依法科學管理檔案 促進醫院發展

賈玉慶

摘要：依法抓機制建設扎實開展醫院檔案管理，使之法制化、規范化、科學化，是新時期依法治檔，強化醫院檔案事業宏觀管理，推進醫院各項工作發展，為建立現代化醫院管理體系服務的關鍵。

關鍵詞：醫院檔案；規范管理；依法管理

依法抓機制建設扎實開展醫院檔案管理，使之法制化、規范化、科學化，是新時期依法治檔，強化醫院檔案事業宏觀管理，推進醫院各項事業同步發展的重要措施，為建立現代化醫藥管理體系服務。

認真貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》和《河北省檔案管理條例》等法律法規，抓長效機制建設，積極推行檔案規范化管理。

1 提高法律意識，加強領導，為檔案工作規范管理提供支持

提供法律意識， 加強領導，成立以院分管領導為組長，各科室負責人為成員的檔案管理領導小組，明確院中心檔案室具體負責檔案管理工作。建立了三級檔案管理網絡：一是以院檔案管理領導小組為主體，對檔案管理工作進行決策，研究并制定方案，對全院檔案管理工作進行指導；二是以專職檔案管理人員為具體經辦人，負責全院所有檔案的處理和管理，并協調和督促全院各科室的檔案收集、整理，指導各科室兼職檔案員的工作；三是做好檔案平時管理工作，堅持以各科室負責人，即兼職檔案員為骨干，負責收集、整理、上交本科室在醫院工作活動中形成的檔案材料，從而確保檔案的齊全、完整、準確。

2 依法加大投入力度，搞好硬件基礎建設，為檔案工作規范管理提供保障

為確保檔案管理質量，加大了檔案管理工作投入，建立中心檔案室添置高檔檔案設施，使檔案管理硬件得到改善。建立中心檔案室計算機網絡體系。購置檔案查詢軟件，實現了檔案資料調閱網上查詢。 科學化檔案管理使用現代化設備必不可少，利用計算機網絡進行醫院檔案的收集、整理、保管、鑒定和統計等工作實現文檔一體化管理，順應現代計算機網絡技術多媒體發展的趨勢。檔案現代化應于醫院信息化建設同步發展，不斷提高檔案水平。

3 加強培訓，不斷提高檔案管理人員的整體素質，為檔案工作規范管理奠定基礎

堅持以人為本的原則，加強對檔案人員計算機操作知識培訓，每年都選送專兼職檔案專業技術人員外出培訓和參加繼續教育，專兼職檔案人員參訓率達到100％，使檔案管理人員的業務素質進一步提高，切實提升了檔案管理水平和管理質量。把檔案事業列入本院經濟發展計劃，建立健全檔案機構，確定必要的人員編制，統籌安排發展檔案事業所需經費。對檔案的收集、整理、提供、利用作出顯著成績的給予獎勵。

4 強化管理，建章立制，確保檔案工作法制化、規范化、科學化

檔案管理是一項嚴肅認真而細致的工作，搞好這項工作就必須有嚴格的制度作保證。為使檔案管理規范化、標準化，一是按照《衛生檔案管理暫行規定》及《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的要求，依據《檔案法》及《河北省檔案管理條例》有關規定，結合醫院實際修訂了《醫院檔案管理實施細則》，在內容上融檔案分類大綱，檔案工作業務建設規范，文件歸檔的范圍，科技檔案管理制度，檔案員崗位責任制，檔案保密、借閱、歸檔、利用和鑒定、銷毀等制度于一體，比較系統科學的體現了醫院檔案工作的規律和特點。在制度上形成—套科學、合理、完整的管理辦法，確保了檔案管理工作的可持續發展。二是從規范公文制度入手提高公文質量，對院發公文統一使用國際通用標準。三是落實“三專”，把好“四關”，即：對所有檔案實行專室、專柜、專人保管，同時，把好收集關、審查關、驗收關、歸檔關，使檔案在形成過程中質量得到保障，為推進檔案工作管理科學化、規范化奠定堅實的基礎。

5 意識創新，注重利用，發揮檔案在醫院管理中的重要價值

檔案管理的最終目的就是為醫院各項工作提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務意識，使醫院的檔案為醫、科、教、研工作服務。一是建立了《借閱檔案登記簿》、《檔案利用效果登記簿》、《醫院檔案管理程序》等；二是利用計算機網上全文查詢調閱檔案資料；三是編制了各種檢索工具，建立各種門類、載體檔案的案卷目錄、案卷文件目錄、科技檔案總目錄、科技檔案分類目錄、全宗介紹和立卷說明；四是利用檔案資料編輯出版了《科研成果摘要匯編》、《院志》、《大事記》、《醫院職能部門管理流程》等，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。發揮了檔案資料的重要作用，體現了檔案資料在醫院各項工作中的重要價值。

在現代的科學發展下，醫院檔案科學化已經成為醫院檔案管理的發展趨勢。科學化檔案管理是解決當下日益繁重的檔案管理的最佳方法。檔案管理科學化有利于院長作出長遠準確的決策，為醫院現代化管理打下堅實基礎，有利于醫療技術與醫療質量的有效管理，對調整各項醫療指標，技術指標提供準確真實、可靠的依據，有利于醫院的各種設備、設施的管理。

6 及時應對檔案工作突發事件

檔案工作實行統一領導，分級管理的原則，及時反應，果斷科學決策合作互助。對本單位全體人員開展突發事件應急知識教育，增強對檔案工作突發事件的防范意識和應對能力。配置適宜安全保存檔案的專門庫房、配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施。

醫院檔案管理是一個很深刻、值得深思的系統工作。是新時期依法治檔，強化醫院檔案事業宏觀管理，推進醫院各項工作發展，為建立現代化醫院管理體系服務的關鍵。只有依法、科學管理才能適應現代化醫院的發展趨勢，才能真正有利于現代醫院建設，更好的服務人民。

參考文獻

[1]《中華人民共和國檔案法實施辦法條文釋義》國際檔案局檔案出版社

[2]《檔案立法研究》徐紹敏，浙江大學出版社

[3]《檔案法學基礎》潘玉民，遼寧大學出版社