信息化條件下的備品備件全流程管理探討

崔發亮，姬生峰，趙有

（日照鋼鐵有限公司，山東 日照 276806）

一、備品備件全流程管理的必要性

當前無論什么行業，企業都需要有足夠的備品備件物資儲備來保證企業生產的正常運轉，所以備品備件物資的管理對每一個企業的發展都有十分重要的作用。同時備品備件等物資具有種類繁多、整體數量龐大、使用數量不可預測、使用難跟蹤以及不少物資需要專門定做等特點，從而加大了其采購、庫存管理的難度，給企業的精細化管理提出了嚴重挑戰。

當前不少企業紛紛以企業信息化建設為契機，推動企業備品備件物資管理的信息化，以達到對備品備件進行規范管理、降低庫存資金占用、提高企業管理水平的目的。然而在企業信息化建設過程中，由于備品備件等物資具有業務流程長、審批工作流程長、基礎數據整理工作量大、特殊業務多、庫存管理相對復雜等特點，所以信息化建設如果單純實現其業務鏈條上一個或幾個零碎的環節，很難達到規范管理、提升效益、降低備品備件庫存資金占用的目的，所以如何推進備品備件的規范管理給企業信息化建設提出了更高要求。

二、備品備件全流程管理的做法

鑒于備品備件物資的管理在企業發展中的重要性和復雜性，企業信息化建設只有充分考慮備品備件計劃、招投標、采購、供應商協同、庫存、付款、成本核算、設備管理等相關層面，及實現對備品備件整個生命流程的管理和跟蹤，才能實現備品備件管理的規范化、對備品備件的采購和庫存領用實施有效控制、降低備品備件庫存資金占用，提高企業精細化管理水平，從而達到實施備品備件信息化建設的初衷，備品備件全流程管理功能的實現主要需要從幾個方面開展，見圖1。

圖1 備品備件全流程管理圖

1.備品備件計劃的管理：實現備品備件采購計劃的提報、采購計劃審批工作流程的處理和公司采購計劃的管理。同時可以根據企業生產、管理狀況按照安全庫存、最大最小庫存等設置自動產生采購計劃，以保證公司生產的安全運行，還可以對采購計劃預算額度進行管控，對采購計劃進行庫存現有量平衡，以加強對計劃的管理，減少多余計劃的提報，從源頭上減少多余物資的采購。

2.備品備件招投標的管理：主要用于在采購計劃的基礎上進行詢價、報價的處理工作，實現招投標信息的公開公正，減少暗箱操作，減少企業損失。

3.備品備件采購的管理：主要用于采購合同的創建、管理、打印，而采購合同要做到可以依據采購計劃自動創建，同時庫存接收入庫時也要可以共享采購合同的數據，以減少采購人員、庫存管理人員工作量，提高工作效率。

4.備品備件的供應商協同：由于公司備品備件的采購種類繁多且不少物資為專門定做，所以為了保障公司生產的正常運行，采購人員應該加強和供應商的協同，以便于及時跟蹤訂單的執行情況，了解到物資的生產、發運、開票情況，同時通過協同供應商也可以及時了解物資發出后的入庫和付款情況，便于發現問題時可以及時補貨、換貨、退貨等。

5.備品備件的庫存管理：主要用于備品備件物資的出入庫的管理，為了加強公司對庫存物資的管控，庫存數據必須實現在全公司范圍的充分共享，同時還必須提供強大的功能來滿足備品備件實現批次或件次管理，對備品備件實現多維度的庫存分析，對備品備件實現庫、區、架、層、列等的貨位管理，對庫存出入庫實行審批和單據打印，對庫存進行盤點，對庫存領用實行定額管控等需要。

6.備品備件的財務管理：實現備品備件采購、入庫時可自動產生應計負債等科目信息，從而實現采購接收、入庫與財務銜接，并能滿足備品備品發票匹配、付款等，同時由于備品備件具有種類繁多、數據量大等特點，所以備品備件成本核算需能做到對每個物料出入庫信息和每個物料科目信息都能正確收集和準確對應，以提高備品備件成本核算的精確性。

7.設備管理、領用跟蹤管理：由于備品備件種類繁多，使用單位領用后公司很難跟蹤備品備件的具體使用情況，所以應推進設備管理、領用跟蹤管理的建設，加強對備品備件的使用跟蹤，以保證物資得到有效合理使用，同時依據使用情況自動觸發生成采購計劃，實現與采購計劃管理的銜接，從源頭上減少使用單位亂報采購計劃等問題。

三、備品備件全流程管理的重點及難點

信息化備品備件全流程管理涉及到備品備件業務流程的各個層面，除此之外還需要如下幾個方面進行強有力的支撐。

1.要建立完整的基礎數據體系，實現物料編碼、供應商等基礎信息的規范化、系統化管理。基礎數據的好壞直接關系到項目的成敗，沒有規范、完整的基礎數據體系支撐，備品備件全流程管理很難實現，所以備品備件信息化建設推進過程中要對備品備件的名稱、規格、型號、計量單位、采購員、訂單價格、物料類別以及供應商名稱、供應商地址、供應商帳戶等信息進行仔細整理和規范，如此才能保證采購計劃、采購訂單、庫存數據的準確性，從而為備品備件全流程實現打下堅實的基礎。

2.建立物料、物料類別、財務科目賬戶等信息間準確的關聯、對應關系，以實現業務發生時自動觸發準確的財務信息，保證財務成本、財務應付等數據的準確性和數據產生的及時性，推進財務業務一體化的實現。

3.建立完善的報表體系，從多角度、多層面對備品備件業務數據進行分析、統計，滿足業務部門或公司領導層績效、考核等需求，提高工作效率。

4.實現庫存設置的靈活性。由于備品備件物資管理存在種類多、整體數量大、存在使用有效期等特點，因此不少企業的貨位管理細化到庫、區、架、層、列等5層，不少物料要按照批次或件次進行管理和跟蹤，同時由于備品備件統計口徑復雜（是備件還是材料，是否零庫存以及是內建零庫存還是外建零庫存、是否大中修、是工藝件還是易損件等），更加大了庫存業務系統處理的難度，所以必須對庫存進行靈活的設置，盡量滿足不同的業務需求。

5.實現審批工作流程靈活配置。由于備品備件全流程過程中諸多地方都需要進行審批，如采購計劃、采購訂單、庫存領料出庫等，同時每一項業務的審批流程涉及到的審批層次、審批金額等各不相同，所以審批流程的設置一定靈活。

四、成效

信息化備品備件全流程的管理打通了備品備件從計劃到訂單，從訂單到庫存，從庫存到使用，從使用到計劃整個流程，并給企業帶來如下成效。

1.建立完善的物料基礎信息體系，提高公司對基礎數據的管理水平，為公司信息化管理水平的提升打下堅實的基礎。

2.實現業務數據的充分共享。備品備件全流程管理上環節的數據充分為下環節所用，從而實現了相關環節數據的共享，縮短了采購部整理采購計劃、庫存部門根據訂單辦理入庫等環節的時間，提高了工作效率、數據準確性，同時庫存數據的共享，加強了公司對庫存物資的管理和跟蹤，提高了公司的管理水平。

3.推進了財務業務一體化的實現。由于備品備件采購、庫存業務自動產生財務信息，財務賬戶與物料等數據緊密關聯，從而提高了財務應付、成本數據的準確性和及時性，并提高了公司備品備件成本核算的精細化和自動化水平。

4.降低采購、庫存資金。備品備件全流程管理的實現，使得每一個環節的數據都是上一環節產生或觸發，從而避免了采購計劃多報、采購部盲目采購、庫存不斷積壓、物資領用后沒有跟蹤等問題的產生，從而大幅降低公司庫存資金占用和采購額度。

5.堵塞管理漏洞。備品備件全流程管理的實現，加強公司對物資領用后跟蹤和管理，實現了招投標數據的公開公正，從而堵塞了公司管理漏洞，提升了公司的管理和管控水平。

五、結束語

通過信息化手段，推進備品備件全流程的管理，實現備品備件相關業務的系統化、規范化處理，達到了對備品備件進行全流程跟蹤的目的，不僅提高了公司的信息化水平，同時也可有效降低備品備件采購、庫存費用，給公司的管理水平帶來大幅度的提升，具有很大的現實意義。