淺淡如何做好新時期民政檔案工作

⊙ 趙斐斐

淺淡如何做好新時期民政檔案工作

⊙ 趙斐斐

民政檔案是民政部門履行職責的歷史記載和原始憑證，真實記錄著民政部門肩負黨和國家重托，為社會為民眾服務的實踐活動。長期以來，民政系統高度重視檔案工作，民政檔案工作取得了可喜的成績，受到了各級領導的好評，如山東省民政廳檔案室連續七年被評為省一級檔案室。但我們必須看到，新時期民政檔案工作還面臨著信息量大、收集困難、編制有限等諸多困難。因此，正視困難，研究如何做好新時期民政檔案工作，對于記錄更多民政信息，發揮民政檔案作用，加快服務型民政建設具有重要的現實意義。筆者認為，要做好新時期民政檔案工作需要做到以下三點：

一、熱愛檔案事業，增強責任感

民政檔案工作比較清苦和枯燥，做好民政檔案工作，首要條件是要做一個稱職合格的民政檔案工作者。一是要增強歷史責任感。要充分認識新時期的民政檔案是民政事業改革發展和為民服務的真實記錄，對于民政事業的傳承、創新和發展具有重要的作用。作為民政檔案工作者要克服各種私心雜念，認清民政檔案工作肩負的歷史責任，加強自我修養，培養高尚的道德情操和正確的價值觀，熱愛檔案事業，增強責任感、使命感，立志在平凡崗位上建功立業。二是要善于學習，提高業務能力。要把提高檔案業務工作能力擺上重要位置，要研究新形勢下民政工作出現的新情況、新問題，適應民政工作面廣量大、工作不斷創新的形勢要求，特別要研究做好電子文檔和圖片搜集等相關工作。三是要勤奮工作，樂于無私奉獻。民政檔案工作除日常工作外，有一定的工作周期性，特別是每當集中整理歸檔上年度相關檔案時，人手少，時間緊，任務重，要樂于吃苦，樂于加班，做到高標準完成年度檔案整理工作。平時，要做到熱情周到地為領導、為機關、為基層服務，要耐得住寂寞，守得住清貧，兢兢業業做好每一天的工作。

二、從細節入手，注重工作質量

民政檔案文書的收集、整理及保管使用，是民政檔案工作中極其重要的幾個環節，要善于從細節入手，強化管理和服務工作，使其為民政事業的發展發揮作用。一是廣泛收集資料，打牢檔案基礎。民政工作任務繁重，信息量大，特別是涉及民生的內容較多，關系到群眾的切身利益，這要求我們收集檔案資料既要細致、又要全面。從救災救助、擁軍優撫到社會福利、區劃慈善、民間社團及婚姻收養、殯儀殯葬等多個部門業務，從法律文書到圖片錄像，從勘界地圖到珍貴文獻等都要一一收集完整。要堅持做到民政的觸角伸到哪里，檔案工作就要延伸到哪里；文獻資料需要什么，檔案整理就要注重什么；急群眾之所急，想群眾之所想，把與民政工作相關的、有參考利用價值的資料都逐一列入檔案的收集范圍之內，為保存歷史完整資料和方便服務對象提供保證。二是細心整理文檔，完善檔案內容。民政工作點多、線長、面廣，整理過程中，首先，要將繁雜的檔案門類系統化，分門別類，對入室的檔案案卷進行檢查。年份、處室、類型、內容等精細劃分，并確保底稿、請示、批復及涉及資料一一對應到位，細致無誤。其次，不僅個人要去協調，還要依靠組織力量，發揮各處室聯絡人優勢，為檔案文件的說明提供更加詳盡的資料，根據文檔內容，核實有關文獻資料，充實到檔案中去，為各部門謀劃工作、制定規章制度等提供重要參考。三是規范查詢制度，妥善保管檔案。國家檔案局2009年提出建設覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系。依據這一要求，我們不但要學習和發揚老檔案工作者對檔案保護的責任心、使命感，而且要利用新科技、新手段，將傳統載體、傳統標準逐漸與新型載體、新型工藝相過渡，并逐步融合。在文檔借閱中，充分利用現有資源條件，不僅做到從檔案室能借閱到文件，還要積極利用信息現代化手段，安裝先進軟件，使用戶足不出戶，在電腦輸入關鍵詞就能查詢到文件。加強檔案保密工作，將文書檔案按秘密等級劃分，不同密級設置有不同口令，既做到綠色辦公，又杜絕涉密信息外露。要本著與時俱進的原則，不斷改進和完善檔案管理，進一步提升工作質量和服務水平，使檔案更好地發揮其社會功效。

三、創新培養方式，加強人才隊伍建設

目前，檔案專業人才與其他專業人才相比還有比較大的差距，主要表現為崗位編制少、專業技術能力較弱、對檔案工作缺乏長期規劃等等。所以，要做好新時期民政檔案工作，還需要加強領導，創新培養方式，加大檔案人才的培養力度。一是堅持統籌人才建設，著力在培養造就較高層次的專業人才上下功夫。結合省檔案局要求，定期對各縣市區的檔案室人員開展業務培訓、指導，邀請有關專家學者定期為工作人員進行講座、答疑，培養高素質人才。二是堅持人才以用為本，著力在服務科學發展上下功夫。目前，山東省各縣市區民政檔案崗位約70%以兼職為主，約20%沒有專門檔案室或檔案工作人員，文件歸放在各處室或部分領導辦公室。這給文件的使用和保密帶來非常大的隱患。因此，要爭取領導重視，加緊定崗定編，用專人負責檔案工作，以確保檔案資料得到最大限度的發揮和使用。三是提高標準認識，著力在激發人才創造力上下功夫。各縣市區民政部門要以一級檔案館為標準和目標，增加人力物力投入，定期進行督導，鼓勵人才創新，加大獎懲力度，促進檔案工作又好又快地向前發展。

山東省民政廳）