淺談教學秘書隊伍建設

魏麗波

(長春師范學院城市與環境科學學院,吉林長春 130012)

教學秘書從事的教學管理工作,具有很強的常規性和周期性,不是簡單的重復,而且環環相扣、事事相連,形成了教學管理鏈。教學秘書在整個大學的日常管理中起著重要的作用,若有一個環節出現問題則會導致多處變動,解決得好則事事通暢,解決不好則會導致教學事故。所以,各大高校目前越來越重視教學秘書隊伍的建設。

1 教學秘書工作職責

1.1 完成上級下達的任務

教學秘書隸屬于教務處且直屬于分院領導,所以要在工作中合理安排時間,在繁雜的教學管理中要把事件分為急、重、緩、輕的順序來落實領導的工作方案。并且在工作中思路要清晰,資料要保存齊全,為領導處理事件提供依據,便于領導作出決策。教學秘書在工作中要做到位但不能越位,給領導的決策提供信息依據和建議,做好領導的協助者。如何高效、按時地完成下達的任務對于一個教學秘書來說相當重要,其中對于不同任務的妥善分析和處理對于教學秘書來說是至關重要的第一步。教學秘書的工作范圍廣泛,事務繁雜,這就需要具備廣泛的知識,同時也應具備一定的學習能力去學習和借鑒他人的成功經驗。總之,教學秘書應具備一定的綜合素質以滿足工作的需求,以最高的效率和最好的質量來完成上級下達的任務。

1.2 完成定性、定量事物

完成日常性事務,樹立為學生和教師服務的意識。充分利用資源人性化地為學生和教師編排課表;準確統計教師工作量;合理編排考試日程并協助教務處完成學生的各種等級考試;隨時處理臨時性事件,包括調、串課和學生實習等引發的教學變動;做到分院教學管理與教務處工作日程緊密結合,應按照教務處和學院的日常管理程序處理好分院的常規性事物,如教學計劃中已定的實習、教育實習、專業見習和畢業生論文時間安排等等。

教學秘書的教學管理與工作時間集中在學期的開始、期中、期末三個階段。因此針對不同的教學時期,教學秘書的工作也應該有一定的計劃性。在學期的開始,要求教學秘書要比其他的任課教師提前到校,為新的學期做好相應的準備工作,這樣后續工作才能順利展開。在期中階段要認真嚴謹地做好每一項日常事務,同時還要做好與學生的溝通工作,收集學生對老師的看法和建議,并及時反映到相關的部門,對出現的問題要盡快地采取措加以解決,解決不了的要及時反饋到上級領導。期末階段的工作尤其重要,因為相對于其他兩個時期而言,期末的任務更加繁重,需要協助教務處做好期末考試、成績評定、試卷分析以及通知學生補考和重修等一系列的工作,這就需要教學秘書更加細心和耐心。

1.3 熱愛崗位、加強服務、創新管理

作為教學秘書,在工作中要強化服務意識,提高服務質量,與時俱進,養成終身學習的習慣[1]。這種工作不能僅憑經驗照章辦事,需要手腦并用,勤于思考,精讀文件,潛心研究,勤于記錄,善于總結,敢于創造性地解決問題,并及時總結經驗,不斷在工作中創新做法,以不變應萬變,形成良性循環。同時,在繼承傳統經驗的基礎上尋求新思路,總結新的管理經驗,探索適合本學院的教學管理模式,最后形成自己分院獨特的管理體系。教學秘書對教師和學生都要有所了解,針對不同的情況、不同的個體采取不同的應對措施,在工作中不斷創新,本著服務學校的理念,實施分院已定的教學計劃。一個合格的教學秘書應該滿懷熱情,全身心投入到自己的本職工作中去,將自己的主要精力投入到實際工作中,只有這樣才能高效甚至超額完成各項任務,才能真正勝任教學秘書這份重要的工作。

2 教學秘書應具備的基本素質

為師生服務是教學秘書工作的首要任務,在工作中教學秘書應該具備良好的職業道德素質和優秀的個人素養和多學科的知識素養,并具有與時俱進的創新思維和熟練應用教學管理軟件的技能。教學秘書的服務對象是一個高知群體,這對于教學秘書自身的綜合素質在客觀上就有了更高的要求。教學秘書除了需要注意自己的習慣、形象和涵養,也要注意自己所在部門相關專業知識的積累。沒有日積月累的相關知識的累積,就不會在自己實際工作中游刃有余地處理好各種問題。

2.1 應具備彈性人格魅力

作為教學秘書應該準確地理解黨和國家的教育方針政策,執行學校的教學管理文件,實施分院教學院長工作方案。教學秘書系多重身份,受教務處隸屬領導,同時受分院院長直接領導。在工作中要做到上傳下達,下情上報,承上啟下,在工作職責范圍內協調工作,及時請示領導,落實方案。工作中存在不理解、不支持現象時,必須以本職工作角色定位自己,為老師和學生周到服務,培養嚴謹、認真的工作風格,營造良好的工作氛圍。

因此,教學秘書要增強公關意識。作為領導的助手,客觀上承擔了部分公共關系工作,要求秘書能夠很好地做好學生與老師和領導之間的溝通工作,及時以正確的方法向各個層次傳達信息,既使本院內部團結一致,也使本院整體得到很好的發展。辦事要做到公正,要以本院的整體利益為重,以公平公正的態度處理問題,不摻雜任何個人因素。

2.2 應具備兢兢業業、任勞任怨的精神

教學秘書是教學工作運轉的樞紐,每天處理事務,忙忙碌碌,經常無償加班加點,如果沒有埋頭苦干、任勞任怨、不計名利的思想境界,很難做好這項工作。還要虛心學習新知識,不斷地充實自己,提高分析判斷能力和解決問題的能力。

應做到過程管理和結果管理相結合,全面組織和高效協調并行。過程管理就是在執行教務處和分院的任務時要把涉及到的因素全面考慮進去,通過具體的實施看效果,結合事情結果給予公平、公道、公開評價,并及時公布結果,為下一次順利完成任務做好績效管理依據。當主管教學工作的領導需要工作數據資料時,要穩、準、快地提供信息。完成領導交辦的工作是職責所在,任何情況下都要做到不退、不等、不靠、不計較。基于對工作的熟悉,應充分發揮自身的能動性、調控性、主動性和創造性,在處理好日常教學工作中事務的同時,要學會換位思考,善于站在學院和學生的角度觀察、分析問題,提出解決問題的正確辦法,查缺補漏,完善實施方案,提供準確信息和合理的建議,進一步完善領導的決策并實施[2]。

2.3 應具備熟練地運用電腦管理的能力

應做到分類管理,勤于記錄,善于總結。在繁雜的工作中要濾出輕、重、緩、急的排序,把事務性工作、專業性工作和臨時性工作分開,依據工作記錄本按照排序完成。在處理應急性事件、隨機性事件、重要性事件間把握好度。在日常的教學管理工作中,要做到環環相扣、步步相接,為整個教學管理正常運行做好鋪墊。

隨著校園內先進的教學管理軟件的應用,高校的教學管理逐步走向現代化、科技化,所以,教學秘書必須具備電腦操作技能,能把所有的數據資料轉為電腦管理,日常工作也要以電子化管理為主。對分院的招生人數、就業情況、學籍管理、教學計劃、學生選課等教學管理任務都能應用計算機進行管理。現在,多數高校在使用教務系統軟件,所以,要熟練運用教務系統軟件,這樣不僅能夠避免手工核算所帶來的不便,還能夠大大地減少誤差[3]。

2.4 應具備原則性做事、藝術性辦事的能力

教學秘書要把學校教學管理部門通知、意見等及時向分院領導匯報并準確轉達給相關的教師、學生群體,起到小廣播的作用。教學秘書處于輔助的地位,作為領導的助手,必須嚴格地按照領導的要求來辦事,不能自行其是,但也不能過于被動,應隨時主動去了解本校及本院的相關動向,根據教學規律制訂好工作計劃,這樣才能充分發揮助手、智囊的作用。

3 建設教學秘書隊伍的措施

3.1 改善工作環境,穩定社會地位

引進高級人才來充實隊伍,樹立典范帶動團隊。伴隨高等教育大眾化的普及和高等教育設施的現代化,教學秘書隊伍人員必須熟練電腦技術。由于教務管理系統本身在經常地更新完善,對教務管理人員的培訓就顯得尤為重要。教務管理工作錯綜復雜,完全依賴于教學秘書個人工作能力來處理這些事情。所以,對教學秘書隊伍新進人員,要給予教學管理和教學秘書工作流程培訓等理論培訓,為實踐工作做好鋪墊,使他們在工作中能具有前瞻性、可控性和調節性。讓他們對教務管理內涵有充分的了解,要求他們盡快更新知識結構,盡快進入工作角色,不斷深入實踐、總結經驗,提高對教務管理的規范化和科學化認識水平,逐步形成共識的管理經驗。同時,教務秘書應該熱愛自己的本職工作,認真體味教務管理工作的價值所在,成為教學管理的“專家、內行”,實現“專家、內行”管理[4]。

3.2 建立績效機制

依據美國心理學家馬斯洛“需求層次理論”學說,人們的需求是分不同層次的。從事工作不僅是為了解決溫飽問題,更是為了實現小康生活并實現個人的自我價值。教學秘書也能在平平常常的崗位上實現自我價值。教學秘書應該提高管理能力、不斷改進工作方法,強化工作藝術性,完善人格魅力。增加教學秘書進修學習的機會、改善教學秘書待遇,建立健全績效機制,用績效機制完善管理制度。

這種機制可以使領導從很好的角度來視察員工的工作情況,并且能夠激勵員工不斷地提升自身的素質,對于分院甚至是學校的發展起到很好的推動作用。績效機制的建立與實施應本著公平公正的原則,不能因為主觀判斷或者是評估者的個人偏見而影響到績效機制的實施,應該根據本院相關的標準和具體的資料、數據等對實際績效進行客觀的評價與評估,否則績效機制便失去了其原有的作用,不但不能起到促進分院發展的作用,還會阻礙其發展。

3.3 加強管理考核,優化教學秘書隊伍

在市場經濟的今天,沒有壓力的工作都是不存在的,建立完善的考核制度之后,就要加強對整個隊伍的管理[5]。較好的措施是細化考核,將德、能、勤、績列為考核的重點,建立健全考核管理制度和考核辦法,優勝劣汰。工作成績突出的,要給予精神和物質上的雙重獎勵;而對于那些不思進取,工作拖沓,工作責任心不強,甚至事故迭出的教學秘書人員要進行重新考核。

[1]楊冠青,王艷平.做好高校院系教學秘書的“三個服務”思想宗旨[J].科教文匯,2006(12):15-16.

[2]陳巧兒.教學秘書的角色意識及其培養[J].科技資訊,2007(13):143-144.

[3]鄧益容.論充分發揮教學秘書的服務與管理職能[J].重慶交通學院學報:社科版,2006,6(4):120-122.

[4]劉榮英,朱燕君,薛衛平.提高高校教學秘書教學管理水平的探討[J].荊門職業技術學院學報:教育刊,2008,23(1):66-68

[5]楊克平,傅小燕.教學秘書在教學管理中的職能及素質培養[J].邊疆經濟與文化,2007,47(11):118-119.