淺談新疆水利水電勘測設計研究院各類檔案檔號的編制

譚新玲

（新疆水利水電勘測設計研究院 烏魯木齊 830000）

淺談新疆水利水電勘測設計研究院各類檔案檔號的編制

譚新玲

（新疆水利水電勘測設計研究院 烏魯木齊 830000）

本文介紹在符合國家標準、地方標準基本原則的前提下，如何結合新疆水利水電勘測設計研究院實際情況進行各類檔案分類，給出準確規范又便于檢索的檔案分類號，希望能夠對檔案工作的標準化管理有所裨益。

各類檔案 分類 檔號 編制

檔案分類是檔案科技管理和有效利用的一個十分重要的環節。檔案分類包括宏觀分類和微觀分類。所謂宏觀分類，就是國家全部檔案的分類。微觀分類，就是一個單位檔案的分類。具體到新疆水利水電勘測設計研究院檔案的分類則屬于微觀分類，其中最為重要的一個環節就是檔號的編制。國有國法，行有行規，我們在檔號編制過程中一定要正確使有標準，在有“國家標準”、“地方標準”的情況下，一定要選擇適合自己的標準，切不能簡單模仿，生搬硬套地方標準，如果置國家標準于不顧，也不考慮單位的性質和實際情況，編出的檔號就很難結構嚴密。

檔案人員編制檔號時，應把本單位的性質、特征放在首位，只有對癥下藥、抓住本質，才能編制出正確的、有價值的檔號。

作為檔案的管理人員，要研究大、同、小三者的關系，這對編制檔號很重要，搞不清楚大在哪、同在哪、小在哪，就無法正確地選用標準，很難由淺入深、由表及里、由因及果地逐層分析研究。做不到這些，編制出的檔號，缺乏針對性和現實意義，自然也就失去了實用性。

檔號是以字符形式賦予檔案實體用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼，每一個代碼都要準確無誤，不能出現任何細小的疏漏。因此，檔號的編制是企業檔案業務建設中一項十分重要的工作，它對提高檔案管理水平和檔案的有效利用起著關鍵作用。如果沒有檔號或檔號編制混亂，就無法進行檔案的排列、編目、統計、檢索、利用等項工作。

根據我院科技檔案是大頭、是重點也是難點這一特點，將科技檔案作為獨立的“分類大綱進行”編寫。這里主要介紹文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、設備檔案，在編制過程中，嚴格依據《中國檔案分類法》、《水利水電勘測設計檔案管理條例》及《檔案工作標準匯編》和其他有關規定，并結合本單位的實際情況編制檔號。檔號編制力求簡明易懂，好記，便于掌握和使用。

1 文書檔案分類及編號辦法

a.文書檔案分類及編號采用漢語拼音和阿拉伯數字混合編號制。

b.文書檔案由組織機構代號、年度（阿拉伯數字）、保管期限（永久Y、長期C、短期D）代號、案卷號四部分組成。其構成形式見表1。

表1 組織機構代號

例如，文書檔案檔號的組成為

其中，DB為組織機構類別代號（黨辦）；2005為年度代號；Y為保管期限代號；01為該檔案保管單位順序號（即案卷號）。

2 會計檔案分類及編號辦法

a.會計檔案分類及編號采用漢語拼音和阿拉伯數字混合編號制。

b.會計檔案由項目類別代號（K）、年度（阿拉伯數字）、屬類代號、案卷號四部分組成。年度、屬類代號以阿拉伯數字表示，詳見表2。

表2 屬類代號

例如，會計檔案檔號的組成為

其中，K為項目類別代號（會計檔案）；2005為年度代號；2為屬類代號（工資表）；01為該檔案保管單位順序號（即案卷號）。

3 聲像檔案分類及編號辦法

3.1分類

a.聲像檔案按其載體的不同分為照片、錄音帶、錄像帶、電子光盤等四類。

b.聲像檔案中的照片、錄音帶、錄像帶、電子光盤檔案按其內容性質的不同又分為黨政工團類、工程類、科技管理類、其他等四類。

3.2 編號辦法

聲像檔案的編號采用漢語拼音和阿拉伯數字混合編號制。照片、錄音帶、錄像帶、電子光盤檔案的分類編號由四部分構成。以漢語拼音S為聲像檔案的首代號。其他部分均以阿拉伯數字表示：

第一部分 1－照片；2－錄音帶；3－錄像帶；4－電子光盤；

第二部分 1－黨、政、工、團類；2－工程類；3－科技管理類；4－其他；

第三部分 保管單位號，按入庫先后順序流水編號。

例如，照片檔案檔號的組成為

其中，S為聲像檔案代號；1為載體形式代號（照片）；2為內容性質代號（工程類）；01為該檔案保管單位順序號（即案卷號）。

4 實物檔案分類及編號辦法

a.實物檔案分類及編號采用漢語拼音和阿拉伯數字混合編號制。

b.實物檔案由項目類別代號、屬類代號、案卷號三部分組成。各屬類代號以阿拉伯數字表示，詳見表3。

表3 屬類代號

例如，實物檔案檔號的組成為

其中，SW為項目類別代號（SW表示實物項目類）；3為屬類代號（第3項證書）；03為該檔案保管單位順序號（即案卷號）。

5 設備檔案分類及編號辦法

a.設備檔案分類及編號采用漢語拼音和阿拉伯數字混合編號制。

b.設備檔案由項目類別代號（SB）、屬類代號、案卷號三部分組成。各屬類代號均以阿拉伯數字表示，詳見表4。

表4 屬類代號

例如，設備檔案檔號的組成為

其中，SB為項目類別代號（SB表示設備項目類）；2為屬類代號：（復印機、打印機）；03為該檔案保管單位順序號（即案卷號）。

6 結語

在執行國家標準時，我們將可取的內容提出吸收進來，發現標準中不適合我院的就刪除，對于國家標準中沒有而我院又特有的一些內容，在咨詢了本院各職能部門主管領導和各兼職檔案人員的意見和建議后，將缺少的那部分內容補充進去，最后形成了適合我院實際情況的各類檔號編制辦法。實踐證明：該辦法文字簡練，避免重復；做到了準確恰當、簡明扼要、醒目規范，更重要的是便于檢索。因為編制出的檔號是為我院檔案管理服務的，因此從上到下、從內到外都包含我院檔案的全部內容，依據“國標”和“地標”，形成了我院的標準，這樣編制的檔號，合乎實際，合乎邏輯，無論管理和使用起來都得心應手。

我院檔號的編制標準得到了水利部、檔案局、水利廳有關負責同志和專家的認可。我院各類檔案都嚴格按以上分類組卷，我們將檔號中所有的數據輸入檔案程序并取值，成功地打印出所需要的各種表單，初步實現了我院綜合檔案的標準化管理，為廣大職工提供了良好的服務。