高校檔案網站建設工作探討①

孟憲秋

(沈陽工程學院，遼寧沈陽 110136)

高校檔案網站建設工作探討①

孟憲秋②

(沈陽工程學院，遼寧沈陽 110136)

高校檔案網站建設已經取得了的一定的成績，但是還存在一些不足。本文從高校檔案網站建設工作出發，針對高校檔案網站建設的定位、現狀和對策進行了闡述。

高校;檔案網站;建設

隨著數字化校園的不斷發展，越來越多的高校建立了自己的檔案網站。檔案網站作為現有高校檔案信息化建設的重要組成部分，是實現最大限度地利用檔案信息資源，滿足更多用戶利用檔案資源的最佳途徑。長期以來，檔案部門采取的是一種等客上門的被動服務方式，檔案網站的建立改變了這一傳統的服務方式，變被動服務為主動服務，由封閉、被動的工作方式轉變為以快捷方便的工作方式為廣大利用者提供其所需的檔案信息。

1 高校檔案網站建設的定位

高校檔案網站是以服務于廣大師生為主要目的，通過網站實現檔案部門的管理職能和服務用戶的功能，在網絡上建立檔案信息服務中心。檔案網站的建設理念不應只是檔案館在互聯網上的再現，而應是一個全新的服務空間，具有檔案文化特色的服務網站。檔案網站的定位應體現出服務與宣傳這兩大主題。

1.1 體現服務意識

高校檔案網站是檔案館職能與功能的延伸，是高校網站的組成部分，是檔案部門網絡環境下的門戶，是及時發布檔案信息，實現與用戶交流的重要平臺。作為檔案館實體功能延伸的檔案網站，大多數的高校檔案網站都是建立在本校校園網上的，它已經成為檔案利用的新方式、新手段，這對開發檔案信息資源起著重要的作用，同時檔案服務的對象大大增加，職能與功能也盡可能多地在檔案網站上實現。

服務是檔案網站生命力的重要體現。傳統的檔案館的服務方式主要是通過館內借閱、檢索、查詢等方式為用戶提供利用，而檔案網站在服務內容上和方式上，就更加豐富和多樣化，它不受時間、地域的限制，極大地提高了檔案部門的工作效率和服務質量，可以更好地為利用者服務。

1.2 加大宣傳力度

宣傳是檔案網站影響力的重要體現。檔案網站對檔案和檔案工作的宣傳功能具有無法替代的優勢。結合本校實際，大力宣傳本校檔案館藏情況，擴大檔案工作的影響力，使全校師生充分認識、了解檔案的重要性，從而提高師生珍惜、保護檔案的意識，為檔案的收集、征集工作打基礎。

高校檔案網站的建立，無疑給學校檔案部門提供了一個宣傳、展示自己的更為廣闊的平臺。檔案部門要充分利用網絡的宣傳優勢，利用本校的檔案網站介紹檔案部門設置、檔案工作法律法規和檔案利用制度、發布檔案信息、建立與用戶互動平臺等，把檔案工作做得更好。

2 高校檔案網站建設的現狀

高校檔案網站建設是一項涉及面廣、技術含量高、投資大的綜合性、長期性和復雜性的系統工程，網站內容建設是網站建設的核心。經過幾年的發展，如今已經取得一定的成效，隨著高校檔案網站數量的不斷增加，網站建設水平也參差不齊，總體而言仍存在一些問題。

2.1 結構簡單，信息形式單一

筆者瀏覽了一些高校檔案網站，大部分網站上都提供了館藏介紹、政策法規、工作動態等項內容，網站頁面上的文本信息和圖片信息較多，而音頻和視頻的內容很少或是沒有，欄目的設置也缺少特色和個性，特色內容不豐富。一個網站只有能夠提供豐富的信息資源，才能給訪問者帶來價值，才能引起大家的關注。

2.2 信息更新不及時

有的網站一些內容信息陳舊或是出現頁面無法打開的現象，這會給用戶利用資源帶來不便，同時也會極大影響檔案部門的形象。要把本館最新的動態、最新的面貌呈現給網上的瀏覽者，信息的更新直接影響著檔案網站為用戶提供服務的水平，所以定期更新網站內容是保證檔案利用者能及時準確利用檔案資源的唯一方法。

2.3 互動性不強

加強網站的信息反饋、交流、互動功能。增強與用戶之間信息的交流、反饋，以及互動功能，將大大推動檔案信息服務和檔案信息資源開發工作的進程。既了解用戶需求，又有針對性地提供了服務。而一些檔案網站上沒能設置此項，也就缺少了與用戶交流互動的功能。

3 高校檔案網站建設的對策

高校檔案網站建設是檔案信息化的一個重要方面，是聯系檔案館和檔案利用者的紐帶。因此，檔案館應該以提供豐富的檔案信息資源為重點，發揮網絡服務的優勢，更好地為檔案利用者服務。針對上述高校檔案網站建設中存在的問題和不足，筆者認為應采取如下的措施：

3.1 轉變思想，提高認識

高校檔案網站既代表高校及檔案部門的形象，也是高校和檔案部門最佳的形象宣傳方式。長期以來單調而枯燥的工作方式、傳統而落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創新意識和創新欲望，而信息化時代已經到來的今天，檔案部門的領導及檔案工作人員必須審時度勢，更新觀念，轉變思想意識，充分認識到建設檔案網站的必要性及重要性，把檔案網站的建設作為工作的重中之重。

3.2 結合實際，統籌規劃，不斷完善

檔案網站建設的總體規劃要清晰、結構布局要合理。在檔案網站建設過程中，離不開資金和人員的支撐，但是根據各校自身情況不同，在資金的投入、人員和物資的配備情況不同，最后的結果也將不同。因此既要實事求是，結合現有的人、財、物情況，又要著眼于未來，制定長遠規劃，分步實施，為今后高質量的網站建設打下堅實的基礎。

3.3 針對用戶需求，設置網站內容

高校檔案網站的建設可以有針對性地提供個性化信息服務。網站的建設要結合本校科研、教學、行政工作的實際，除提供檔案法規和現行文件外，盡可能多地提供有價值的歷史檔案信息，提供多種類型媒體的檔案，豐富檔案信息內容。我們建的是高校檔案網站，首先考慮的是在校師生是我們的用戶，他們需要什么就是我們要了解和掌握的;其次還要考慮的是已經畢業的學生和離退休職工，他們也是我們的用戶，他們的需要我們也應了解和掌握。也可以通過調查問卷形式，掌握用戶的需求，為我們今后的工作指明方向，使我們的網站設置有的放矢。

3.4 開發館藏資源，提高資源利用率

高校檔案網站的建設，要以本館資源為基礎，檔案保存的目的是使它產生社會效益和經濟效益，為高校建設服務。每個檔案館都擁有著數量巨大、種類繁多、內容豐富的檔案資源。但由于經費不足等客觀原因，實現館藏檔案的全部數字化也不現實，在這種情況下，檔案部門應本著利用優先、分步實施的原則，可以將重要的紙質檔案、珍貴的照片檔案、音像檔案等資源優先數字化，借助網絡，提高檔案信息資源的利用率和檔案館的服務水平，實現檔案保存的最佳效益。

3.5 加強隊伍建設，提高檔案人員業務水平

領導重視是高校檔案人員合理配置的重要前提，是檔案人才隊伍形成的有利保證。檔案網站的建設涉及的知識面很廣，既需要檔案知識也需要計算機知識和網絡技術。高校檔案工作人員既要承擔知識信息的組織、加工，又要進行計算機網絡的操作與管理，因此，檔案部門應注重培養既掌握檔案管理知識，又通曉計算機和網站技術的復合型人才隊伍。只有進一步加強檔案信息化人才隊伍建設，才能更好地建設和維護檔案網站，提高工作效率。

總之，高校檔案網站建設工作，是一項擺在檔案工作者面前的艱巨任務。對檔案部門來說，應進一步認清檔案網站建設的重要性，借助于網絡，開闊視野，更好地宣傳自己，多途徑地拓展服務領域，更好地為廣大檔案利用者服務。

［1］周云寧.檔案網站功能淺探［J］.檔案與建設，2004(12)：37－38

［2］何強.對大學檔案館網站建設的探討［J］.山東檔案，2003(4)：27

［3］周亞.檔案網站建設現狀分析及對策研究［J］.蘭臺世界.2009(6)：16－17

Research on Website Construction Work of University Archives

MENG Xianqiu

(Shenyang Institute of Engineering，Shenyang Liaoning110136)

Some achievements have been made in terms of SIE archives website construction.But it still can be improved in some aspects.This article discusses the positioning，current situation and solutions of construction work of university archives，based on the work itself.

university archives;archives website;website construction

G270.7

A

1672－7169(2011)04－0113－02

2011－10－07

孟憲秋(1964－)，女，吉林遼源人，大學畢業，沈陽工程學院檔案館館員。