如何提高述職報告的寫作質量＊

艾英，陳海秀

(鄂東職業技術學院，438000)

如何提高述職報告的寫作質量＊

艾英，陳海秀

(鄂東職業技術學院，438000)

述職報告是一種日常應用文體，寫作者不僅要掌握述職報告的基本特征和基本寫作結構，而且要掌握述職報告同個人總結、思想匯報、經驗材料、演講演說等文體的本質區別，同時還應注意避免面面俱到、評議不分和貪人之功。

述職報告;寫作;質量

述職報告是黨政機關、企事業單位、人民團體的干部或專業技術人員為接受考核，就自己履行崗位職責的情況，從德、能、勤、績、廉五方面進行自我回顧和評估而寫成的，是向主管部門、組織人事部門或本單位的職工群眾進行陳述匯報的書面報告。它是機關企事業單位事務文書的一種，也是個人日常應用文體的一種。

述職報告越來越受到各級領導的重視。它是在我國社會主義現代化建設過程中，建立和實行新的干部管理體制和專業技術管理人員管理及考核體系的一種重要工具，便于組織人事部門考核，選拔和任用德才兼備的干部，發現和造就社會主義現代化建設事業合格接班人;便于群眾監督評議、強化干部的公仆意識和人們群眾主人公地位;便于促進被考核干部不斷總結經驗，明確自身職責，努力提高政治思想水平，領導才干和業務素質、勤政廉政、愛崗敬業。尤其是述職報告是要當眾宣讀，或呈進給特定的上級領導審閱，具有很強的透明性和應用性，其寫作質量的高低，包括思想觀點、材料內容、結構安排、語言運用等的優劣，都直接反映著述職者的工作實績、態度和基本素質，以及影響到述職者的形象和前程，因而受到人們的關注和重視。如何提高述職報告寫作質量?筆者認為述職者可以從以下四個方面努力。

一、深刻理解述職報告文體的四個基本特征

(一)述職主體的法定性

所謂述職，即指擔任一定職務者向特定對象陳述自己履行崗位職責的情況，不任職者，則不存在“述職”。任何單位和個人都不得替代其他單位和個人進行述職，述職主體總是以第一人稱的口吻，對自已的有關情況進行自我述評，而不是從第三者的角度檢查、總結和評價他人的工作情況。

(二)報告內容的規定性

述職報告的內容不是隨意的，而必須以“職”為其所“述”的對象，即必須以自己對一定時段所在崗位的職責、目標的履行情況作為報告內容。崗位職責和目標是有國家、部門或單位統一制定的，它規定了每一個崗位的職權范圍和責任，因而述職報告的內容也是規定的、明確的、可循的。述職報告是述職者實踐活動的產物，它不僅需要定性分析，更要有定量的證明，要求從德、能、勤、績、廉諸方面進行報告。

(三)擬寫時效的特定性

述職報告是述職者在特定的時限，為接受一定的考核而擬寫的。無論是任職期滿、試聘期滿、年度結束的述職報告，還是上級領導不定期、臨時布置的一些述職活動所需的書面材料，都必須在規定的時間內擬寫完畢，否則就會影響對述職者的考核，甚至影響全局工作，遲到的述職報告也就失去了它應有的時效。

(四)實用價值的鑒定性

述職報告既是上級領導考核鑒定的依據，又是群眾民主評價的基礎，最后的材料將作為述職者升遷、留任、降職或調任等的重要憑據而納入干部或專業技術人員管理檔案。述職報告的作用程序和最終目的決定了它非可有可無，而是具有相當的行政約束力，具有鑒定審核的實際價值特征。

二、掌握述職報告同四種相似文體的區別

(一)述職報告與單位、個人總結的區別

述職報告和單位工作總結都采用自述的方式，對已經發生過的事情進行回顧、反思、總結和評價。但是，他們畢竟是兩個性質完全不同的文種:其一，內容范圍不同。單位總結是回顧整個單位的工作，重視過程性和全面性，注重展示整個過程中的具體做法，是全方位地反映情況，以便讀者清晰地了解什么工作做的好，什么工作做得不好以及為什么。而述職報告重在敘述個人履行職責的情況，著眼于匯報個人履行職責的情況，著眼于匯報個人是否勝任某職，履行職責的能力任何。其二，寫作目的不同。總結作為常規性工作回顧，主要目的是總結成績，發現問題，尋找帶有規律性的認識，以利于今后在實踐中更有效的推動工作向前發展。而述職報告是上級主管領導、人事部門或有關評審組織對述職者進行任職期間業績和能力的考核，也是群眾評議的基礎。因此，述職報告寫作要比照某一崗位的職責來寫，對自己任期內履行崗位職責時所表現出的德、能、勤、績、廉等方面的情況進行自我評估，自覺接收領導的考核和群眾的評議。其三，寫作主體不同。述職報告的寫作主體是個體，單位工作總結的寫作主體是集體。那些擔任領導職務的寫作主體，既要對過去的工作情況進行總結，又要對過去履行職務的情況進行述職，很容易混淆兩個文種的界限。

(二)述職報告與思想匯報的區別

思想匯報是個人向組織匯報思想和工作情況的一種應用文體，是一種抽象的“報告”，其內容主要是匯報思想情況。當然，思想報告也要靠工作或事跡來體現，但被體現的思想終究也是思想，而不是工作或事跡。述職報告是要把任職期間的思想和行為如實展現出來，主要不是想過什么、想得怎么樣，而是要實事實說，述職報告拒絕過多地談思想認識，即使有深刻的思想認識也需要具體實踐來佐證。思想認識也不是不可以談，而是要側重談依此思想怎么辦的、有什么樣的效果、反響怎樣。述職報告也需要尋求規律性的認識，但要簡潔，要以述職為基礎。

(三)述職報告與經驗材料的區別

經驗材料是指黨政機關、企事業單位為了表彰先進、傳播事跡、交流推廣經驗所寫的材料。經驗材料側重成績與經驗，可以談喜不談憂。而述職報告必須貫徹事實求是的原則，要如實地反映情況。尊重客觀事實，堅持一分為二的原則。工作成績是工作能力、工作業績的集中體現，也是建立威信，贏得良好聲譽的有力武器。理直氣壯地展示成績是十分必要的，但大談特談成績，一味地為自己唱贊歌、對工作中存在的問題和矛盾視而不見，甚至有意掩飾失誤、失利、失敗，這是不可取的。成功的述職報告不但善于總結成績，還要善于歸納問題，做到談喜又談憂。

(四)述職報告與競聘演講、就職演說區別

競聘演講、就職演說和述職報告文體內容帶有共性，都是圍繞職責這個中心展開。寫作時均應注意以下三點:(1)考慮現場性和聽眾的多元性，擺正位置，處理好與聽眾的關系，使演講內容的表達、稱謂、口吻、語氣、用語等與自己的身份、角度、與聽眾、環境、氣氛等相協調，以創造有利于信息交流、心靈共鳴的心理環境和情感氛圍。比如稱謂要體現出理解與尊重，說話的立足點、角度、口吻要體現出平等、友好和坦誠，個體形象要謙虛而不自卑、自信而不驕狂、友善而不獻媚、坦誠而不愚魯。(2)要考慮演講因口耳相傳帶來的即逝性，注意主題和結構的單純性，避免冗長、生僻、復雜的句式和詞語，采用明線過渡、前后照應的結構方式和短句式、口語化等語言形式，包括運用幽默、形象化表達等手法，以增強演講的表達效果。(3)要注意情感因素的注入，處理好事、理、情三者的關系。既直觀展示個人的德才風貌，又表現出內在的邏輯力量和情感力量，做到以德贏人、以理服人、以情感人，給聽眾留下深層回味的余地。

但三者也有明顯的區別:競聘演講側重于說明“我”勝任此職的主觀條件和一旦任職的施政構想。就職演說則側重于宣布施政綱領，告訴人們“我”將怎樣履職。而述職報告則側重于陳述“我”的履職情況及其所體現出來的道德素質。述職報告因為是“事后”的陳述性演講，旨在展示述職者履職情況和德能素質，所以，其表述上的突出特征即是緊扣職責用事實說話。

三、正確掌握述職報告的五大寫作要素

根據述職報告實際功能的需要和人們寫作的實踐經驗，述職報告一般由標題、稱謂、正文、結束語和落款五大要素組成。

1、標題。標題通常有兩種寫法。一種由述職人和文種構成，如《我的述職報告》，另一種直接用文種做標題，即《述職報告》。

2、稱謂。即述職者面對的對象或呈報的部門或是負責人。

3、正文。正文是述職報告的核心和關健。由前言、主體、結尾三部份組成。

前言:是整個正文立標定調部份，陳述述職人的基本情況，一般應簡要交代任職的自然概況(何種職務、職稱、任職時間)，崗位職責及個人認識，對個人履行職責的總體評價等。

主體。即履行職位職責的情況，內容包括自己的工作思路、工作指導思想及工作的成效和經驗，要注重介紹有代表性的典型的工作實績，并寫明其起止時間，概述存在的主要問題，工作中的失誤和改正措施以及努力方向。主體要寫得詳實有價值，既要避免空洞、抽象地表述自己的政績或專業業績，又要防止面面俱到，不分輕重，對一些難題的應對思路和重大問題的解決過程以及最后的效果和影響，要交代得一清二楚。主體寫作可根據內容的不同需要，選取以下三種中的任何一種:一是橫式結構，即按照事物的性質和邏輯關系組成材料。根據事物的內存聯系，把問題的各個方面分別給予具體的敘述、分析，它便于多角度、全方位表現述職人的工作情況。二是縱式結構，即按照時間先后和事物發展的自然順序安排內容，一般要把整體工作進程分成幾個階段，再分別對每一階段的情況作陳述、分析。三是縱橫交叉式結構。既考慮時間的先后順序，體現事物的發展過程，又注意內在的邏輯聯系。有的是先把工作進程按時間先后順序寫出來，然后再把每一段進程中的若干具體做法分別陳述出來;有的則是先按邏輯順序把材料歸納成幾個大問題，然后分別圍繞著每個問題，按照工作展開的順序先后加以陳述。運用縱橫交叉式結構，尤其要注意條理清晰、順序得當。

結尾。自我批評及努力方向，自我評價自己在工作中的失誤和不足，表示自己將更加盡職盡責，做好本職工作的愿望和努力目標。

4、結束語。述職報告末尾還應有個明確的結束語作為標志，通常寫“以上報告，請領導和同志們指正”，“以上是我的述職報告，謝謝各位”。這些習慣用語既顯示了對上級領導或下屬群眾的尊重，又在一定意義上表示了自己做好工作的愿望，決不是可有可無的。

5、落款。即述職者職務、姓名和成文日期。

四、力求做到三個“避免”

一是避免面面俱到。述職報告要圍繞你所在的崗位、履行的職責，說清楚自己“該干什么，怎么干的，干得怎么樣”，著重反映在自己的職權范圍內進行的具有個人特色、個人優勢的領導、決策和實踐活動，這是述職報告的寫作重點，是述職報告的精華之所在，也是組織和群眾對述職者進行評議的主要依據。有一些述職者在寫述職報告時，擔心遺漏了自己的工作成績，事無巨細，象流水賬一樣面面俱到，泛泛而談，似乎成績不小，仔細琢磨，就會發現所有的工作都平分秋色，毫無主次之分，甚至崗位職責以外的也大寫特寫，雖然一般來說做出較多成績的干部、專業技術人員是能干的，有能力的，但這也不等于說成績和稱職是一回事。因為，一個人離開職責干的事情越多，也不能證明其履行職責越好，反而證明其不務正業。

二是避免議評不分。述職報告主要的表達方式是“述”，即敘述，就是要談情況、擺材料、講事實，給人們的印象應當是真真切切，實實在在，同時，也需要有適度的“評，評即評議，就是得出經驗，引出教訓、鑒定工作、評價自我。這應當合情合理，水到渠成。這里“述”是“評”的堅實基礎，“評”是“述”的必要升華。在實際寫作中，多為先述后評，也可先述后評或邊述邊評。但都應當做到觀點統率材料，材料印證觀點，兩者高度和諧，有機統一。在“述”作為述職報告基本或主要內容的前提下，所“述”內容也應當有詳有略。尤其是在述職任職時間長，頭緒多，工作重的情況下，更要觀照全局，疏理清晰，突出重點，做到綱目有序、主次相宜。

三是避免貪人之功。述職報告的內容要求真實、客觀、準確，不夸大自己的成績，不弄虛作假，避免把下屬的工作成績寫入自己的述職報告，“貪人之功，據為己有”。現代社會中，一項工作往往是大家分工合作完成的，在寫自己的工作成績時，應當寫清楚自己在這項工作中所擔任的具體工作、所起的作用、取得的成果和存在的問題。領導干部主要擔負組織、領導、指揮、協調工作，具體任務主要由下屬完成。所以，在講述工作成績時要分清那些是屬于下屬的工作成績，那些是屬于自己的工作成績。其中自己獨創的，具有實際效果和推廣價值的做法應重點寫好，包括自己對這項工作的重視程度，自己如何安排并指導實施的，無“我”之事不提，無“我”之策不說。只有講清個人所起的作用，才能看出述職者與政績的關系。

總之，對于述職人來說，述職報告寫得如何，直接影響組織、領導和群眾對自己工作的正確評判。因此，述職者必須了解述職報告的寫作要求，掌握述職報告的寫作技巧，正確理解述職報告的“四大”特征，弄清述職報告同相似的“三個文種”的區別，注意“三個”避免，定能寫出高質量的述職報告。

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［1］郭建利.應用寫作一點通［M］.杭州:浙江大學出版社.

［2］陳果安.現代寫作學引論［M］.長沙:中南大學出版社.

2010－12－11

艾英(1964－)，男，湖北黃岡人，副教授，碩士研究生。