只不過是對應用的數據庫范圍、類型、檢索詞、檢索式以及撰寫是否規范進行審查,而非對查新內容作專業性審核。而且并非每個查新審核員都具有廣闊的知識面和深厚的專業背景,即使他們是同一個專業的,他們畢竟只是情報專家,而不是查新用戶所研究課題的專家。因此,學科專家的介入就可以彌補目前查新審核員專業知識的不足,與查新人員形成優勢互補。要使與學科專家的協作達到協調,需定期走訪交流,給他們提供信息或查詢幫助,以贏得他們的信賴。

2.5 查新部門與科研管理部門之間的協作

科技查新與科研管理是密切相關的。科研管理是對科學技術研究的計劃項目、成果、專利和情報等信息實施管理,而科技查新歸屬于科技信息部門管理,二者應是協同一致的,科研管理需要不斷地探索、創新、發展和對外交流合作,查新則要為科研管理提供技術文獻資源項目新穎性依據[5]。在一定時期內會出現課題查新比較密集的時段性查新,其原因往往與科研管理部門有關。因此,查新部門與科研項目管理部門的協作是解決科技查新工作出現時段性問題的關鍵,可以避免查新機構受理科技查新項目的過度集中。

為便于管理,相關科研管理部門會要求學校或其他科研院所或企事業單位在某一特定時限內上報全部科研申請項目,因此造成查新項目過于密集。查新項目和查新時間過于集中,容易造成查新人員和查新用戶的煩躁。查新用戶為急于拿到查新結果,對其所立的項目往往考慮不周,有時甚至反復更換題目或查新內容,檢索詞或關鍵詞也拿不準,而由于查新人員與用戶交流不夠,難以保證每個項目查新工作的質量。為完成查新任務,查新人員必須接收跨專業的課題,有時碰到陌生的專業領域,查新人員還要求在短時間內熟悉該課題的背景材料,由于理解和把握查新點和技術要點很難,對檢出的中外文獻的篩選也難以把握,進而會影響到查新的總體質量。因此,查新部門與科研管理部門的協作,應理順時間,做好安排,特別是各級科研管理部門之間就其管轄范圍內的各種科研立項、成果鑒定和獎勵評審等的時間要相互溝通、調整,以避免各類科研項目過于集中于某一時段而影響查新工作質量。

3 結 語

查新工作的協作是解決標準化服務與地方服務的關系,解決服務效率與服務質量、個性化服務與規范化服務之間矛盾的一條重要途徑,也是查新工作未來發展的趨勢。現在已有某些省份和中國科學院[6]等提出了查新工作聯體服務體系的設想,但就目前或相當長的一段時期來看,這個設想在全國范圍內的應用還相當困難,只能在一個地區或一個省份內實施。而查新協作則可以作為全國性的協作連鎖開展工作,它可以作為查新工作聯合體實現前的一個過渡,因此,區域協作是當前全國科技查新機構之間協作的一條可行性途徑,是提高查新質量和服務水平、解決查新時段性的一項重要措施,建議應該由國家科委、科技部出面建立起各地區相互關聯的協作綜合系統,并建立起查新協作的長效機制,以適應新形勢下查新工作的創新發展。

[1]崔 林.問題與對策:關于我國科技查新工作的若干思考[J].科技管理研究,2010(1):31—17.

[2]夏立新,韓永青,鄧勝利.基于知識供應鏈的知識服務模型研究[J].中國圖書館學報,2008(2):60—64,72.

[3]黃如花.我國科技查新機構的分布及特點[J].情報理論與實踐,2005,28(2):255—259.

[4]姜曼莉.我國新一代信息資源共享協作網的建設構想[J].情報科學,2000(12):1067— 1069.

[5]韋成禮.查新質量評價模式的研究[J].圖書情報工作,1998(5):13— 14,53.

[6]鄭 菲,陳朝暉,王學勤,等.中國科學院查新檢索聯合服務體系建設與服務模式探索[J].圖書情報工作,2010,54(7):96—100.