企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)初探

劉傳鴻

企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)，是企業(yè)進(jìn)行信息化管理的重要系統(tǒng)之一。隨著信息畫時代的到來，企業(yè)的發(fā)展伴隨著要處理的信息量也逐步增多，如何管理好企業(yè)內(nèi)部員工的信息，成為企業(yè)管理的一個重大問題。在這種情況下，開發(fā)一個企業(yè)的人事檔案管理系統(tǒng)就顯得非常重要。對于大中型企業(yè)來說，利用計算機(jī)支持企業(yè)高效率完成勞動人事管理的日常事務(wù)，是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度要求、推動企業(yè)勞動人事管理走向科學(xué)化、規(guī)范化的必要條件。

如今世面上存在的相關(guān)管理系統(tǒng)很多，但是，對于企業(yè)或者事業(yè)單位的人事管理系統(tǒng)來說，可能并不是十分實(shí)用。它們大多數(shù)功能過于復(fù)雜，對管理人員技術(shù)要求太高，難于方便的進(jìn)行使用和管理，對某一個具體的企并不是十分適用。因此，對于一個特定的信息管理上的企業(yè)應(yīng)用，開發(fā)一個方便快捷的系統(tǒng)就顯得非常重要。

該系統(tǒng)開發(fā)的目標(biāo)就是在于實(shí)現(xiàn)一個功能實(shí)用、操作方便，簡單明了的人事管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)用來協(xié)助企業(yè)科學(xué)并且高效地進(jìn)行人事管理，它從科學(xué)的人力資源管理角度出發(fā)，從企業(yè)的人力資源規(guī)劃開始，對企業(yè)人事方面的各種信息進(jìn)行科學(xué)的處理。該系統(tǒng)記錄的數(shù)據(jù)可以包括招聘信息、崗位描述、培訓(xùn)資訊、績效評估、個人信息、請假記錄、工資發(fā)放、加班情況等各種與企業(yè)人事有關(guān)的信息。以上所有信息最終都可以存儲到一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，將企業(yè)的所有員工的所有相關(guān)信息統(tǒng)一的進(jìn)行管理。

在使用的技術(shù)方面，企業(yè)人事管理系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)的操作使用的是一種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，它是通過現(xiàn)代企業(yè)人事管理的狀況的分析及估計，從而開發(fā)的一種集企業(yè)人士分類、瀏覽、錄入、修改、查詢、刪除、添加、統(tǒng)計、分析、制表、安全、新用戶的設(shè)置及密碼修改等功能模塊于一體的管理軟件，有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力及良好兼容性，以及方便、快捷、實(shí)用、美觀界面設(shè)計，使其成為企業(yè)人事管理的有利工具。

關(guān)于需要使用的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品，由于考慮到方便易用，常見的商業(yè)上的產(chǎn)品例如DB2，Oracle，SQL Server等都過于復(fù)雜，不太適合一般的企業(yè)使用。對于本系統(tǒng)，比較適合的方案是使用Microsoft公司的Office系列產(chǎn)品中的Access數(shù)據(jù)庫，它具有廣泛的實(shí)用性，方便的開發(fā)管理，可視化的集成開發(fā)環(huán)境和強(qiáng)大的可擴(kuò)展性等顯著優(yōu)勢。Access是一個既可以只用來存放數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫，也可以作為一個客戶端開發(fā)工具來進(jìn)行數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)，同時既可以開發(fā)方便易用的小型軟件，也可以用來開發(fā)大型的應(yīng)用系統(tǒng)，具有眾多的優(yōu)點(diǎn)，因此為該系統(tǒng)選用Access數(shù)據(jù)庫是不二之選。

在具體使用的開發(fā)工具上，作為數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的開發(fā)，Visual Basic對該系統(tǒng)來說是一個非常理想選擇。從任何標(biāo)準(zhǔn)來說，VB都是世界上使用人數(shù)最多的語言，通過幾年的發(fā)展，它已成為一種專業(yè)化的開發(fā)語言和環(huán)境。用戶可用Visual Basic快速創(chuàng)建Windows程序，現(xiàn)在還可以編寫企業(yè)水平的客戶端程序及強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序。由于Visual Basic與Access同屬于Microsoft公司的產(chǎn)品，因此兩者的兼容性會比較有保障，相互之間的操作應(yīng)該可以達(dá)到比較好的集成度。

正式開發(fā)管理信息系統(tǒng)之前進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)研是非常必要的，因?yàn)檎{(diào)研是明確用戶的需求，以根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行可行性分析，確認(rèn)系統(tǒng)的開發(fā)是否可行的重要依據(jù)。系統(tǒng)開發(fā)前必要對現(xiàn)行系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，明確最終用戶的需求，保證開發(fā)的新系統(tǒng)的功能與用戶的要求相吻合，避免耗費(fèi)大量的人力、物力、財力，新系統(tǒng)的開發(fā)卻失敗的悲劇發(fā)生。本系統(tǒng)的最終用戶都是企業(yè)人事管理相關(guān)的人員，相對比較集中，比較容易調(diào)研。

調(diào)研完成后，應(yīng)該對該系統(tǒng)進(jìn)行可行性分析，主要包括新系統(tǒng)目標(biāo)可行性分析，社會可行性分析，技術(shù)可行性分析，經(jīng)濟(jì)可行性分析，管理可行性分析等。總之要根據(jù)自己已經(jīng)掌握的所有相關(guān)信息，進(jìn)行合理的可行性分析并給出報告，確定該項(xiàng)目是否具備開發(fā)的必要。只有確定本系統(tǒng)在技術(shù)上完全可行，在實(shí)際中也確實(shí)需要后，這才能正是決定開發(fā)此系統(tǒng)。通過確定了系統(tǒng)開發(fā)的可行性后，系統(tǒng)正式進(jìn)入開發(fā)階段。

軟件工程的開發(fā)是從需求分析開始的，在此之前，應(yīng)該還有一個“搜集需求”的過程，這在上一步的系統(tǒng)調(diào)研中做到，顯然需求的搜集與需求的理解和表達(dá)是很重要的幾個步驟，合理的需求分析直接決定了系統(tǒng)開發(fā)的成功與否。這需要通過對現(xiàn)行系統(tǒng)的詳細(xì)調(diào)研，主要是從系統(tǒng)的角度理解用戶的需要，確定新系統(tǒng)的綜合要求，并提出這些需求的實(shí)現(xiàn)條件以及需求應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，也就是確定新系統(tǒng)要做什么，做到什么程度。需求分析大致要包括功能需求，性能需求，環(huán)境需求，未來需求等。對于本系統(tǒng)的功能來說，主要包括管理員功能，人事主管功能，檔案管理功能，工資管理功能和會計員功能，分別針對不同的用戶實(shí)現(xiàn)不同的操作。

在確定了用戶的需求后，就可以開始對該系統(tǒng)做概要設(shè)計和詳細(xì)設(shè)計，這里由于設(shè)計到具體的數(shù)據(jù)和用戶的操作，因此可以根據(jù)需求分析的結(jié)果來確定數(shù)據(jù)流程圖和系統(tǒng)操作流程圖，方便開發(fā)時理解具體的功能，提高開發(fā)的效率。數(shù)據(jù)庫設(shè)計時，對于具體的表的設(shè)計要確保數(shù)據(jù)庫的規(guī)范性和完整性兩大重要的技術(shù)要求，這里主要包括職工信息，請假信息和工資信息3張主要的表。在界面設(shè)計時，要充分考慮到企業(yè)普通用戶的需求，做到簡潔明了而且對用戶友好，使用起來要十分方便。

開發(fā)的過程中要按照要求進(jìn)行單元測試和集成測試，在最終產(chǎn)品完成后，要參照需求分析的要求進(jìn)行用戶接受度測試。該系統(tǒng)的最終用戶主要為企業(yè)的人事管理人員，其中不同的用戶擁有不同的操作權(quán)限，因此在做用戶接受度測試時要注意從不同用戶的最終使用角度出發(fā)，設(shè)計各種可能的測試用例，覆蓋常見的功能，以滿足各個用戶的不同需要。