高校團(tuán)的檔案管理工作現(xiàn)狀淺析＊

李 霞

(濰坊學(xué)院,山東 濰坊 261061)

團(tuán)的檔案管理工作,即共青團(tuán)檔案管理工作,指的是對(duì)團(tuán)員的檔案進(jìn)行管理。整理的內(nèi)容包括入團(tuán)志愿書(shū)、團(tuán)內(nèi)的獎(jiǎng)勵(lì)表彰決定、組織的鑒定、團(tuán)內(nèi)給予處分、調(diào)查、個(gè)人檢查和團(tuán)組織的決定等。這樣定義的概念有些狹義,共青團(tuán)檔案管理的范圍還應(yīng)該包括團(tuán)員、團(tuán)支部基本情況、流動(dòng)情況、活動(dòng)情況、組織學(xué)習(xí)情況、評(píng)選評(píng)優(yōu)情況;上級(jí)黨委、團(tuán)委的各種文件、各種會(huì)議決議、工作計(jì)劃、工作制度、活動(dòng)資料等等的收集、整理工作,這些也被稱為團(tuán)委的文書(shū)檔案管理。

1 團(tuán)的檔案分類

共青團(tuán)的檔案?jìng)鹘y(tǒng)分類包括永久、長(zhǎng)期和短期3種。(1)永久類:共青團(tuán)委員會(huì)文件(即團(tuán)字紅頭文件)、團(tuán)代會(huì)文件等重要文件。(2)長(zhǎng)期類:團(tuán)干部名冊(cè)、紅星共青團(tuán)團(tuán)員名單、團(tuán)費(fèi)收繳賬冊(cè)、團(tuán)費(fèi)使用情況表、團(tuán)員批準(zhǔn)通知書(shū)、團(tuán)員組織關(guān)系介紹信及存根等。(3)短期類:優(yōu)秀團(tuán)員(干部)審批表、團(tuán)員登記表、團(tuán)總支工作總結(jié)計(jì)劃、團(tuán)日活動(dòng)記錄、圖片等。這也是一般檔案的分類方式。

在傳統(tǒng)分類之外,團(tuán)的檔案按照保存者還分為兩類。第一類即可移動(dòng)檔案,在共青團(tuán)內(nèi)多指團(tuán)員個(gè)人檔案。包含入團(tuán)志愿書(shū)、團(tuán)內(nèi)的獎(jiǎng)勵(lì)表彰決定、組織的鑒定、團(tuán)內(nèi)給予處分、調(diào)查、個(gè)人檢查和團(tuán)組織的決定等。這部分材料始終跟隨著個(gè)人,隨著檔案主體人所在的地點(diǎn)、部門(mén)變動(dòng),可移動(dòng)檔案是個(gè)人檔案中不可或缺的部分,終身跟隨著個(gè)人,從學(xué)校產(chǎn)生、保存、暫管到工作單位存檔。同時(shí),為社會(huì)上的用人單位選拔合適人才提供依據(jù)、借鑒和參考。另外一類是固定檔案,主要指團(tuán)務(wù)檔案。在校團(tuán)員、團(tuán)支部基本情況、流動(dòng)情況、活動(dòng)情況、組織學(xué)習(xí)情況、評(píng)選評(píng)優(yōu)情況,以及上級(jí)黨委、團(tuán)委的各種文件、各種會(huì)議決議、工作計(jì)劃、工作制度、活動(dòng)資料等。這些文件是在高校內(nèi)產(chǎn)生,始終保存在高校檔案保管部門(mén),并不隨著學(xué)生個(gè)體流動(dòng)而流動(dòng)。后一類團(tuán)的檔案是團(tuán)內(nèi)檔案管理工作者的主要工作對(duì)象、主要工作范疇。

2 高校團(tuán)的檔案管理工作現(xiàn)狀

共青團(tuán)檔案是學(xué)校全部檔案中不可或缺的一部分,甚至可以說(shuō)是至關(guān)重要的一部分,直接反映廣大團(tuán)員青年在校期間的學(xué)習(xí)、活動(dòng)、生活情況,是校園文化及其發(fā)展的重要體現(xiàn)。高校共青團(tuán)檔案管理工作不可輕視、不可忽視。

2.1 收納資料過(guò)于瑣碎,不及時(shí)

共青團(tuán)組織逐級(jí)分為團(tuán)員、團(tuán)支部、團(tuán)總支、團(tuán)委等,每一級(jí)都有自己的評(píng)選、活動(dòng)、登記等文字、影像資料,這些材料,其中部分還有保存的價(jià)值,很多并沒(méi)有實(shí)際意義,但是為了將活動(dòng)資料盡可能完善,已備后期留用,在收集資料過(guò)程中都是將所有的材料全部留存保管下來(lái)。有的保存在各團(tuán)總支,有的保存在團(tuán)支部,并沒(méi)有詳細(xì)登記,即使有些有登記的,也流于形式,很難起到應(yīng)有的作用。

檔案管理工作中,在基層的大部分檔案多數(shù)是短期的,在整理過(guò)程中,往往沒(méi)有固定的檔案管理人員,更談不上整理檔案的及時(shí)性。

2.2 真實(shí)性欠缺,不能真實(shí)反映情況

筆者在整理基層部門(mén)上交檔案資料時(shí),就多次發(fā)現(xiàn)有抄襲的總結(jié)、有軟件合成的圖片、有同一筆跡的調(diào)查問(wèn)卷,還有不同院系的雷同社會(huì)實(shí)踐報(bào)告。團(tuán)的檔案留存材料的真實(shí)性大打折扣,不僅是給團(tuán)內(nèi)檔案整理工作增加了不必要工作量,同時(shí)干擾了團(tuán)內(nèi)檔案管理工作正常秩序。最主要的是不能正確反映團(tuán)內(nèi)的正確情況,不能及時(shí)反映存在的問(wèn)題。

2.3 團(tuán)的檔案保存形式不統(tǒng)一

團(tuán)內(nèi)檔案在留存過(guò)程中并沒(méi)有固定的模式,留存下來(lái)的資料并不完善。例如,團(tuán)日活動(dòng)的資料留存往往只有活動(dòng)策劃、圖片,但是并沒(méi)有活動(dòng)后的活動(dòng)記錄、活動(dòng)總結(jié)等,或者一份活動(dòng)資料只有一份活動(dòng)總結(jié)和幾張照片,沒(méi)有前期準(zhǔn)備的材料。

留檔形式不統(tǒng)一,后期難以查找。團(tuán)的基層檔案資料是不斷產(chǎn)生的,只要有活動(dòng),就會(huì)產(chǎn)生活動(dòng)資料,只要有團(tuán)員,就會(huì)有團(tuán)日生活資料,有資料就會(huì)有需要存檔的部分。所以在基層,隨著時(shí)間的推進(jìn),檔案資料就會(huì)越積越多,留檔的形式就會(huì)產(chǎn)生“多樣化”。有拿繩子一捆,放在角落的;有拿袋子一裝,放進(jìn)倉(cāng)庫(kù)的;有拿文件盒裝起來(lái),放在書(shū)架上的;也有裝訂成冊(cè),精心保存的。這些多樣的保存方法多數(shù)是沒(méi)有標(biāo)簽注明基本情況的,必然導(dǎo)致了日后查找困難。

2.4 重視不足,專兼職工作人員缺少正確認(rèn)識(shí)

在許多高校內(nèi)部,對(duì)團(tuán)的檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還存在一定的偏差,在重視力度上不到位,習(xí)慣性認(rèn)為工作不重要。即使在高校內(nèi)部設(shè)有專兼職團(tuán)的檔案管理員,但大部分工作精力仍然集中在其他工作,并沒(méi)有把團(tuán)內(nèi)檔案收集、整理工作日常化。還有,團(tuán)內(nèi)的檔案沒(méi)有分級(jí)管理者,管理團(tuán)內(nèi)檔案的專兼職檔案管理員并沒(méi)有明確到人、責(zé)任到人,團(tuán)內(nèi)檔案的管理者不明確。

隨著信息化日益發(fā)展,高校團(tuán)的檔案管理工作中存在的瑕疵,直接影響到共青團(tuán)檔案的質(zhì)量,對(duì)高校的共青團(tuán)事業(yè)發(fā)展也起不到正確的引導(dǎo)。團(tuán)的檔案管理工作者必須認(rèn)真思考,并尋求解決途徑。

3 創(chuàng)新工作思路,加強(qiáng)團(tuán)的檔案管理工作建設(shè)

3.1 逐級(jí)保存,分級(jí)留檔

共青團(tuán)的工作是校園活力之源,有不斷的活動(dòng),就會(huì)有不斷的資料產(chǎn)生,團(tuán)支部、團(tuán)總支、團(tuán)委在工作中實(shí)行逐級(jí)保存、分級(jí)留檔,將會(huì)最大限度的減少檔案管理工作的混亂。

日常的活動(dòng)、團(tuán)支部會(huì)議材料可以由團(tuán)支部負(fù)責(zé)整理,匯編成冊(cè),隨著年級(jí)的增加,保存這些材料至大學(xué)畢業(yè)。團(tuán)支部每年匯總一次材料,重要的報(bào)送至團(tuán)總支,其他材料團(tuán)支部負(fù)責(zé)保存。團(tuán)總支亦是如此,詳細(xì)的活動(dòng)材料、文字稿件、調(diào)查問(wèn)卷、活動(dòng)照片及總結(jié)等資料可以留存團(tuán)總支保管,匯編成冊(cè),往團(tuán)委報(bào)送時(shí),每項(xiàng)活動(dòng)只需報(bào)送活動(dòng)策劃、通知、總結(jié)、主要照片、問(wèn)卷分析報(bào)告等,沒(méi)有必要再把所有的資料都報(bào)送。再例如,團(tuán)總支報(bào)送團(tuán)內(nèi)評(píng)優(yōu)時(shí)將收取的報(bào)送情況進(jìn)行匯編評(píng)選,報(bào)送團(tuán)委時(shí)只需報(bào)送含有相關(guān)信息的推薦名單及相關(guān)事跡,并沒(méi)有必要把所有參選人員評(píng)選事跡都報(bào)送團(tuán)委。團(tuán)委每年報(bào)送檔案管理部門(mén)也是如此,逐級(jí)保存,分級(jí)留檔,重要的文件不能少報(bào),不會(huì)漏報(bào)。基層的檔案基層保管,這樣也方便查閱,方便使用。

3.2 建立學(xué)生檔案管理體系,對(duì)全校團(tuán)的信息進(jìn)行系統(tǒng)化管理

隨著高校信息化建設(shè)的提速,信息化在加強(qiáng)共青團(tuán)檔案管理中的重要性逐漸顯現(xiàn),要盡快實(shí)現(xiàn)團(tuán)員青年的檔案、團(tuán)的檔案的數(shù)字化管理。要在建立基礎(chǔ)的體系框架基礎(chǔ)上,根據(jù)具體情況特點(diǎn),把所有團(tuán)員、團(tuán)支部的詳細(xì)資料運(yùn)用規(guī)范化的操作方法錄入到系統(tǒng)中去,及時(shí)錄入團(tuán)員的最新情況、團(tuán)支部的新情況。并不斷對(duì)錄入的資料進(jìn)行檢查、更新與維護(hù),確保團(tuán)的檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

3.3 改變理念,正確引導(dǎo),提高留存檔案的準(zhǔn)確率

團(tuán)的檔案管理是共青團(tuán)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié),提高留存檔案的準(zhǔn)確率,對(duì)培養(yǎng)廣大團(tuán)員青年正確的人生觀有著積極的意義。

提高團(tuán)員青年對(duì)活動(dòng)檔案的利用率,就必須放開(kāi)團(tuán)的檔案的透明度。從這一點(diǎn)上講,現(xiàn)有的檔案管理操作系統(tǒng)需要進(jìn)一步開(kāi)放,或者建立一套針對(duì)學(xué)生操作的檔案管理系統(tǒng)。利用團(tuán)的開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),在遵循檔案管理系統(tǒng)的要求下,使用正確的流程、方法,盡可能的為廣大團(tuán)員青年提供查詢及咨詢服務(wù)。例如,需歸檔資料的內(nèi)容、時(shí)間安排,以及其他規(guī)章制度或原則下的要求等咨詢和服務(wù),讓團(tuán)員青年進(jìn)一步了解團(tuán)的檔案需保存的檔案內(nèi)容,加大團(tuán)員青年對(duì)活動(dòng)檔案的利用率。

3.4 加強(qiáng)專兼職檔案管理員培訓(xùn),將檔案管理工作納入兼職人員日常工作

定期組織專兼職檔案管理工作人員學(xué)習(xí)、培訓(xùn)。首先加強(qiáng)兼職檔案管理工作人員的思想政治教育,增強(qiáng)兼職檔案管理工作人員的政治責(zé)任感、大局責(zé)任感和個(gè)人責(zé)任心;其次應(yīng)加強(qiáng)兼職檔案管理工作人員的理論學(xué)習(xí),定期組織專兼職檔案管理工作人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流,以提高相應(yīng)專業(yè)技術(shù)水平;最后要對(duì)專兼職檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn),例如檔案管理系統(tǒng)的培訓(xùn),以便提升兼職檔案管理工作人員的信息化應(yīng)用能力。要從思想上重視檔案管理工作,重視團(tuán)的檔案管理工作,要將團(tuán)的檔案管理作為日常工作之一,寫(xiě)入年度的工作計(jì)劃,以及學(xué)年的工作總結(jié)中去,也可以作為專、兼職檔案管理工作人員的工作考核內(nèi)容之一。

4 結(jié)束語(yǔ)

共青團(tuán)的檔案管理工作在高校管理工作中有著舉足輕重的作用。共青團(tuán)的檔案管理工作是系統(tǒng)的、龐大的工程,只有在思想上加以重視,制度上進(jìn)一步落實(shí),實(shí)際中逐步到位,才能做好共青團(tuán)學(xué)生檔案工作,為高校共青團(tuán)的教育管理起到應(yīng)有的作用。

[1]教育部,國(guó)家檔案局.高等學(xué)校檔案管理辦法[S].2008.

[2]國(guó)家教委國(guó)家教育發(fā)展研究中心,中國(guó)教科文組織全委會(huì)秘書(shū)處.未來(lái)教育面臨的困惑與挑戰(zhàn)[M].北京:人民教育出版社,1991.

[3]陳秀貞,朱玉福.學(xué)生檔案?jìng)鬟f中的問(wèn)題及對(duì)策[J].天中學(xué)刊,1997,12(增刊):155.

[4]王言峰.信息時(shí)代下加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理之我見(jiàn)[J].今日科苑,2009,(17):109.