淺談紙質(zhì)檔案數(shù)字化

李紅宙

摘要：紙質(zhì)檔案數(shù)字化可以優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，節(jié)約存儲空間，保護(hù)檔案原件。分析紙質(zhì)檔案數(shù)字化的必要性、先進(jìn)性。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案數(shù)字化

目前，在我院檔案中心的館藏中占主要地位的仍是以紙張為載體的檔案，為了適應(yīng)信息化要求，提高檔案的利用效率，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化已是檔案中心迫在眉睫的一項工作。紙質(zhì)檔案數(shù)字化不僅可以優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，還可以節(jié)約存儲空間，保護(hù)檔案原件。

一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作的必要性。

高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化制作是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的必要手段。紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作的必要性表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）歷史檔案的搶救問題：我院檔案中心有很多透明底圖文件是十幾年或幾十年前的，這些檔案由于經(jīng)歷時間較長、加上保管不當(dāng)?shù)脑颍呀?jīng)處于非常“危險”（字跡模糊、破碎）的狀況，如不及時加以“挽救”，很可能造成檔案徹底消失。

（二）檔案移交后利用難的問題：通常各部門檔案移交后，都保存在檔案中心內(nèi)，當(dāng)需要查詢用時，必須到檔案室現(xiàn)場進(jìn)行查閱，查詢過程比較繁瑣。

（三）檔案管理利用難的問題：由于傳統(tǒng)檔案數(shù)量的龐大，傳統(tǒng)檔案查詢工作被動性的現(xiàn)狀，增加了檔案管理利用的難度，已影響到檔案信息服務(wù)的效率和檔案價值的挖掘。

（四）傳統(tǒng)檔案利用局限的問題：一般存檔的檔案資料只有一份，一旦某人借走這份檔案，其他人只有等待，這樣不僅使檔案工作效率降低，而且還會存在損壞原始檔案可能性。

（五）傳統(tǒng)檔案的安全問題：每份檔案都是有價值的資料，如果遇到自然或人為的災(zāi)害將造成無法挽回的損失。

針對上述問題，我認(rèn)為有必要對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實施數(shù)字化制作。

二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作。

隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計算機檢索、閱讀電子檔案，利用計算機系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性。

（一）提高經(jīng)濟效益

隨著我院每年工程項目的增加，館藏量越來越大。為了保證及時整編歸檔資料，唯有以增加辦公人員和辦公費用來解決這一難題，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，首先大大節(jié)省了占地空間；其次，將歷史紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，更是節(jié)省了人們的查閱時間。使用起來極為方便迅速，既方便了設(shè)計人員，又避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

（二）提高辦公效率

紙質(zhì)檔案數(shù)字化，使得檔案管理更為高效。資料能及時歸檔，并盡快提供利用。目前，我院有電子版的文件才能在電腦上實現(xiàn)檢索、查詢。但是一些歷史檔案，由于年代久遠(yuǎn)，檢索起來，非常不便，只能翻查帳本、卡片，甚至要到庫房逐件翻查；有時候為了找一份歷史資料，要花上半天的時間，浪費設(shè)計人員大量精力。如果將歷史紙質(zhì)檔案數(shù)字化，相信這樣的局面不會出現(xiàn)。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，所有的查詢工作，都可以在電腦上完成，大大縮短查詢時間，提高工作效率。真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

（三）增強檔案原件保護(hù)

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)。以紙質(zhì)透明底圖為例，底圖歸檔后，經(jīng)常出現(xiàn)調(diào)曬的情況，而我院以卷放的形式保管底圖，在調(diào)圖的過程中，往往會人為地對底圖造成不同程度的損害（將圖紙從卷內(nèi)抽出——曬圖——再將圖紙放入卷內(nèi)，這一系列的過程，都是通過人工完成）。時間一長，這樣的反復(fù)操作，就會導(dǎo)致圖紙破損，不利于保護(hù)檔案原件。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化電子檔案后，這一系列的流程可以減免，在電腦上查找到電子圖，再打印出來便可使用。

為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，紙質(zhì)檔案數(shù)字化將大大提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，通過逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]《紙質(zhì)檔案數(shù)字化理論與實踐》2009年5月20日主安在線的業(yè)界知識。

[2]陳春紅《檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化三者關(guān)系》【J】.科技檔案，2006，（3）。