實物檔案的科學保管

堯　欣

十幾年來，由于豐富館藏和檔案利用的需要，越來越多的實物檔案開始進入檔案館保存并頻繁出現在各種展覽中，使得實物檔案的保管成為檔案部門必須面對而且亟待處理的實際問題。但在實踐中，目前我國絕大多數檔案館還沒有形成規范的實物檔案保管操作規程，也尚不具備純熟的保管技術和方法，很大程度上還依附于現有的紙質檔案的保管方式，導致許多珍貴的實物檔案得不到有效保護，甚至部分已瀕臨損毀。為此，研究如何對各種形式的實物檔案進行切實有效的保管就顯得尤為必要。

實物檔案沒有紙質檔案在形成時間上周期性的規律，沒有膠片檔案在載體尺寸上相對固定的規格，也沒有聲像檔案那樣既定的載體材料，這使得檔案的收集和保管工作變得更為復雜，需要檔案工作者必須做到全主動式的收集和對各種載體材料全方位的技術保護。從各管理環節的操作規程和技術手段的角度而言，可以說實物檔案的管理開辟了一種全新的檔案管理模式。

一、實物檔案保管的特點

實物檔案有別于現有主流檔案的特性必然會給其保管工作帶來許多新的問題和挑戰。相對成熟的紙質檔案、聲像檔案等載體和信息的保護方法并不一定適用于實物檔案，為此，準確把握實物檔案保管的特殊性是進一步對其進行合理妥善保管的前提和基礎。

1、形成時間的不確定性

由實物檔案的定義可知，獎牌、證書等形式的實物檔案是反映某一單位或部門所取得工作成績的物品，它必須以其形成單位的工作實績為基礎，而成果的取得并非以人的主觀意志為轉移，也不具有時間或主體上的規律性，因而檔案部門無法預知哪些單位在哪個時段會產生實物檔案，很難及時準確地收集到所需檔案。此外，并沒有相關規定要求形成單位主動向檔案部門移交其實物檔案，這無疑又為保證檔案的齊全和完整增加了一份難度。

2、保管的空間局限性

實物檔案多種多樣的載體不僅給檔案分類帶來不便，而且嚴重威脅到檔案庫房的保管空間。一件實物檔案小可以是一枚徽章，大則可以是一幅牌匾，相對于我國現有的檔案庫房而言，這些實物檔案所需的空間大大超出了普通庫房的承受能力。隨著越來越多的實物檔案被征集進館，保存空間的拮據必將影響到整個保管工作的開展。

3、備份困難

為了便于用戶的利用，無論是紙質檔案、聲像檔案還是電子檔案通常情況下在保存檔案原件的同時，相關部門還保留有一定的檔案備份件，而對于實物檔案制作備份卻有所不便：一方面，要逼真地再現檔案原件，在檔案的外形、色彩、工藝等方面對復制技術的要求較高，復制難度較大；另一方面，復制件所占的空間將增大對檔案保管環境的壓力。因此，實物檔案的實體備份并不能有效地解決檔案長期保存的問題。

4、保管技術不成熟

實物檔案的載體形態各異，材料多樣，大小不一，其載體可由玻璃、金屬、布料、塑料等多種材料構成，并且載體上的信息內容有鍍金、油漆、墨汁等多種表現形式。上述各類材料要求不同的保存環境和保管方式，同一類別的載體也可能由于信息表現手法的不同而在保管要求上各有側重。而現今對紙質檔案的保管技術顯然不適合或不能滿足各種樣式的實物檔案的保管需要，保管技術的不成熟成為制約實物檔案保管工作發展的一個瓶頸。

二、加強實物檔案保管工作的幾項措施

在明確實物檔案保管特點的基礎上，應采取相應的手段和措施對已有的實物檔案進行妥善有效的保管，筆者認為可以從以下幾方面著手：

1、加快相應的規范和體制建設，構建實物檔案保管的標準體系

依據現代化的工作流程理念，要切實加強實物檔案的保管必須做到規范先行，以明確的管理和操作規定統一各職能部門的相關工作，夯實整個保管工作基礎。從現階段實物檔案保管的實際來看，首先，必須完善收集標準規范。由于實物檔案概念外延的模糊性，近幾年來檔案館和博物館都將實物檔案視為己有并不同程度地加大了收集的力度，導致一些檔案館盲目地擴大館藏，給保管工作帶來極大的負擔。對此，有必要以標準和規范的形式明確實物檔案的收集范圍，在兼顧館藏和保管條件的前提下，做到“有檔可歸、有檔不歸”，立足現有資源最高效率地維護實物檔案的完整與安全。

其次，加強實物檔案保管技術規范的建立。在理論研究的基礎上盡快建立保護技術的相關標準是指導目前實物檔案保護工作的關鍵。載體的特性決定實物檔案的保護不能再沿用紙質檔案的技術方法，不同的載體材料對保管環境和條件的要求不盡相同，實物檔案載體本身的多樣性無疑加大了相關技術標準制定的難度，并在事實上已成為檔案工作者當前面臨的亟待解決的一個重要問題。

2、對實物檔案進行科學分類及合理鑒定

由于實物檔案載體材料繁雜且形態大小不一，給檔案管理帶來諸多不便。為使保管工作盡可能合理，應著重做好以下兩方面的工作：

第一、對實物檔案進行科學分類。分類的標準多種多樣，可根據歸檔單位、檔案反映的信息內容等將其分為不同的類別，但從延長檔案壽命的角度而言，將同一載體材料的檔案歸為一類較為合理，這也是在檔案部門實際管理中較為普遍的分類方法。

第二、對實物檔案進行準確合理的鑒定。對于實物檔案的鑒定必須密切結合檔案產生的背景環境，從內容和載體兩方面入手進行評價。不同價值層次的檔案可按照永久或長期保存、暫時保存、銷毀等不同方式進行處理，以確保館藏檔案的質量。特別是對于一些價值不高、體形較大的檔案必須堅決予以銷毀。從某種程度上講，加強檔案的鑒定也是提高實物檔案保管效率的一個重要途徑。

3、加強實物檔案保護技術的研究

實物檔案信息內容完全依附于載體而存在，特別是一些經雕刻、鑄造等工藝處理的獎杯、牌匾等，其信息更是由載體的變化而表現出來。由此可見，保護實物檔案的重點應定位在載體保護上，而要延長載體的壽命其保護技術的成熟與否是起決定性作用的關鍵之所在。首先，要注重實物檔案日常保存環境的研究。檔案在進館后絕大部分時間都儲存在庫房中，周圍環境的溫濕度、光照強度和清潔度等都會對檔案的壽命產生重大的影響，如庫房濕度、蟲霉等對實物檔案載體特別是某些木質檔案影響顯著。為此，合理準確地控制保管環境仍是檔案日常維護的核心工作，也是確保檔案得以長期保存的根本條件。

其次，必須特別關注實物檔案展覽時的技術保護。實物檔案直觀鮮活的外部特征使得它在各種展覽中頻頻出現，高頻率的展覽對檔案本身將造成不同程度的損傷，并且在實物運輸過程中也極有可能導致檔案的毀壞，這些都需要在利用過程中采取相應的保護措施加以防范。

再次，應加強實物檔案修復技術的研究。大多數被接收進館的實物檔案都具有較高的歷史價值，其中部分檔案載體本身就是價值的最鮮活體現。若實物檔案遭到破壞，很可能由于其制成材料或制作工藝等方面的原因造成檔案載體修復的困難，進而致使檔案信息難以還原。因此，檔案保護工作者還必須深入研究實物檔案各類載體制成材料及相關制作技術，有針對性地開展檔案修復工作。

4、強化相關人員的保護意識，提高保管人員的業務素質

由檔案工作人員和利用者共同構成的主體一直以來都是左右檔案安全保管的根本性因素，對檔案的“生死存亡”起著決定性的主導作用，當然實物檔案的保管也不例外。為此，首先有必要強化相關人員的保護意識。它要求檔案工作人員在對檔案進行日常維護和操作處理的過程中時刻注意對實物本身的保護，嚴格遵守相關的制度規范和操作流程，不得隨意或擅自對檔案進行違規或不正當的處置。此外，特別值得一提的是，無論是在何種利用場合，主辦方都必須在提供利用之前對用戶進行必要的保護知識教育，盡可能減少在實物檔案參展或外借過程中由于人為因素造成的碰傷、丟失等事故的發生。其次，作為一名合格的檔案工作者，在精通業務知識的同時，還必須熟悉與檔案相關的歷史、文化等背景知識。就實物檔案的保管而言，這點顯得更為重要。對各實物檔案所反映和展現的歷史事實和相關背景的掌握不僅是檔案保管工作的實際需要，更是確認檔案保存價值的必要條件。換句話說，了解和掌握檔案的產生環境和所反映的歷史等背景知識已成為實物檔案保管工作中必備的一項重要內容。

參考文獻：

1、段振強： 《為實物檔案定個位》，《北京檔案》2006年第1期。

2、王世強：《談談實物檔案的管理》，《蘭臺世界》 1998年第3期。

3、南獻德：《反“實物檔案”論》，《中國檔案》1997年第9期。

作者單位：解放軍南京政治學院上海分院