采用過程圖法編寫管理體系文件探討

蘇玉明

（北京中水源禹國環認證中心，北京 100120）

1 概述

文件的根本作用是溝通意圖、統一行動。編制和使用管理體系文件有利于將組織的管理體系、過程、職責、程序等固定下來并加以實施和保持；有利于確保相關工作的目的、要求、職責和方法等更加清楚明確；有利于各項工作有章可循、有據可依、穩定有序；有利于不斷改進和提高管理的有效性和工作效率。

現代系統管理原理和實踐證明，管理體系文件是制約體系有效運行、取得預期的管理績效、滿足管理體系標準要求和通過認證的關鍵和核心，也是組織引進和應用現代先進管理理論和方法實施系統、有效管理的基本依據和客觀證據，其內容和貫徹實施情況決定了管理體系的適宜性、充分性和有效性。

為建立和完善文件化的管理體系，許多單位投入大量資源編寫或修訂管理體系文件，但在實踐中常常發現，很多單位的體系文件不同程度地存在盲目照搬標準、空話廢話過多、互相抄襲模仿、不切自身實際、誤認越多越好、內容晦澀難懂、只為應付外審、實際使用不多等等現象，造成編寫時花費很大代價、發布后難以持續執行、認證后逐漸束之高閣的不良結果，非但沒有發揮其本身的增值作用，甚至成為體系運行 “兩張皮”的根源之一。

2 文件編寫的基本要求

不同于常見的行政文件、規章制度、技術標準及規程規范，管理體系文件是一種特殊體裁的文件，是組織的管理體系策劃和設計的結果，基于其編制目的和使用需求，管理體系文件至少應具備如下屬性。

針對管理體系標準的各項要求，對體系的范圍、結構和內容做出完整、具體地描述和規定。

符合組織的發展戰略、方針目標、企業文化、行業及專業特點及管理實際，與實際工作有較強的符合性和一致性。

將相關職責和工作方法落實到具體部門和崗位，為各項相關工作提供共同遵循的依據和指導，達到共同理解、統一行動，具有較強的易知性和可操作性。

積累組織多年的管理實踐經驗及教訓，是內部隱性管理規則和措施的外明化形式，體現自身的管理重點和控制程度，具有獨特性和適度性。

為確保組織的可持續發展，應包括持續改進機制的設置，具有制度化的創新性。

3 過程圖法簡介

系統方法和過程方法是ISO9000族標準推薦和鼓勵采用的管理的基本原理和科學方法，是現代系統管理理論的精髓。組織的管理體系文件應能夠體現出這兩種方法在本組織的具體應用。

經過本人多年探索和實踐，總結出一種以流程圖和工作表相結合的方式對管理體系的過程加以描述和規定的體系文件編寫方法——過程圖法。

這種方法的主要特點是簡練、直觀，便于理解和使用，可操作性強，正如易經所言：“易則易知、簡則易從”。

這種方法能夠簡明、直接地體現和應用系統方法、過程方法和PDCA方法，特別是能夠對各過程有哪些關鍵活動、各過程之間及過程內部的活動之間的相互關系如何、各項活動如何實施并形成和保留哪些記錄或證據等簡單清晰地表述出來，非常直觀易懂可操作，特別是對單獨的或包含于手冊中的程序文件適用。

為進一步說明這種方法，以下給出采用過程圖法編寫程序文件的示意性舉例，供理解這種方法參考。其中控制要點或作業文件、記錄欄應結合本單位具體情況結合標準要求做出適當規定、說明或引用具體作業文件。

3.1 例1：某設計院管理評審程序

（1）目 的：評價質量管理體系的持續適宜、充分和有效性。確定體系、過程、產品和資源方面的改進措施。

（2）過程責任人：院長。

（3）范 圍：本程序適用于本院的管理評審。

圖1 某設計院管理評審程序圖表

例2：某設計院工程勘察質量、環境和職業健康安全管理程序。

（1）目 的：通過控制工程勘察過程，確保勘察成果質量、顧客滿意，預防和降低環境影響以及職業健康安全風險。

（2）過程責任人：主管副院長。

（3）范 圍：本程序適用于本院承擔的工程勘察項目。

（4）績效指標：勘察數據準確率98%，成果合格率100%，顧客滿意度大于90%，外業作業對環境影響符合相關法規要求、影響最小，無因公傷亡事故。

圖2 某設計院工程勘察質量、環境和職業健康安全管理程序