理工類高校檔案管理干部隊伍存在問題及對策

楊明萍

（南京工業大學 檔案館，江蘇 南京 210009）

理工類高校檔案管理干部隊伍存在問題及對策

楊明萍

（南京工業大學 檔案館，江蘇 南京 210009）

隨著社會主義市場經濟的進一步建立和完善，理工類高校檔案管理干部隊伍建設亟需強化.分析了當前理工類高校檔案管理干部隊伍的現狀，建立一支思想素質硬、業務素質高、工作能力強的高素質的管理干部隊伍，是高校檔案管理工作的一項重要內容.并提出了要嚴把人才入口關、重視人才的使用、突出科技素質培養、加大繼續教育培養力度等措施來提高檔案管理干部隊伍的整體素質.

理工類高校；檔案館；檔案管理；干部隊伍

1 檔案管理干部隊伍建設存在問題

1.1 檔案干部隊伍中高層次專業技術人員偏少，工作積極性不高.據調查統計，從2001年～2010年，南京工業大學專兼職檔案人員逐年增加，但真正接受過檔案專業系統教育的人員占很小的比例，具有檔案系列專業技術職務的人數僅占總人數的13%，檔案專業的畢業生更是寥寥無幾，只占專職檔案管理人員總人數的9%.特別是人事檔案管理人員文化水平偏低，業務素質不高，大多都沒有參加過業務培訓，其中，中高級職稱人員所占比例更低，只占總人數的7%.其中大多檔案管理干部大多是兼職，有些檔案管理干部為了自身發展調動頻繁，這也使得檔案管理干部流失比較嚴重，隊伍不穩定.另外，檔案管理干部的組織管理制度和工作制度的建設上還重視不夠或措施不力，這容易造成檔案管理干部到了崗位后對工作業務、工作流程等需要花費一定的時間摸索，職責不明，工作“一籃子”干，工作積極性下降.

1.2 檔案干部隊伍人員結構不合理、整體綜合素質不高.由于歷史的原因和傳統觀念的影響，一些高校甚至將一些沒有檔案專業知識的富余人員或年老體弱者照顧性地安排到檔案館，這樣從客觀上導致了高校檔案管理隊伍在性別和年齡上失衡，整個隊伍學歷層次偏低.據統計，63.55%的干部是在上任后才主動加強工作崗位認識的；有自己的計劃和工作設想的僅占19.21%.訪談中部分師生反映，檔案管理干部不愛動腦筋，完全聽從安排，缺乏創造性思維，成為典型的“木偶型”工作分子.特別是基層(負責院系檔案)的兼職檔案管理人員，大部分都是教學秘書或辦公室秘書兼任本單位檔案工作，一方面由于事務性工作較多，工作繁雜，二是本身就對檔案工作不重視，日常檔案收集工作不到位，嚴重影響了檔案工作的收集和歸檔.隨著檔案工作信息化和網絡化發展，對檔案管理人員素質的要求越來越高，特別是缺乏既懂檔案和現代化科學技術的復合型人才.當前檔案管理干部嚴重不足與管理水平亟待提高之間的矛盾已十分突出.

1.3 檔案干部隊伍的工作方法單一、創新理念不足.在調查高校檔案管理干部用的工作的情況中，肯定了現代科技手段對改善工作的作用有31.73%，但真正能使用網絡技術和信息手段的管理干部僅占19.85%，%.34.27%同志滿足于每年立卷多少，提供服務多少卷(人)次，而對社會需要和本專業的前沿成果、動態的關注的人數僅占12.37%，這在一定程度上反映了檔案管理干部忽視新技術、新方法的學習，缺乏前瞻性和創新性，實踐工作中還是以經驗型管理為主，研究型人才較少，很多同志觀念陳舊，缺乏創新意識，滿足現狀，主動服務不夠.目前理工類高校人事檔案的收集、整理、儲存、檢索以及利用等方面，大部分仍沿用傳統的管理方法，檔案材料的檢索基本靠手工完成.人事檔案管理方法手段落后、效率低下，不能跟上時代發展的要求.當前現代電子技術也廣泛應用到檔案工作中，這些無疑需要人去操作、去管理[2]在日益發展的新形勢下，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的人才十分匱乏.

1.4 檔案干部隊伍的奉獻精神和職業道德建設有待加強.受到市場經濟條件下不良風氣的影響，其中37.46%的檔案管理干部認為檔案管理工作枯燥乏味；28.57%的檔案工作者認為自己對檔案管理工作缺乏熱情，職業情感淡漠；其中認為把這項工作只作為謀生手段，缺乏奉獻意識與敬業精神的占27.62%.特使是業務上具有鉆研精神，精益求精，能及時更新自己的知識的主動性與參加科研、技改的管理人員只占13.17%.可見檔案管理人才對職業的期望與檔案工作的現實存在距離，理想目標很難實現.應該說干檔案工作是非常神圣的，也是不可或缺的.但從檔案管理干部的工作現狀及調查來看，他們對未來的預期卻令人心碎[3]，從而對未來失去信心，甚至懷疑檔案館(室)的生存問題，以致對檔案職業失去了興趣，值得有關部門警惕和關注.

2 檔案管理干部隊伍建設問題的成因

一是從外部環境看.市場經濟條件下，人們的思想觀念和價值取向發生了巨大變化，對職業的選擇更多地趨向于對物質利益的追求.而長期以來，檔案部門被視為“清水衙門”、清貧之地.部分管理干部任職出于功利思想，工作過程中奉獻精神越來越低.同在高校工作，從事檔案管理工作的比在教學、科研部門工作人員的經濟待遇低，且在職稱評聘等方面明顯處于劣勢.在傳統觀念中，檔案館(室)管理人員的工作只是借借還還和檔案的轉遞等簡單勞動.這種情況嚴重挫傷了檔案館(室)管理干部的自尊心，讓他們體會不到自身的價值和自身所從事工作的意義[4].另一方面相關部門也缺乏必要的教育和宣傳，在實踐工作中，沒有按照“德才兼備”的原則選配檔案管理干部，使那些忠誠黨的事業、思想作風正派、辦事公道等良好的職業道德，還具備一定的政治理論知識、文化歷史知識、現代管理知識、計算機操作技能、人事管理知識和檔案業務知識的專職管理干部被埋沒和棄用，特別是在檔案管理工作中，沒能很好地注意專業管理人才的引進與培養，有關培訓研討班更是很少組織.

二是從檔案館(室)的內部環境看，長期以來，“我國高校檔案館(室)的服務不僅范圍狹窄，受條條框框制約較多，局限性大，而且大多實行無償義務服務，主動服務觀念及意識淡漠.”[5].目前，大多數檔案館(室)干依然停留在“以藏為主，重藏輕用”的工作狀態，檔案管理干部更是難以從工作中體現出自己的勞動價值.其次，由于培養選拔檔案管理干部隊伍機制不健全，辦法不配套，造成了客觀上的培養與使用脫節.在確定檔案管理干部時，渠道窄，范圍小，加之實踐鍛煉跟不上，受傳統管理體制的制約，工作人員勞動價值難以體現.原因是相對簡單和方便，易于實現，就自然降低了管理干部自身的語言表達、應變能力、儀容儀表等的硬性要求，有時會忽視其思想道德和實際能力，選出的管理干部不一定是能夠真正勝任工作的.部分檔案管理干部自身認識不足，期望值過高，心理承受力差.部分檔案管理干部在工作中缺乏工作熱情；另外一部分檔案管理干部在工作中都容易斤斤計較，缺乏奉獻精神、吃苦精神.

三是從價值觀看，部分檔案管理干部表面看來忙忙碌碌，但在實際工作中卻沒有取得較好的效果；也有的檔案管理干部缺乏謙虛求實的態度，干部之間互不接受意見和建議，分化了管理干部隊伍的整體實力.另外，檔案管理干部隊伍素質良莠不齊，存在魚目混珠現象，有些管理干部自身缺乏一定的自律能力，如工作能力平庸的，群眾基礎不夠好，責任心缺失，存在官僚作風，嚴重影響了檔案管理干部隊伍的整體服務功能的發揮，同時成為高校檔案管理工作的消極因素.此外有些檔案管理管理價值觀出現了偏差，利用手中的職權，在把人事檔案利用審查關時故意刁難師生，設置種種門檻和要求，不能很好地提供相關查詢內容.違規利用相關部門、利用者授予不同的使用權限，利用他人的急用心理收取一定的好處費，違背了相關工作條例和規章制度，偏離了自身工作職責和道德規范.

3 檔案管理干部隊伍建設的措施

針對以上存在的問題，我們認為理工類檔案管理干部隊伍建設應注意抓好以下幾方面：

3.1 嚴把人才入口關.進入信息社會以來，特別是在科技興教、科技強教的大環境中，現代檔案管理工作從管理模式、管理內容到管理理念，都對高校檔案管理干部提出了新的更高要求，必須把住人才入口關，要注重引進招聘一些具有檔案專業知識背景，掌握相關專業技術、技能的人才充實檔案隊伍，逐步改善檔案管理干部群體年齡、專業結構.建立健全一系列查（借）閱檔案規章制度，工作中一方面堅持原則，嚴格把關，做到手續不符、不全的一律不接收，另一方面又做到高效率、高質量服務，使高校檔案管理工作有章可循.充分利用相關部門統一配置的管理信息系統，建立檔案信息庫，迅速準確地查詢檢索檔案的相關信息，并利用檔案信息數據庫對相關領域的情況進行綜合分析，為領導決策提供大量的信息依據.

3.2 重視人才的合理使用.一要敢用，大膽使用具有專業理論知識和專業技術特長的年青干部，突出人本管理，建立并完善人才激勵機制，積極調動檔案管理人員的工作積極性，為年青干部發揮專業特長提供寬廣的空間.注重發現并肯定新思維、新理念對檔案工作的促進，對他們身上存在的不足應加以正確引導教育，發現他們的優點和長處，發揮他們的聰明才智.二要善用，善于發掘人才的知識，知人善任，對于具備檔案學專業背景的人才，要以其檔案管理的專業知識和素養提高檔案工作的層次和水平；對于具備理工科學科背景的人才要加以引導，深度挖掘科技檔案信息資源，以特色編研、特色檔案資源開發作為人才使用的突破點；對于具備計算機學科背景的人才，則側重于發揮其專業特長，推進檔案信息化建設.要合理地解決他們的職級待遇，適時將素質好、能力強、群眾公認的同志提拔重用.對長期從事檔案工作的同志應予表彰獎勵，做到事業留人，感情留人，待遇留人.

3.3 突出科技素養培育.理工類高校對檔案工作者的科技素質有特殊要求，只有具備了科技素質才能與高校的檔案事業協調發展.提高對檔案管理人員的培訓工作的認識，為他們學習進修創造條件，增強檔案干部的信息化素質.這不僅包括基礎的計算機應用知識和技能，也包括開發和應用專業檔案管理軟件的知識和技能，掌握現代信息管理技術，努力使自己成為既熟悉檔案管理業務知識，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才.利用網絡技術管理檔案，不斷改進檔案工作的管理方式和方法，提高檔案管理水平，實現檔案管理的科學化、現代化[6].

3.4 加大繼續教育培養力度.面對目前高校檔案部門知識老化，新技術知識貧乏的狀況，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務.根據新形勢新任務的新要求，可把檔案專業知識、信息化知識和外語等作為繼續教育重點，有計劃有組織地長期堅持抓好.豐富檔案管理干部培養方式，注重培養實效.在注重講座理論授課大面積培訓的同時，著重培訓方式的創新，明確要達到的效果，對培訓后檔案管理干部能力提升狀態進行摸底.其次，提供“菜單式”培訓內容，由檔案管理干部結合自己的需求進行選課，提高培訓的針對性.同時，可通過各種形式，拓寬繼續教育渠道，比如，開展好經驗交流、學術研討等活動經驗交流是檔案工作者互相學習，取長補短的重要途徑.以實際經驗和技能的提高優化檔案管理干部隊伍的知識結構，逐步健全科學規范的檔案管理干部規章制度.

3.5 提高語言文字應用能力.科技檔案管理人員要有較堅實的文字功底，好的文字能力應是對材料的高度概括能力，對案卷標題進行高度概括而反映出案卷的主要內容.同時敘述表達要準確，重點要突出，符合邏輯，通順易懂.要加強統籌協調，建立健全語言文字工作長效機制，切實加強對語言文字工作的協調統籌和監督檢查.要因人制宜，做好培養，為了使檔案管理干部獲得勝任職務所必需的政治素質、業務知識、專業經驗和技能，本著“缺什么、補什么”的原則，因人制宜地進行定向培養.積極開展用字規范方面的檢查，糾正檔案管理人員中的不規范用字.通過經驗交流，及時總結自己工作中的經驗教訓，梳理心得體會，提高發展問題、分析問題、解決問題的能力.

3.6 加強法律、法規建設.高校檔案管理人員還要有較強的法律意識，努力學習《檔案法》、《保密法》及國家關于檔案管理等方面的法律知識和學校有關的規章制度，做到知法、守法，維護檔案的歷史真實性.建立和完善檔案資料管理機制，建立檔案信息庫、檔案資料庫實行動態管理.對因工作失誤造成學籍檔案損失的，要追究其責任，對違反檔案法的行為要追究法律責任.實行規范化管理，認真細致地鑒別、整理加工，使重新整理后的檔案材料達到了編排有序、目錄清楚、裝訂整齊、使用方便的要求.按照檔案管理基礎設施的有關要求，配齊空調、去濕機、臭氧發生器等標準設施，提供了良好的檔案管理環境.同時，要保護密碼的安全，進一步健全和完善檔案《安全保密制度》，確立檔案信息責任制度，以保障人事檔案信息的安全.

〔1〕韋斯明.科研院?？萍紮n案管理人員的必備素質[J].科技情報開發與經濟,2000(5).

〔2〕楊冬權.以豐富館藏、提高安全保障能力和公共服務能力為重點.實現檔案館事業的新跨越[J].檔案學研究,2009(6).

〔3〕周華青.高校檔案人員“職業高原”成因與對策[J].蘭臺世界,2010(10).

〔4〕張建偉.新形勢下干部檔案管理工作存在的問題及對策探析[J].濰坊學院學報,2009,9(1):92-93.

〔5〕張志強.高校干部人事檔案管理思考[J].信陽農業高等?？茖W校學報,2009,19(4):159-160.

〔6〕陳蕙蘭.高校干部人事檔案管理工作中存在的問題與對策[J].江蘇技術師范學院學報,2010,16(5):28-30.

G637

A

1673-260X（2011）06-0201-03高校檔案管理工作是高等教育工作的重要環節，也是國家檔案事業的重要組成部分.隨著高校的跨越式發展、人事制度改革和經濟體制轉變的深化，這使得高校檔案管理面臨著諸多新問題、新情況.而高校檔案管理干部是高等院校教育、管理、服務等各項工作在師生員工中的組織者、協調者和執行者，是聯系教師、學生與相關職能部門的主要紐帶.當前高校檔案管理干部隊伍管理中“軟管理”和必要物質基礎的缺乏等問題.使一些高校出現了檔案管理干部隊伍不穩定、思想滑坡、素質下降等問題.如何加強高校檔案干部隊伍建設，提高檔案干部隊伍素質，建立一支有專業知識和文化素質、政治強、業務精、紀律嚴、作風好的檔案管理干部隊伍，是新時期做好高校檔案管理工作的需要，也是高等教育發展的需要.特別是理工類高校檔案管理工作既有一般檔案管理的共性，也有其特殊性.其特殊性在于，理工類高校的檔案材料的科技內涵較為豐富，需要檔案管理者具備一定的科技知識和敏銳的科技發展意識[1].辨證客觀地分析理工類高校檔案管理干部的現狀，進一步提高檔案管理干部的綜合素質，有利于促進理工類高校檔案管理工作的制度化，也有利于高校的改革、發展、穩定大局及和諧校園的建設.