鋼鐵行業采購協同電子商務的研究及應用

曹倩倩，黃云飛，熊 峰

CAO Qian-qian1, HUANG Yun-fei2, XIONG Feng1

（1. 上海大學 CIMS中心和機器人重點實驗室，上海 200072；2. 東方鋼鐵電子商務有限公司，上海 200940）

1 研究背景

1.1 鋼鐵行業電子商務應用分析

鋼鐵行業是國民經濟的基礎性行業之一，在國內生產總值中占有很大的比例。隨著鋼鐵市場的日益競爭和信息化技術的飛速發展，企業的管理已從傳統的管理模式發展為數字化管理，形成了從制造執行系統（MES）到企業資源計劃（ERP）、供應鏈管理（SCM）和客戶關系管理等一整套管理體系。為了企業內外部資源有效的協同，更好的為企業創造效益，目前電子商務的應用已越來越普及。

應用電子商務可以改善鋼鐵行業的業務流程和營銷渠道，擴大銷售范圍，更好的利用資源，目前各大鋼鐵企業已紛紛采用電子商務的模式。文獻[1]對鋼鐵企業實施電子商務的內容和整體框架作了介紹，并給出了企業電子商務系統的總體規劃步驟，分析了企業實施電子商務所存在的問題和對策。文獻[2]對我國鋼鐵企業的信息化系統應用進行了研究，指出信息化建設存在的問題，并指出電子商務是鋼鐵行業信息化的重要內容。這兩篇文獻都是針對鋼鐵行業實現信息化的整體框架和對策，但沒有對單獨的服務環節，如采購、銷售、物流、金融等，進行研究。本文則主要是針對采購環節的信息化進行的具體協同模式的研究。

1.2 采購

采購是企業生產與運作活動的起點，對于降低供應鏈的總成本，縮短產品全生命周期具有非常重要的意義。采購是企業為實現企業銷售目標，在充分了解市場要求的條件下，根據企業的經營能力，選擇恰當的采購策略和方法，取得營銷對路商品的經營活動過程[3]。簡單地說，采購是企業對貨物和服務的一種經營活動。采購成本會直接影響到企業的利潤和資產回報率，成本過高將會減慢企業流動資金的速度，因此在企業的管理活動中，采購一直是管理者關注的重點。

隨著電子商務的發展，采購也融入到了互聯網，它以網絡為平臺，以電子化方式進行與采購相關的規劃與作業。規劃是按生產制造規劃結果，配合存貨政策與采購策略，與供應商進行物料、交貨期以及送貨方式的協商。采購作業包含請購、請購審核、產品與供應商的搜尋、比價、議價、交易和付款等[4]。采購的電子化為供應商和制造商之間搭建起了一個網絡信息的橋梁，改變了過去人工操作的采購處理方式，使參與采購的供需雙方進入供應鏈，將以往的輸贏關系轉變為雙贏關系，對于買賣雙方都帶來了業務上的便利。文獻[5]闡述了電子采購對采購雙方的影響，并指出電子采購本身不是對與供應商關系的損害因素, 而是促進因素。

采購電子化方式的出現，使得企業的管理更加方便，具體體現在以下四個方面：第一，通過網上采購的方式可以直接減少企業的費用支出；第二，可以提高采購過程的透明化，進一步實現公平、公正和公開的原則；第三，通過互聯網方式，可以進一步增加采購的范圍，覆蓋面廣。第四，使用采購系統對訂單進行確認，取代傳統的電話、傳真，使得采購效率得到了很大程度的提高。

1.3 協同電子商務

協同電子商務打破了傳統的管理模式，使企業與供應商、物流商、客戶等實現互動協作，是未來電子商務的發展趨勢。協同電子商務的目的就是“推倒橫亙在企業之間的高墻”，解決企業信息化過程中的“孤島”問題，相對于著眼于企業內部資源共享的ERP來說，協同電子商務更多的是關注企業內外資源的協同，如需求、生產、采購、交易等的協同，它使得企業之間的信息更流暢，促進企業間的戰略合作和同步運作，從而更好的為企業創造效益。

隨著電子商務的發展，越來越多的學者對協同電子商務進行了研究。文獻[6]分析了制造業產業鏈企業間協作的特點，提出了面向制造業產業鏈的協同商務平臺體系結構。文獻[7]在協同電子商務的環境下，對新的網絡采購模式進行了設計,并介紹了協同采購管理系統實現的關鍵技術。

鋼鐵行業的采購主要包括對原料（鐵礦石、生鐵、廢鋼等）、工程設備、資材備件等物資的采購。采購對象品種多、業務繁雜，迫切需要集中管理。為了實現集中采購、一體化協作，鋼鐵行業迫切需要建立基于協同電子商務的采購平臺來實現業務過程的無縫銜接、采購效率的提高，最終降低采購的總成本，增加企業效益。本文即是在這樣的需求下，對鋼鐵行業采購的具體協同模式進行了研究，給出了計劃協同、尋源采購協同、訂單協同等，對推進企業的集中采購管理打下了良好的基礎。

2 協同電子商務下的采購

2.1 采購協同電子商務分析

傳統的采購的目標是為了補充庫存，這種方式缺乏主動性，而且過多的庫存會占用企業的流動資金，很難適應市場上需求的變化。而協同電子商務下的采購則是以訂單驅動的方式而進行的，由用戶產生需求訂單，以需求訂單來驅動采購訂單，進而來驅動供應商。這種準時化的采購驅動方式，改變了傳統的為庫存而采購，大大提高了響應的效率和庫存周期率，從而增加了企業的效益。

基于準時化的訂單驅動方式，為企業建立協同電子商務提供了充實的理論基礎，能有效支持原料（鐵礦石、生鐵、廢鋼等）、工程設備、資材備件等鋼鐵行業典型的采購業務形態。采購協同電子商務模式的主體包含各個協同模塊，通過業務過程中的在線跟蹤、數據交換平臺與企業的ERP、第三方物流等系統實現互聯，為鋼鐵等行業的大型制造業企業及其供應商之間提供了安全誠信、開放透明的采購模式。它能更好地為企業拓展尋源范圍，提升供應鏈協同水平，提高采購過程的執行效率，增加采購過程的公開透明，提升企業的整體核心競爭力，具有極大的應用價值和推廣意義，同時也為中小企業加入大型供應鏈創造了便捷的條件。

協同電子商務下的采購不僅有利于供應商和制造商建立戰略合作伙伴關系，而且采購供應鏈中的各個環節不斷的進行信息反饋，使訂貨與需求保持同步，對實現供應鏈的同步化運作具有重要的意義。

圖1 協同模式

2.2 協同模式分析

采購協同模式的制定是對整個采購業務流程的協同，包含最初的需求，中間的供應商的選擇，以及最后的財務等的協調一致。將采購的基本業務流程納入到協同電子商務的模式中，即形成了計劃協同、尋源采購協同、訂單協同、物流協同、財務協同和后評估協同等具體的協同模式，如圖1所示。

采購業務管理的協同模式包括以下五部分。

2.2.1 計劃協同

企業的采購部可以根據用戶需求、采購計劃、倉庫庫存，將制造部門的制造訂單轉化為詢價單；同時，供應商也能夠根據自己系統的需求預測、在途量和庫存量，調整安排自己的生產計劃。

2.2.2 尋源采購協同

采購需要獲得最好的價格來保證戰略利益，但實際上加快流程，獲得最佳的供應商、產品和服務比簡單的壓低價格更加有效。尋源采購使用多種網上采購方式（如公開競價、核價競價、綜合競價等）來選擇供應商，為雙方提供一個公正、公平、公開的交流協作平臺。

2.2.3 訂單協同

1）經過審批生效的采購訂單自動傳遞到供應商門戶。

2）供應商查看訂單，確認數量、交貨期等是否滿足要求，若不滿足，則可對訂單進行反饋，并與采購方進行協商修改，確認最終訂單。

3）采購方可提出對訂單進度跟蹤的節點要求。采購員在生成訂單時，可以對重點跟蹤的計劃錄入要求跟蹤的節點，如投料、機加、裝配等。

2.2.4 物流協同

1）采購部門可發布個別訂單的提前交貨或延遲交貨的異常通知。

2）供應商可按訂單生成發貨通知，包括發貨量，發貨包裝，車次，預計到貨時間等。

3）供應商可按采購部門節點匯報訂單完成的進度。

4）供應商可按訂單管理交貨計劃。

5）供應商可根據情況發布交貨或制作情況的異常通知。

2.2.5 財務協同

包括發票匹配協同和財務對帳協同。

1）供應商可按時間段和開票金額查詢出可開票信息（根據內部管理要求），按計劃項和到貨批次列表（支持分批到貨）。

2）供應商根據可開票信息選擇相關項數匹配相關發票信息（包括運輸費雜費發票）。支持一個計劃一個批次多張發票。

3）發票信息集成進入采購管理系統（采購員可查詢發票號匹配信息并修改確認）。

4）各種款項查詢。通過協同模式的引進，使得用戶需求驅動制造訂單，進而驅動采購訂單，采購訂單又驅動供應商，轉變了傳統的以庫存而采購的形式，實現了真正的以訂單驅動的方式進行生產。加入了協同模式后的采購流程，如圖2所示。

圖2 采購協同流程圖

該采購流程通過數據交換與企業ERP、第三方物流、第三方支付，銀行等系統實現在線數據交換，從而實現整合供應鏈信息流、物流、資金流、協同工作流和配套的第三方服務。該協同模式涵蓋供應商管理系統、在線競價采購系統、等功能模塊，它的實現還需在線招投加密、在線保證金動態管控、統一企業協作平臺（UECP）、跨組織動態實時監控等關鍵技術的支持。

3 協同電子商務模式應用

3.1 案例分析

協同電子商務環境下的采購是一種新型的采購模式，協同理念的引進，改善了供應鏈中企業間的合作關系，能更好的適應企業的發展需求，在鋼鐵等諸多行業中得到了應用。

電子商務是寶鋼新一輪發展中提高戰略整合能力，提升企業軟實力的重要手段。它利用采購協同電子商務模式搭建成了寶鋼采購協同電子商務平臺，優化了采購流程。采購協同電子商務將從根本上改變傳統采購的模式，它不僅僅將采購過程自動化、透明化，提高效益，降低采購成本，更為重要的是使企業依托采購協同電子商務平臺，工作重心從采購執行轉向采購尋源和策略管理，從而不斷優化采購供應，提高對采購業務的集中管控能力，打造具有競爭力的采購柔性供應鏈。

西門子是寶鋼重要供應商之一，主要供應精密電器儀表、設備，每年采購訂單行約為4000余條，由于缺乏有效的平臺支撐，只能依靠傳真、電話開展業務，雙方都投入較多精力進行日常業務處理。

3.1.1 該模式的缺點

1）電話、傳真式訂單確認需要反復溝通，甚至產生差旅成本。

2）物料、訂單、合同依靠人工判斷關聯關系，業務處理任務繁雜、效率底下、容易出差錯。

3）紙質發票和系統發票匹配不一致，發票差錯率高，且付款的周期較長。

4）由于每天處理的物料行達到20多個，而且每個物料所屬物料類別、型號規格、工藝參數各不相同，并且隸屬于不同的合同，過程無法跟蹤。

5）每次訂單確認、發貨、開發票需要檢查合同情況，合同管理復雜。

業務人員通過采購協同電子商務平臺實現業務數據“就源輸入，各方共享”，業務處理效率、業務數據準確性顯著提高，工作強度及業務管理難度大幅降低，達到了共贏，如圖4所示。

圖4 協同后的采購模式

3.1.2 協同后的采購模式的特點

1）系統完成訂單確認，取代傳統電話、傳真確認，效率得到了很大程度的提高。

2）采用了網上電子商務，減少了傳統的電話和傳真溝通，成本明顯降低。

3）系統創建電子發票，可微調稅額，保證紙質和電子發票的一致性，且出錯率低。

4）采購過程透明化，在線跟蹤方便快捷，可以查詢物料的發貨、入庫、財務處理狀態。

5）發票關聯至合同、物料等，降低合同管理復雜度。

3.2 實施效果

寶鋼依托采購協同電子商務平臺，各類關鍵業務信息得以實時準確傳遞，供應商可自助進行訂單確認、預到貨通知的發送和電子發票的創建，顯著提升供需業務協同效率。

以入庫過程為例，如圖5所示。

圖5 使用系統前后對比

表1 系統使用前后對比表

從表1可以看出，從入庫過程來看，應用采購協同電子商務平臺后，大大縮短了企業的入庫等待時間，并使得發票的出錯率從8%下降到了0.86%，詢價采購周期的降低更使企業在采購環節的效率得到了很大程度的提高。

4 結論

采購協同電子商務模式集采購方、供應商和物流商協同為一體，實現了企業集中采購管理和各個業務的靈活一體化運作。它以其"流水線"式作業的高效業務協同模式，更好地為企業拓展尋源范圍、提高采購過程的執行效率提供了便捷的條件。通過深化整合采購供應鏈上下游相關資源，優化業務流程，提高了鋼鐵等行業供應鏈的整體協同效率，并且為全球范圍內的采購奠定了良好的基礎。

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