試論如何加強(qiáng)秘書(shū)人員的職業(yè)素質(zhì)

河南 袁慧

試論如何加強(qiáng)秘書(shū)人員的職業(yè)素質(zhì)

河南 袁慧

秘書(shū)人員是否具有較高的職業(yè)素質(zhì)，直接關(guān)系到工作的質(zhì)量與效率。本文從道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)三個(gè)方面對(duì)加強(qiáng)秘書(shū)人員的職業(yè)素質(zhì)進(jìn)行了探索。

秘書(shū)；道德素質(zhì)；業(yè)務(wù)素質(zhì)；心理素質(zhì)

古時(shí)君王視秘書(shū)為股肱之臣,當(dāng)今領(lǐng)導(dǎo)人用秘書(shū)如左膀右臂,秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)人的智囊和助手。秘書(shū)是當(dāng)代領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊綜合辦理日常事務(wù)，即辦文辦會(huì)、溝通信息、協(xié)調(diào)事務(wù)、完成交辦任務(wù)、提供跟蹤服務(wù)的參謀助手。負(fù)有參政設(shè)謀，協(xié)調(diào)綜合，督促檢查，拾遺補(bǔ)缺等重大責(zé)任。秘書(shū)人員是否具有較高的職業(yè)素質(zhì)，直接關(guān)系到工作質(zhì)量與效率的高低，關(guān)系到各項(xiàng)事業(yè)的興衰成敗。要想提高秘書(shū)人員的職業(yè)素質(zhì)，就必須加強(qiáng)對(duì)秘書(shū)人員的道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)的培養(yǎng)，下面就如何加強(qiáng)秘書(shū)人員的職業(yè)素質(zhì)談一下自己的看法。

一、加強(qiáng)秘書(shū)人員的職業(yè)道德素質(zhì)

1.實(shí)事求是、盡心盡責(zé)的工作

實(shí)事求是、盡心盡責(zé)的工作是做秘書(shū)最根本的一條。鄧穎超同志曾為《秘書(shū)工作》雜志寫(xiě)過(guò)一篇文章，說(shuō)秘書(shū)的高尚可貴之處，恰恰在于他的獻(xiàn)身精神、埋頭苦干精神、熱愛(ài)事業(yè)的精神、不計(jì)報(bào)酬待遇的精神。秘書(shū)不為名，不為利，任勞任怨，甘當(dāng)無(wú)名英雄。經(jīng)常擬稿，但自己不署名，也不拿稿費(fèi)；經(jīng)常熬夜，但白天還得正常工作；其他人員受了委屈可以抱怨，而秘書(shū)必須絕對(duì)服從為天職等等。秘書(shū)人員責(zé)任重大，要求秘書(shū)人員在工作中要誠(chéng)實(shí)，不能弄虛作假，不能越權(quán)或?yàn)E用職權(quán)。

2.輔助領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀

輔助領(lǐng)導(dǎo)是秘書(shū)人員職業(yè)性質(zhì)所決定的，作為領(lǐng)導(dǎo)工作參謀和助手，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事。有人提過(guò)這樣的問(wèn)題：當(dāng)秘書(shū)，按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事與當(dāng)參謀有時(shí)會(huì)產(chǎn)生矛盾，若是領(lǐng)導(dǎo)人的意見(jiàn)是錯(cuò)的，他又不采納我的意見(jiàn)，怎么辦？這里要注意以下三點(diǎn)：首先不要指望領(lǐng)導(dǎo)人采納秘書(shū)人員的一切建議；其次不要以為自己的意見(jiàn)就是對(duì)的；最后要明確認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)人是決策者，秘書(shū)無(wú)權(quán)強(qiáng)要領(lǐng)導(dǎo)者采納自己的意見(jiàn)。個(gè)人的積極性、創(chuàng)造性只能在服從領(lǐng)導(dǎo)的前提下發(fā)揮。鄧小平說(shuō)過(guò)：“我們的組織原則中有一條，就是下級(jí)服從上級(jí)，對(duì)于上級(jí)的決定、指示，下級(jí)必須執(zhí)行”。

3.正直，人格高尚

秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)人身邊工作，隨時(shí)隨地需要向領(lǐng)導(dǎo)人匯報(bào)情況，提供對(duì)事物的看法。這種工作條件要求秘書(shū)必須公正、客觀、超脫。以國(guó)家、人民和本單位整體利益為重，自覺(jué)奉獻(xiàn)，不為名利所動(dòng)，以自己的實(shí)際行動(dòng)抵制和反對(duì)不正之風(fēng)。這是一條美德，也是一條紀(jì)律。

4.謹(jǐn)慎，平易近人

謙虛謹(jǐn)慎，應(yīng)是秘書(shū)人員應(yīng)具有的美德，秘書(shū)人員不能因?yàn)樵陬I(lǐng)導(dǎo)身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門(mén)商量工作，虛心聽(tīng)取他們的意見(jiàn)，在工作中要善于協(xié)調(diào)矛盾，搞好合作。秘書(shū)的工作性質(zhì)決定秘書(shū)人員應(yīng)服從領(lǐng)導(dǎo)和上司，關(guān)心體貼下屬。

5.恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密

秘書(shū)人員要恪守信用、遵守時(shí)間、遵守諾言、言必信，行必果，秘書(shū)人員自己安排的會(huì)議或事情，要先到場(chǎng)，并做好一切準(zhǔn)備工作。秘書(shū)人員要嚴(yán)格遵守諾言，一經(jīng)允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化要說(shuō)明原因，使人信服，嚴(yán)守機(jī)密。秘書(shū)人員一個(gè)顯著的特點(diǎn)是掌握的機(jī)密較多，因此，要求秘書(shū)人員必須具備嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德，自覺(jué)加強(qiáng)保密觀念。

二、加強(qiáng)秘書(shū)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

1.終生學(xué)習(xí)——積累功底

學(xué)習(xí)無(wú)處不在，學(xué)習(xí)能力是個(gè)人基本的生存能力，是通向未來(lái)的通行證。在學(xué)習(xí)內(nèi)容上，要側(cè)重學(xué)政策理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)經(jīng)濟(jì)、學(xué)法律、學(xué)寫(xiě)作、學(xué)現(xiàn)代市場(chǎng)與科技知識(shí)，以拓寬知識(shí)面；同時(shí)，還要在實(shí)踐中邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)、邊提高，使撰寫(xiě)的文稿充實(shí)生動(dòng)；學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)的構(gòu)思、處理問(wèn)題時(shí)的技巧，使文稿起伏與領(lǐng)導(dǎo)語(yǔ)言、工作方式達(dá)到高度和諧；要向同事學(xué)習(xí)，三人行，必有我?guī)煟∪酥L(zhǎng)，補(bǔ)已之短，努力做一個(gè)多專(zhuān)、多能的合格秘書(shū)。

2.不斷鍛煉——增強(qiáng)能力

能力的增強(qiáng)主要是從日常的工作實(shí)踐中鍛煉出來(lái)的。要盡可能地安排秘書(shū)人員深入調(diào)查研究，吃透“下情”，廣泛獲取第一手資料，這樣，既能填充他們的“資料庫(kù)”，增強(qiáng)寫(xiě)作能力；又能為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。當(dāng)今時(shí)代，秘書(shū)人員一方面受開(kāi)放環(huán)境的影響，應(yīng)該具有較強(qiáng)的主動(dòng)性和能動(dòng)性，另一方面又多半受過(guò)較高層次的教育，更加應(yīng)有思考的獨(dú)立性。因此，秘書(shū)人員應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力，以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，正確領(lǐng)會(huì)其意圖。

3.加強(qiáng)規(guī)范——遵紀(jì)守法

嚴(yán)格遵循政策法規(guī)和公文規(guī)范；以實(shí)事求是的精神，忠實(shí)地體現(xiàn)組織意志；準(zhǔn)確把握客觀規(guī)律、政策法規(guī)、組織意志和領(lǐng)導(dǎo)意圖，是秘書(shū)撰擬公文最基本的要求，是公文有效發(fā)揮管理工具作用的基礎(chǔ)。嚴(yán)格按黨和國(guó)家的公文條例規(guī)范擬文，則是撰擬公文必須遵循的準(zhǔn)繩。

三、加強(qiáng)秘書(shū)人員的心理素質(zhì)

1.平衡心理——心態(tài)淡定

好的心態(tài)是成功的一半，心態(tài)決定成敗。情感是人的喜怒哀樂(lè)等心理狀態(tài)。秘書(shū)的情感是秘書(shū)對(duì)客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。優(yōu)秀的秘書(shū)應(yīng)自覺(jué)培養(yǎng)自己良好的情感品質(zhì)，清醒把握自己的情緒狀態(tài)，保持穩(wěn)定的心境，能鎮(zhèn)靜、從容、敏捷、果斷地處理問(wèn)題。要加強(qiáng)情操的修養(yǎng)，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

2.完善性格——心胸寬廣

性格是表現(xiàn)在人的態(tài)度和行為方面的比較穩(wěn)定的心理特征的總和。秘書(shū)作為“內(nèi)管家”，要處處關(guān)心工作，關(guān)心集體和群眾，對(duì)集體不能漠不關(guān)心，對(duì)待群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨(dú)怪僻，脫離群眾。性格內(nèi)向的，要多看到工作中的有利條件，增強(qiáng)自強(qiáng)、自信、自愛(ài)，千方百計(jì)的完成任務(wù)。不同性格的上級(jí)，待人處世的方式往往不一樣；有些人眼中的可愛(ài)，會(huì)成為另外一些人心中的忌諱，性格的差異也同樣造成了不同的相處狀態(tài)。秘書(shū)工作的特殊性，對(duì)秘書(shū)人員的性格要求是豁達(dá)開(kāi)朗、意志堅(jiān)強(qiáng)、敏捷應(yīng)變、幽默風(fēng)趣和友愛(ài)合作。

3.堅(jiān)定信心——意志堅(jiān)強(qiáng)

高度的自信,堅(jiān)韌的意志是秘書(shū)人員心靈的保障和護(hù)衛(wèi)。一種披荊斬棘、破釜沉舟、不惜任何代價(jià)、任何犧牲都要達(dá)到其目標(biāo)的決心、恒心、信心，是秘書(shū)用以克服、解除一切困難的金鑰匙。具有堅(jiān)韌的意志，不但是成就大事業(yè)的人們的心理特征，也是平凡崗位上默默無(wú)聞，不是“紅花”而甘為“綠葉”者的一種典型心理特征。做一件事，完成某項(xiàng)工作，能否有不達(dá)目的不罷休的勁頭和毅力，是評(píng)判秘書(shū)是否具備堅(jiān)韌的意志力的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。

秘書(shū)人員職業(yè)素質(zhì)的三個(gè)方面之間是相輔相成，缺一不可的。當(dāng)今時(shí)代對(duì)秘書(shū)人員提出了更高的要求，各行各業(yè)從事秘書(shū)工作的人員只有不斷的增強(qiáng)自身的職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)，才能克服思想及行為上的偏差，才能在自己的崗位上得心應(yīng)手的工作，并取得更大的成績(jī)。

[1]饒士奇.公文寫(xiě)作與處理[M].北京線裝書(shū)局，2007年7月.

[2]方國(guó)雄.中外秘書(shū)比較[M].吉林大學(xué)出版社，2000年6月.

[3]張剛.當(dāng)代秘書(shū)心理學(xué)[M].科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社，2001年.

[4]趙中利.現(xiàn)代秘書(shū)心理學(xué)[M].青島出版社，1996年.

[5]廖金澤.秘書(shū)參考[M].海天出版社，2004年4月.

（作者單位：周口市疾病預(yù)防控制中心）

（編輯 劉麗娜）