發揮基層檔案服務職能的探討與實踐

盧旭

社會的發展、經濟的繁榮、社會信息化程度的不斷提高，在為檔案服務拓展了全新發展空間的同時，也提出了嚴峻的挑戰。特別是油田公司“整體成長、和諧發展”戰略為油田持續穩定發展指明了方向，也為基層檔案工作在油田建設中發揮應有作用提供了有利的契機。尤其是檔案服務創新方面，我們作了許多有益的實踐和探索，取得了良好的效果。要實現創新服務上臺階，還應該從以下幾個方面做出探索和努力。

確立服務定位，是做好基層檔案服務工作的前提

第一，要樹立主動服務意識。檔案服務要有所作為，就必須改變那種“守家”“待業”的傳統觀念，積極參與到油田的各項生產、經營、管理活動中來，從檔案資料管理的末端走向前端，拉近檔案與中心工作和檔案利用者的距離，為檔案利用者提供積極、主動、熱情的檔案服務。

第二，要樹立精品服務意識。檔案工作的服務意識突出地表現在檔案利用工作這個環節上。精品服務意識就是使檔案檢索及傳遞的檔案信息最有效、最具特色，并為利用者提供標準統一、易操作、高質量、全方位的計算機檢索途徑逐步取代手工檢索為利用網絡技術提供檔案信息實現信息資源共享創造條件。把檔案服務打造成為油田服務領域的精品，以最快捷的檢索途徑把最優秀、最有價值的檔案信息傳遞給利用者，最大限度地滿足檔案利用者對檔案服務的多元化需求。

第三，要樹立全方位服務意識。全方位服務，是檔案服務的方向，也是貫徹科學發展觀的要求。在服務對象上，要樹立為經濟建設服務的同時，也要為文化建設服務；為領導服務的同時，也要為廣大普通檔案利用者服務的意識。在服務空間上，樹立不局限于檔案館狹小的空間，走出館門，進入油田生產建設的各個領域。做到哪里有需要，哪里就有檔案服務。在服務時間上，要樹立不僅為當前服務，還要超前著手，服務未來的意識。

開展目標管理，是做好基層檔案服務工作的基礎

第一，創新服務理念。檔案是檔案部門為油田服務的最主要的物質資源，油田勘探開發需求是檔案工作的立足點和歸宿，沒有充分的對科研服務，就不能體現檔案的價值，對檔案資源無疑形成巨大的浪費。以前，我們的工作僅限于資料整理，坐等查詢等方面。檔案人苦坐辦公室，油井檔案資料藏于深閨，檔案工作一潭死水。2004年以來，我們明確了“圍繞勘探開發科研工作搞服務”的理念，提出了“創新理念優質服務”的口號，變被動守攤為主動出擊，變埋頭整理為登門服務，同時，進一步完善了各項規章制度，建立健全了服務責任制，不斷強化服務觀念，極大地調動了檔案工作者的積極性，激發了創造性。

第二，充實服務目標內容。從檔案服務角度講，為了使檔案信息開發工作具備雄厚的基礎資源，檔案部門要緊緊圍繞“服務”做文章，首先必須要有豐富而翔實的檔案資料，針對我館存檔案入手，不斷充實服務內容。一是圍繞年度工作目標責任制，突出常規性的檔案資料的整理、歸檔、接收、目標認定等工作；二是圍繞油田中心中作，突出重點性，著重抓好重大勘探開發科研項目檔案工作；圍繞油田增儲上產，我們檔案部門充分發揮了自身優勢、技術優勢，最大限度的搞好服務。

第三，制定相應措施，納入目標管理。檔案目標管理工作是基層各項工作必不可少的一個重要組成部分。因此，基層單位必須制定管理目標責任制，強化檔案目標管理工作，做到“四納入”。一要納入整體工作目標，使之與各項工作同步運行；二要納入主管領導的工作目標責任制，使他們明確對檔案目標管理工作應負有的責任、義務和任務要求，主動自覺地抓好檔案達標升級工作；三要納入檔案人員崗位工作目標責任制，促使他們熟練地掌握檔案業務，增強抓好檔案目標管理工作的責任感、事業心；四要納入檔案業務主管部門工作人員的崗位工作目標責任制，增強對基層單位檔案目標管理工作監督指導的力度。

第四，搞好達標進級，強化規范化管理。基層檔案工作要適應發展需要，檔案工作必須達標，上檔次、上水平。要確保檔案目標管理工作領導到位、檔案工作人員到位、庫房到位、管理到位，為達標升級奠定組織領導基礎；要確保檔案的安全與完整，在收集齊全的基礎上，按照標準進行系統整理，科學分類，使檔案的基礎工作有新的提高；要加強日常管理，建立健全各項檔案工作制度，照章行事，加快檔案信息化建設步伐，加大計算機在檔案管理中的應用力度，熟練掌握現代化管理手段，逐步實現檔案管理科學化、規范化、現代化。

拓寬利用渠道，是做基層檔案服務工作的關鍵

一是以擁有齊全完整的檔案資料為手段，采取來館查借閱的方式，提供最基本的服務。來館查借閱這種方式，要做到查什么能查到，借什么有什么，才能滿足檔案利用者最基本的要求。要作到這一點，首先就要在檔案的收集齊全上下功夫。要保證檔案收集齊全準確，就必須規范收集程序、建立制約機制。多年來，研究院檔案管理崗位按照確定歸檔范圍——制定歸檔計劃——歸檔收集——下發催交、整改通知單——總結分析的程序，大力加強檔案收集工作，收到了較好的效果。

二是以檔案資料編研為手段，采取專題資料系統提供的方式，提供較高層次的服務。結合單位的重點工作，研究檔案的利用規律，將部分零散的、龐雜的檔案資料進行“深加工”，免除單件借閱的勞苦，更大程度地滿足用戶的需要。2006年以來，我們本著“突出重點、先易后難、分步實施、資源共享、安全保密”的原則，對會戰以來，在科研、生產和管理等各項工作中形成的榮譽實物和聲像檔案（照片、印章、錄像帶和各種榮譽證書、獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、領導題詞）這些非紙質的特殊載體資料進行統一收集、分類、整理、歸檔和錄入的數字化工作，初步實現了部分特殊載體檔案網上查詢、瀏覽、打印和下載，為科研和管理人員提供了及時、豐富、形象、生動的檔案信息服務，極大地節省了科研人員查閱利用的時間，提高了利用率。

三是要切實加強檔案工作信息化建設。首先進一步更新觀念，真正重視信息化建設，解決認識問題；其次，要強化措施，具體推進，解決操作問題。以信息化為手段，采取信息共享的方式，為檔案利用者提供更高層次的服務。近幾年來，研究院從中油檔案管理系統的推廣應用到特殊載體數字化，從檔案的條目管理到部分檔案的計算機全文檢索，已初步實現了數字檔案館的雛形，并取得了初步認識：一是初步形成了檔案信息化建設的基本思路和實施方案；二是結合檔案業務數據特征和信息利用要求，編制了一套數據項填寫、進機規范，建立起了檔案網上借閱查詢系統；三是推廣《中油檔案管理信息系統V2.0》軟件，為油田檔案信息化共享創造條件。四是目錄建設加快。目錄中心總數據量已達到56萬條。五是啟動了公文及部分科技類檔案的全文檢索。

加強基礎建設，是做好基層檔案服務工作的保障

第一，必要的投入是檔案服務的保證。檔案服務離不開檔案庫房、檔案保護設施、設備等“硬件”方面的投入。沒有這些“硬件”保障，檔案工作的各個環節都無法正常進行，服務也就無從談起。近幾年來，研究院不斷加大檔案基礎設施建設力度，提高檔案管理水平。先后擴建了檔案庫房，購置了專用的現代化的檔案密集架，配制了DVD光盤刻錄機、硬盤存儲設備、數據采集卡，更新了計算機和打印機、掃描儀等設備。基礎設施的完善，保證了檔案資料的安全，縮短了查找時間，使管理工作邁上了規范化、標準化軌道。

第二，良好的素質是檔案服務的基礎。現代科學技術的發展，計算機信息技術的廣泛應用，檔案資源和服務領域的不斷拓展，對檔案系統人員素質提出了高層次、多方位、復合型的要求。檔案人員不僅要具備扎實的檔案學專業基礎，還要具有檔案各門類所涉及的相關專業知識。因此，提高檔案系統人員素質，是做好檔案工作的重要保障。提高提高檔案系統人員素質，要結合實際，采取以下三種辦法：一是進行適當的結構調整，優化檔案人員隊伍結構，通過調整，讓更多的學習檔案專業、油田相關主體專業、計算機應用專業的人才進入到檔案工作者隊伍中來，使檔案人員隊伍的知識結構、專業結構更為合理。二是大力加強理論研究，開展形式多樣的檔案工作方式、方法的探討。組織熱愛檔案事業，具有扎實專業基礎知識和相關學科知識，掌握現代計算機信息技術的檔案專業骨干，研究解決檔案工作中遇到的新問題、產生的新矛盾。

第三，找準切入點是檔案服務的載體。我們緊緊圍繞油田中心工作，不斷調整檔案服務的重心，找準最佳的結合點，從而做出我縣檔案工作的特色，創新了亮點。

第四，有針對性地開展崗位培訓。提高檔案工作人員的業務水平，是檔案更好服務的基礎，因此，要本著業務推進到哪里，培訓跟進到哪里的基本思路，不斷加強培訓工作。通過崗位培訓和學歷教育，提高了檔案工作人員的文化素質和業務素質，保證了檔案服務的順利開展。

油田全面、協調、可持續發展，離不開檔案服務。要發揮好檔案服務職能，就要抓住機遇，不斷迎接新的挑戰，樹立起全新的檔案服務意識，找準服務定位，拓寬檔案利用渠道，開展目標管理工作，加強檔案基礎設施建設，提升檔案系統人員的素質，促進檔案服務水平的全面提高，努力在建設又好又快和諧油田中發揮檔案工作的作用。

（作者單位：新疆吐哈油田研究院）