淺談如何做好科技檔案的開發(fā)利用工作

王 莉

（黑龍江省科學(xué)院，黑龍江 哈爾濱 150001）

科技檔案是科學(xué)研究、科研成果轉(zhuǎn)化和與科學(xué)實(shí)踐相關(guān)的活動(dòng)中形成和存檔的具有保存價(jià)值的文字圖表、光盤聲像和電子文件等材料，反映著科學(xué)實(shí)際工作發(fā)展過程中的真實(shí)情況[1，2]。了解科技檔案的內(nèi)容和作用，充分開發(fā)利用科技檔案信息資源，最大限度地發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，有效地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)服務(wù)，是科技檔案工作者在新時(shí)期的新任務(wù)和新課題[3，4，5，6]。關(guān)于如何做好科技檔案的開發(fā)利用，本人認(rèn)為應(yīng)著重做好以下幾個(gè)方面的工作。

1 認(rèn)識(shí)科技檔案的重要作用

近年來，在大力加強(qiáng)科學(xué)研究和科技成果轉(zhuǎn)化、充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)第一生產(chǎn)力作用的新形勢(shì)下，認(rèn)識(shí)科技檔案的地位和作用顯得越來越重要。科技檔案的作用主要表現(xiàn)在1、科技檔案是確定科技成果權(quán)屬、對(duì)科學(xué)研究過程和成果進(jìn)行管理的基本依據(jù)；2、科技檔案是科研成果轉(zhuǎn)化轉(zhuǎn)讓、處理科研成果權(quán)屬糾紛等活動(dòng)的憑證；3、科技檔案是重要的技術(shù)資料資源。科技檔案是不同歷史時(shí)期科技資料的匯集，也是各項(xiàng)科技成果和科技實(shí)踐過程的真實(shí)記錄，是科技資源管理的重要組成部分。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和科技管理的逐步完善，科技檔案正在顯示出越來越重要的作用。

2 努力做好科技檔案的收集、歸檔、優(yōu)化工作

從社會(huì)需求的角度來看，存檔數(shù)量與檔案的利用是成正比的。檔案存檔數(shù)量越齊全、豐富，為社會(huì)提供服務(wù)的機(jī)會(huì)就越多，因此要努力擴(kuò)大科技檔案收集范圍，豐富存檔內(nèi)容。另外，還應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)有檔案的鑒定和甄別工作，及時(shí)將已經(jīng)失去保存和使用價(jià)值的檔案進(jìn)行剔除和銷毀，以降低檔案保管成本、提高檔案的保管和使用效率。

3 加強(qiáng)科技檔案的管理

加強(qiáng)科技檔案的標(biāo)準(zhǔn)化文件的制定工作，使檔案管理的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)都按一定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。建立健全科學(xué)的、實(shí)用的科技檔案檢索體系，提高向社會(huì)各界提供利用科技檔案信息的工作效率。

4 提高科技檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理的實(shí)施者，其素質(zhì)的高低直接影響檔案業(yè)務(wù)工作的效率、質(zhì)量和服務(wù)水平。因此不但要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)和掌握不斷更新的現(xiàn)代化知識(shí)和其他社會(huì)、科技知識(shí)，不斷充實(shí)完善自我，具備良好的綜合素質(zhì)。檔案管理人員還應(yīng)具有愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神，以及保守機(jī)密、自我犧牲的品質(zhì)和綜合協(xié)調(diào)能力等。

5 加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

由于檔案本身具有的潛在的價(jià)值不易被發(fā)現(xiàn)，須借助于人們的開發(fā)利用，才能使其價(jià)值被充分地認(rèn)識(shí)。因此，科技檔案管理人員要樹立為科學(xué)事業(yè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的思想，改變過去那種封閉管理、坐等上門的被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)，變?yōu)橹鲃?dòng)宣傳服務(wù)。一方面，緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)、社會(huì)需求，找準(zhǔn)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)普遍存在的熱點(diǎn)、焦點(diǎn)問題，把握時(shí)機(jī)，主動(dòng)配合經(jīng)濟(jì)、社會(huì)活動(dòng)和政府的工作中心，充分發(fā)揮檔案部門的主觀能動(dòng)性，充分地利用檔案。同時(shí)，借助各種媒體、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)手段，利用這些技術(shù)手段信息量大、傳播速度快的優(yōu)勢(shì)，與其他檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。使“死檔案”變成“活信息”。另一方面，利用報(bào)紙、電視等新聞媒介增強(qiáng)全社會(huì)的檔案信息意識(shí)，宣傳科技檔案效益實(shí)例，擴(kuò)大科技檔案的知名度，使人們了解科技檔案的價(jià)值和作用，提高科技檔案的利用率。

6 合理開發(fā)利用科技檔案資源

隨著社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，人們對(duì)科研項(xiàng)目和科研成果的需求越來越迫切，科技檔案的主要工作已經(jīng)從整理、歸檔和保管逐步轉(zhuǎn)移到對(duì)檔案的開發(fā)利用上，這不僅是科技檔案工作的基本任務(wù)，更是整個(gè)科技檔案工作的目的所在。加強(qiáng)對(duì)科技檔案的管理、歸檔和利用，不僅可以為提高科技管理工作效率和工作質(zhì)量創(chuàng)造必要的條件，而且還能夠?yàn)榇_定科技成果權(quán)屬、提供法律憑證和依據(jù)。因此，依法合理地開發(fā)利用好科技檔案，充分發(fā)揮其在經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展中的作用，是提高科技檔案利用率的重要途徑。

隨著科學(xué)技術(shù)事業(yè)的迅猛發(fā)展和科學(xué)技術(shù)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中地位的日益提高，科技檔案的開發(fā)利用已成為服務(wù)于民、服務(wù)于社會(huì)的一項(xiàng)重要工作。因此，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的新形勢(shì)下，通過對(duì)科技檔案的大力開發(fā)利用，來增強(qiáng)科技檔案管理工作的活力，促進(jìn)科學(xué)事業(yè)的發(fā)展，擴(kuò)大科技檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)影響力，使科技檔案資源發(fā)揮更大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

［1］王紅.科技檔案的價(jià)值和作用［J］.山東煤炭科技，2001，（2）：82～83.

［2］宋曉麗.淺議科技檔案工作中的質(zhì)量控制［J］.湖北檔案，2006，（7）.26～27.

［3］王莉.新時(shí)期高校檔案收集工作對(duì)策研究［J］.鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào)，2004，17(2)：22～23.

［4］顧成昕.淺談高校科研檔案管理的規(guī)范［J］.大連大學(xué)學(xué)報(bào)，2002(1)：14～15.

［5］吳雪華.如何加強(qiáng)高校科研檔案管理工作［J］.玉林師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2003(2)：26～27.

［6］左玉亭.論高校檔案用戶需求與服務(wù)體系建設(shè)［J］.蘭臺(tái)世界，2007(4)：32～33.