國外電子文件管理模式及其特點研究（４則）

國外電子文件管理模式及其特點研究

安小米在2006年第5期《山西檔案》上撰文，采用典型案例研究方法，分析了澳、英、美國家檔案館電子文件管理的理論、方法與對策、電子文件管理規(guī)劃及其實施途徑和保障機制，提出了幾點值得我國借鑒和學習的經(jīng)驗。三國國家檔案館電子文件管理的宗旨均是保證電子文件的真實性，電子文件長久保存和公眾利用，但在實現(xiàn)途徑上三種模式各有特點。

澳大利亞電子文件管理模式的特點是文件連續(xù)體模式和事務活動分析法，電子文件管理被看成普通的文件管理和政府管理活動的證據(jù)永久性管理，強調(diào)基于證據(jù)的政府治理和過程管理而非文件管理，文件不論保存在何處。

英國電子文件管理模式的特點是文件連續(xù)體模式和法律影響分析法，將電子文件看成是電子政府管理的一部分，強調(diào)電子政府法律框架等變化給文件和檔案管理帶來的變革及其挑戰(zhàn)，將電子文件管理看成電子政府數(shù)字解決方案的有機組成，文件集中保存。

美國電子文件管理模式的特點是文件生命管理模式和技術影響分析法，重點強調(diào)通過建立滿足文件功能要求的文件管理系統(tǒng)來實現(xiàn)電子文件的集中保管。

作者指出了值得我國借鑒和學習的四個經(jīng)驗：1、為什么要實施電子文件管理被視為建立基于證據(jù)的電子政府治理與責任的核心內(nèi)容，被納入政府績效檢查與審計的內(nèi)容與依據(jù)（澳大利亞）、電子特使（英國）的使命和電子政府的動議（美國）。2、電子文件管理管什么的戰(zhàn)略目標被列入政府數(shù)字解決方案和信息資源與資產(chǎn)的服務內(nèi)容，納入事務活動的戰(zhàn)略規(guī)劃及其管理過程。3、如何實施電子文件管理戰(zhàn)略規(guī)劃包含宏觀、中觀和微觀三個層次，這三個層次均納入了政府事務活動及其信息管理的政策、制度與規(guī)范體系建設之中，具有持久性、連貫性、一致性和互操作性特點，不是孤立的和自閉的文件管理和檔案管理政策、制度與規(guī)范制定。4、宏觀層政策制定的目標是建立跨越部門的文件全生命管理集成化戰(zhàn)略視角和責任；中觀層制度制定的目標是建立跨越系統(tǒng)的電子文件管理集成化運行機制和適宜的環(huán)境（恰當?shù)南到y(tǒng)設施、好的信息建構、用戶教育、專家知識）；微觀層規(guī)范制定的目標是建立真實性電子文件長久保存的集成化戰(zhàn)術解決方案及其實施所需的操作規(guī)范和工具。

檔案工作信息化應澄清幾種認識

2006年第10期《蘭臺世界》理論版刊登高永青、張曉霞的文章，澄清了檔案工作信息化過程中的幾種錯誤認識。

一：檔案工作信息化不是網(wǎng)絡＋計算機。事實上，數(shù)字化、網(wǎng)絡化等技術因素僅僅是一種重要的催化劑，目的是使檔案工作有機會實現(xiàn)前所未有的跨越發(fā)展，即檔案信息化建設的本質(zhì)是人文的。所有數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術的應用都圍繞以人為中心、滿足用戶需求而加以選擇、建設和發(fā)展，檔案工作將由原有被動、直接、實物交互式服務轉(zhuǎn)向主動、虛擬、互動式的用戶服務。另外，即便從檔案工作信息化技術角度來看，也不能認為用計算機處理檔案信息就是檔案工作信息化。

二：檔案工作信息化不是對傳統(tǒng)檔案學理論的顛覆。電子文件的出現(xiàn)、計算機與遠程通訊手段的結合、關系數(shù)據(jù)庫的普遍使用以及超國界網(wǎng)絡的出現(xiàn)，使得不同機構使用共同的數(shù)據(jù)資源和共同參與形成一批數(shù)據(jù)成為日益增多的事實，直接挑戰(zhàn)來源原則、全宗原則。但是，所有的挑戰(zhàn)和沖擊都是非顛覆性的。來源原則同樣適用于電子文件，只要在電子文件生成、管理和利用的全過程中始終忠實記錄和保留元數(shù)據(jù)，就能夠客觀地展現(xiàn)和保持文件形成的歷史原貌。同樣，文件生命周期理論也仍然是電子文件時代檔案學的支柱理論，電子文件的出現(xiàn)并未根本改變文件的本質(zhì)屬性和運動過程，而只是電子文件運動過程的整體性和連續(xù)性更加突出。

三：檔案工作信息化不是檔案工作現(xiàn)代化。檔案工作信息化實現(xiàn)了檔案工作技術與設備的現(xiàn)代化，是檔案工作現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎，是檔案工作現(xiàn)代化的基本標志。

四：檔案工作信息化不是加大檔案工作的工作量。在當前檔案工作信息化的實踐中，各級各地檔案部門都實行紙質(zhì)文件和電子文件并存的“雙套制”只是個過程，隨著信息通信技術的發(fā)展和完善，信息通信技術必將極大方便檔案工作者的工作，更大可能地發(fā)揮檔案的自身價值，在人類記憶的存儲（檔案管理）中發(fā)揮更加卓絕的作用。

運用行政合同加強對重點

建設項目檔案工作的監(jiān)管

《中國檔案》2006年第9期楊潤珍、傅電仁撰文指出，行政合同具有行政性和契約性相融合的特點，使它可以彌補檔案行政管理權威弱的缺陷，解決重點建設項目檔案管理復雜的問題，從而彌補檔案法律法規(guī)的不足。

1、行政合同的訂立。檔案行政管理部門平時要加強與項目計劃管理部門的聯(lián)系，及時掌握工程立項情況。工程立項后要準備好該項目行政合同的藍本，籌建開始后力爭盡快訂立合同。

2、行政合同的內(nèi)容。（1）建設單位的責任與義務：要明確規(guī)定建設單位作為項目建設的法人代表，除做好本身檔案的收集、整理、移交職責外，還要對勘測設計、施工、監(jiān)理等單位檔案工作進行監(jiān)督、指導，要將檔案的形成、收集、整理、移交納入與勘測設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂的工程建設合同中，納入有關人員的崗位責任制。建設單位要按照有關規(guī)定及時向有關國家檔案館移交檔案。建設單位違反檔案法規(guī)，檔案行政管理部門可責令限期整改，并按有關規(guī)定給予相應的經(jīng)濟處罰。（2）檔案行政管理部門的責任與義務：檔案行政管理部門在依法加強檔案管理的業(yè)務指導與監(jiān)督的同時，應無償提供技術咨詢服務，指導工程檔案人員制定文件材料的立卷歸檔細則，舉辦由有關工程技術人員參加的培訓班，明確文件材料積累的順序和范圍等。合同還可約定，檔案行政管理部門業(yè)務指導不力或工作失誤，造成檔案質(zhì)量不符要求或受損的，建設單位可追究檔案行政管理部門的失職責任，必要時給予賠償，以增強建設單位簽署合同的積極性。

另外，行政合同簽訂后，檔案行政管理部門的執(zhí)法人員和業(yè)務指導人員要根據(jù)合同規(guī)定，認真行使自己的權力，履行應盡職責。同時要督促建設單位履行合同。同時，應建立行政合同糾紛調(diào)解機制。

女人十種不良就醫(yī)習慣

1、忽視健康。大多數(shù)女性在思想上認為健康對自己比較重要，而真正的健康行動，尤其是在無病時的健康投資寥寥無幾，甚至沒有健康投資的概念。在健康方面的“投資”最多是生病時的醫(yī)療費用。況且在很多時候，即使有點小毛病也很少去醫(yī)院就醫(yī)，所以在這方面的主動支出是比較少的。

2、拒絕體檢 。大多數(shù)人女性只參加單位組織的定期體檢，而主動去醫(yī)院做體檢者很少。也有部分女士認為自己沒有什么疾病，用不著做體檢。而那些平時小病小恙不斷，或有某種家庭病史者，擔心一旦在體檢中查出什么問題，自己心里難以承受的也不在少數(shù)。

3、不遵醫(yī)囑 。在此問題上，絕大多數(shù)的女性都承認自己有時“不太聽醫(yī)生的話”，不按時復診、不按醫(yī)生的囑咐服藥和接受治療。而有少數(shù)女士認為自己“對疾病高度敏感”，只要醫(yī)生告訴有“問題”，就會隔三岔五往醫(yī)生處跑，即使醫(yī)生明確告知沒必要，有時自己也會把醫(yī)生搞得“很緊張”。

4、就診過遲。這是女士們的“通病”之一。不少女士生病時總會認為“問題”不大，隨便吃點藥或拖一拖就會好，但更多時候是越拖越麻煩，直到感覺“再拖就要出事”才會去醫(yī)院。

5、自作主張。許多女士在就醫(yī)時圖方便到私人診所、不去正規(guī)醫(yī)療機構求治。這種情況多是女士們自認為是“小毛病”，隨便到小診所打個吊瓶或到藥店買點藥就能解決問題時發(fā)生的。

6、過分緊張。這種情況多發(fā)生在“老病號”或空閑時間較多的女士身上。出于謹慎和對自己健康的過度關心，每每有病時，她們就會跑了這家醫(yī)院再到那家醫(yī)院，而且故意不帶病歷等資料，然后看看醫(yī)生們說的是否一致?；蛘吣眉揍t(yī)生的話向乙醫(yī)生、丙醫(yī)生甚至丁醫(yī)生“求證”，這樣跑來跑去，不僅容易貽誤治療，也容易誤導醫(yī)生而導致診斷錯誤。

7、扎堆看病。這種情況下屬于不尊重醫(yī)生的勞動，侵犯其他病人的隱私權。一些女士就診時喜歡站在醫(yī)生旁邊，觀察醫(yī)生是怎么給別人看病的，不但給醫(yī)生帶來干擾，而且無形中侵犯了其他病人的隱私權。

8、“粉飾”病情。有些女性往往在就診時涂脂抹粉，影響醫(yī)生的正?！耙曉\”。愛美是女人的天性，即使在就診時也要把自己收拾得漂漂亮亮，孰不知臉上涂脂抹粉后，反倒會起到掩蓋病情的反作用。

9、誤會醫(yī)生。有些女性對疾病治愈的期望值過高，并因此而產(chǎn)生“醫(yī)療糾紛”。受醫(yī)學發(fā)展水平所限，目前并非所有的疾病都能治愈。同時由于個體的差異，藥物的副作用、手術的并發(fā)癥在醫(yī)學上也不可避免。但有的女士“康復”心切，對醫(yī)生和醫(yī)院提出一些不切實際的要求，一旦達不到目的就“不依不饒”。

10、放棄權利。不能正確使用屬于自己的“知情權”。發(fā)生醫(yī)療糾紛或不可避免的并發(fā)癥時，不按正常程序申述，或者因?qū)Σ∏椤安恢椤倍荒芎芎玫鼐S護自己的權益。

（楚 欣）