信息化條件下成人教育學籍檔案管理初探

蔣 峰，王紅巖

（濟寧職業技術學院，山東 濟寧 272037）

信息化條件下成人教育學籍檔案管理初探

蔣 峰，王紅巖

（濟寧職業技術學院，山東 濟寧 272037）

加強信息化條件下的檔案管理工作，是檔案事業適應時代和社會發展的客觀要求，是加速檔案管理現代化的必然選擇，更是提高檔案信息服務水平的關鍵。隨著教育部關于高等教育學籍學歷電子注冊管理制度的實行，成人高等教育學籍檔案管理也從手工操作轉變為以計算機網絡為工具的電子檔案管理。與傳統學籍檔案管理相比，這種新型的管理模式具有數據共享度高，管理方便等優點，極大地提高了工作效率。

學籍；電子檔案；管理

2001年，教育部發布了《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》，實行高等教育學歷電子注冊制度；2006年，學籍學歷信息管理平臺正式開通推廣。這一系列舉措意味著高校檔案管理由先前的手工操作逐步過渡到以計算機網絡為工具的電子檔案管理。成人教育學籍檔案管理也應適應新形勢的需要，逐步向學籍檔案信息化管理之路邁進。如何做好成教學籍電子檔案管理工作是值得探討的問題。

一、當前成人高等教育學籍電子檔案管理工作存在的問題和不足

1.成教檔案管理人員的素質有待提高。實現成教檔案管理電子化，首先要有較高的知識層次和技術水平的管理人員，這種技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作，而應具有計算機軟件開發、信息處理能力，否則即使引進了現代化設備，還是不能充分發揮作用。

2.對電子化學籍檔案管理工作重視程度不夠。一部分成教管理工作人員在思想上把成人教育當成普通教育的附屬品，對成教學籍檔案的建立缺少正確的認識，一味地追求經濟效益，缺少社會效益意識和服務意識，由于思想上不夠重視和認識上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。

3.檔案的標準化、規范化工作有待提高。成教檔案管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于諸多原因，成教檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，無法全面實施、推廣統一標準。

4.忽視學籍檔案管理隊伍建設和人員培訓。成教學籍檔案管理工作是一項復雜的系統工程，要求檔案管理人員有極強的計劃性、準確性和原則性。可是許多高校普遍忽視了學籍管理隊伍的建設，學籍管理人員綜合素質普遍偏低，人員結構、年齡結構不合理。隨著學分制的實施，加強和完善學籍管理隊伍建設是十分必要的。

當前，仍有許多高校成人高等教育學籍電子檔案管理采用傳統手工操作，沒有采取信息化管理。學籍管理的常規性工作如新生花名冊打印、教學計劃管理、學籍信息管理、畢業生花名冊打印等各類有關學籍檔案的管理，雖一部分使用了計算機，但只是單機操作，計算機的價值只是打印的工具而已。這些管理手段的落后，阻礙了管理工作效率的提高和成人教育事業的發展。

二、對成人高等教育學籍電子檔案信息化管理的探索

1.提高對成教檔案工作重要性的認識。胡錦濤同志在對檔案工作的指示中強調：“努力采用現代化的手段，不斷改善服務質量，把檔案工作提高到一個新水平”。 按照要求檔案管理者要不斷更新觀念，充分認識成教檔案的地位、意義、作用和價值，充分認識成教檔案現代化建設的必要性和重要性。如果對檔案工作的重要性認識不到位，勢必會嚴重影響檔案信息服務工作的進一步拓展。要用科學發展觀指導檔案現代化建設。學籍檔案管理要體現以人為本，強化服務意識。要不斷加強對檔案管理隊伍的培訓教育，通過培訓，檔案管理人員要主動鉆研檔案管理的新模式，學習新知識，提高工作能力。結合學籍檔案管理工作的實際，善于總結摸索學籍電子檔案管理的基本規律并不斷創新，全面提高學籍電子檔案管理水平和能力。

2.提高成教檔案管理水平必須堅持依法建檔制度。規章制度的建立是檔案工作實現管理現代化的首要任務，也是為檔案管理的有序化、制度化提供依據。努力提高管理者的責任意識，建立系統有序的管理體制，檔案的權威性在于其真實性。真實是檔案的生命，也是管理者的神圣職責。所以只有做到堅持原則不動搖，執行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，把好部門自身關，才能確保檔案的質量。規范和加強學籍電子檔案管理，對成人高等教育工作顯得尤為重要，從招生到畢業，在這一過程的不同階段、環節，學籍電子檔案管理人員一定要本著高度負責的態度認真對待。

3.充分利用計算機網絡，將電子檔案的優勢最大化。檔案信息資源網絡化是實現檔案信息利用效率最大化的有效途徑。利用計算機管理系統，實現檔案的標引與著錄、編目、檢索、統計自動化等替代以前的手工抄寫工作，實現檔案的自動化處理和網上查詢服務。通過網絡讓師生檢索和查詢相關的檔案信息，有利于提高效率和便于開展工作。從而更好地提高檔案的服務水平。應配備檔案柜、計算機和縮微設備等工具，建立一個門類齊全、結構合理、管理科學、設備先進的學籍檔案館。使其最大限度地發揮作用及獲得最佳的效益，這是檔案管理的宗旨和任務。各高校檔案館之間要加強合作，不斷吸收兄弟院校的先進管理經驗和管理模式，來填補本校檔案管理工作中的不足。

4.開發檔案管理系統，加強安全管理。成教學籍管理部門應開發出適用于本校的學籍電子檔案管理系統，該管理系統應包括新生報名注冊管理、在校生管理、成績管理、教材管理、紙介檔案管理、畢業生管理、數據接口等模塊，涉及到學籍管理的方方面面。中央廣播電視大學開放教育在學籍檔案信息化管理方面走在了全國的前列，他們從學員學籍注冊、教學環節、學員畢業等等環節都無一例外的利用網絡來完成，提高了效率，也是適應當今社會發展的要求，值得我們學習。

加強檔案系統的安全是一項重要工作，要采取措施，防止黑客等不法分子盜取學籍信息等數據。如果學籍信息丟失，給學校和學生都會帶來巨大的損失，同時也會影響學校聲譽。所以要特別引起高度重視。

總之，成人高等教育學籍電子檔案信息化管理是大勢所趨，盡管目前還不能完全實現“無紙化管理”，但我們應積極探索，努力實踐。

［1］章文清.高校成人教育學生檔案管理的現狀與對策［J］.江西科技師范學院學報，2003，（6）.

［2］林紅霞.對高校學籍信息化管理的初步探討［J］.襄樊職業技術學院學報，2007，（4）.

［3］顧丹.淺談高校成人教育的綜合檔案管理［J］.繼續教育研究，2004，（01）.

［2］顏海.檔案信息資源開發利用［M］.武漢：武漢大學出版社，2004.

G273

A

1008—3340（2011）02—0051—02

2011-01-20

蔣峰，男，濟寧職業技術學院電大教務科助理館員。

王紅巖，女，濟寧職業技術學院繼續教育中心實驗員。