造船企業采購的主要問題和措施

朱海丁

(中國長江航運集團南京金陵船廠,江蘇南京 210015)

0 引言

采購和銷售是構成市場經濟的基本要素,也是市場行為的中心內容 。世界銀行將采購定義為“以不同方式,通過努力從系統外部獲得貨物、工程、服務的整個采辦過程”,也就是指企業在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為企業資源,以保證企業生產及經營活動正常開展的一項企業經營活動。控制是企業管理的基本職能之一。在船舶建造過程中需要采購的物資品種繁多,占用大量資金,采購成本構成了企業成本的主要部分,因此強化造船企業(以下簡稱企業)采購控制,對提高企業經濟效益,預防采購領域內高發的腐敗問題是至關重要的。

1 采購中存在的主要問題

1.1 采購機制不合理

凡是對采購管理失控的企業,究其原因,就是采購這一本應為企業組織的重要經濟行為,被部分采購人員控制在自己手中,成為少數人的“特權”。目前大部分企業的采購通常由一個部門負責,而具體采購項目又是分別由個別人負責,這樣該部門中的少數人常常集決策、執行于一身。

1.2 采購價格信息失控

采購價格信息失控主要是由于管理機制不合理,造成本應由企業這一組織掌握的價格信息,變由少數采購人員掌握。而個別人掌握價格信息,由于能力、精力等因素的限制,特別是易受供應商的影響,其信息常常發生扭曲。采購價格信息失控,還表現為價格信息數據選擇錯誤,比如所選數據帶有極端性或者信息滯后,不能正確反映市場行情,或者信息缺乏可對比性,參考價值不高。另外有的企業采購價格信息泄密,影響了企業市場競爭。

1.3 對供應商的管理失控

同樣由于機制的問題,企業會出現由少數人掌握供應商信息,并因此以各種理由指定供應商。不少企業對供應商缺乏科學合理的評級、評價,特別是淘汰機制。在目前市場現實環境中,這種缺陷促使一些供應商常常利用各種方式在企業內部拉關系,推銷自己的產品,不少供應商在船廠有關部門中進行無序的推銷,甚至利用不正當手段進行競爭,以期長期占有市場,而有些供應商卻因企業缺乏相關準入機制而難以進入船廠。對供應商的管理失控常常是企業在采購領域發生腐敗問題的直接原因之一。

1.4 控制方式方法選擇不當

有的船廠也意識到了采購控制的重要性,有的還讓監督部門介入,但由于缺乏控制的管理知識,方式方法不當,抓不住主要環節,所以效果不佳,甚至使相關措施形同虛設。如有的企業在采購中常常進行單項的討價還價,耗費了大量的人力、精力;有的讓個別供應商壟斷了本企業某種物資的供應,采購價格被別人牽著鼻子跑;還有的表面看采購價格不高,但由于采購時機等因素選擇不當,實際經濟效益卻不是最好。

2 采購控制

2.1 建立采購控制機制

建立科學的采購運行機制,是實現企業組織有效控制的根本保證。企業應將采購決策職能從原采購職能部門中分離出來,另行建立一個采購決策機構,如采購決策組、招標辦公室等,根據不同采購項目,組織專業人員成立項目組,綜合收集、分析各有關信息,根據采購項目的重要性和金額的大小,分不同的層級進行集體決策。采購部門可以派人參加決策機構,回答有關咨詢,但在參與決策時僅為一票。決策機構主要注重的是市場信息調研,不與供方人員經常性地密切聯系,決策時不易受到供方人為影響,能有效控制決策的科學性。采購部門主要負責執行決策和決策執行過程中的信息反饋。采購部門保持與供方人員的密切聯系,便于合同的履行和處理履行過程中的有關事項。企業監督部門在采購決策和執行過程中要介入監督,對違反企業制度的行為和影響企業效能的行為提出糾正意見,對不利于企業且可能產生不利的法律后果的行為應賦予其“叫停”的權利,以便于監督部門向企業領導報告,請示處理指示。

2.2 采購價格信息控制

采購價格是采購決策的重要依據之一,它直接影響采購成本和企業利潤,決策者控制好了采購價格信息,就能實現采購的高性價比。采購價格信息控制主要要注意以下幾個方面:

2.2.1 企業組織必須控制住信息源

企業應制定規范的采購價格信息數據庫工作制度。除采購部門應根據分工收集相應價格信息外,企業在采購決策機構中應設專人負責該項數據的采集和控制工作,以便在決策時與采購部門提供的價格信息進行比對,避免少數采購人員壟斷價格信息,左右采購決策。

2.2.2 信息數據的正確性控制

面對繁多的價格信息,有關人員必須進行分析,控制好需要進入數據庫價格信息。應該對不同供應商的報價進行分析,注意摒棄其中的不合理因素,使采集的信息數據能夠準確反映市場行情,特別在原材料價格大幅波動情況下,更要注意分析供應商報價的合理性。

2.2.3 信息數據的時效性控制

市場價格是不斷變化的,要保證信息的有效性,就要及時跟蹤、采集最新價格信息,及時更新相關數據,確保信息的時效性。

2.2.4 信息數據的對比性控制

對不同供應商的價格對比,是決策時的重要參考。在價格信息控制中,一是要控制好合適的樣本數,樣本太多過于繁雜,太少則缺乏可對比性和競爭性。另外廠家既要選擇有代表性的,又要注意選擇有競爭性的,尤其要注意新加入行業競爭的供應商的報價,使信息數據具有充分的可對比性。

2.2.5 信息數據的安全性控制

采購價格信息資料屬于企業商業機密,應由專人負責。特別對一些合作伙伴、長期供應商的優惠報價,更要注意保密,控制好信息的使用。

2.2.6 培養專業的采購價格分析員

可以看出,采購價格信息控制工作具有一定的專業性,決不是簡單的詢價和錄入價格資料建立一個數據庫就行的,必須具有一定的價格分析和管理能力,因此企業最好培養專業的采購價格分析員來負責該項工作。

2.3 供應商控制

企業采購決策機構應加強對供方的調研,充分掌握、控制好供方信息和對本企業的促銷行為,避免個別人員利用供方信息誤導決策或供方違規促銷擾亂企業正常經濟秩序。

2.3.1 建立供方分級制度

企業應根據供方誠實守信、質量、規模、價格等因素,將供方分為不同的等級,在采購時優先考慮評級高的供方。對誠信度缺乏或采用不正當手段競爭(如行賄、串標等)的供方應建立黑名單制度,一般情況下禁止與其發生業務關系。對常借價格波動趁機大幅提價的供方要慎重選擇。

2.3.2 建立合格供方評審制度

對列為合格供方的廠家,為持續保證采購質量,企業應按照 ISO9000的要求建立合格供方評審制度,定期進行評審,及時存優汰劣。對評審間隔期的控制應考慮采購標的的市場競爭程度、采購量的大小、采購的頻繁程度等因素。通常市場競爭充分、采購量大、采購頻繁的,對其供應商的評審間隔期不宜太長,反之則可適當延長評審間隔期。

2.3.3 控制好供方對本企業的促銷方式

為保證企業正常的采購秩序,合理控制供應商在企業中的活動是很有必要的。企業應通過制訂制度,明確告知供應商本企業允許的促銷方式和程序以及禁止的促銷方式,對違反程序的推薦應一律視為無效,對違規、違反誠信原則的促銷應堅決抵制,并在可能的情況下予以一定的處罰。供方的促銷方式應作為對供應商評級、評價的內容之一。

2.4 注重控制方式方法選擇

企業在采購控制過程中,應注重方式、方法的選擇,充分發揮管理藝術,以達到更好的控制效果。

2.4.1 建立長期合作伙伴關系

為控制采購成本和質量,企業對經常性的采購不能僅依靠一次次的壓價,應充分考察各供應商的質量保證體系和價格,在比質比價的基礎上,篩選出優秀的供應商,與其建立一種互利的長期伙伴關系。不少供應商可以向企業提供多種原材料、機電產品等物資,企業在選擇供方戰略伙伴時可以打包采購,綜合議價,選擇綜合采購價格最低的供應商。長期、批量和綜合采購,保證了供應商在市場競爭中有穩定的客源、銷量和利潤,使他們愿意在保證質量的前提下,以更優惠的價格提供產品,有利于企業降低成本。

2.4.2 控制好競爭的程度

對已建立的長期合作供應商,不能就此一勞永逸,仍然要加強對其的控制,其中重要的控制藝術是要讓其始終有市場競爭壓力,防止其獨家壟斷本企業的供應而抬高價格,降低質量。因此特別要注意確定好供應商的數量,定期評審、淘汰制度等,尤其要注意適時引入新的競爭對手。只有讓供應商保持充分的競爭,才能促進采購成本的下降,防止企業利益受損。企業采購決策機構和監督機構特別要注意這一點,如發現供應商缺乏競爭,應及時查明原因,特別要查明本企業內部人員是否有違規行為,確保企業利益。

2.4.3 充分運用現代管理方法

在進行采購控制時,要充分運用現代管理方法,提高控制藝術,達到良好的控制效果。一是在產品品種生產選擇和采購過程中一定要控制好機會成本。在多變的市場,恰當地選擇采購品種和時機,以達到實現最低采購成本的目的;二是要控制好邊際成本,防止盲目增加生產要素,特別是對人力資源、設備等要素的采購,一定要進行邊際成本分析。當邊際收益下降為零時應堅決停止采購;三是要制訂物資消耗定額,防止浪費而增加采購費用;四是要制訂物資儲備定額,并采用經濟訂購批量法,使企業采購費用、保管費用、資金占用成本等總費用降到最低;五是要及時盤庫、清庫,特別是交船后,一定要對剩余物資心中有數,避免重復采購。

2.4.4 強化監督

企業在對采購控制過程中一定要充分發揮監督機制的作用。首先要保證監督人員有監督采購的能力,不懂控制管理,不懂相關專業,所謂的監督就成了擺設,所以加強對監督人員的培訓非常重要。其次監督部門應全程參與監督,特別要注重供應商選擇和價格確定這 2個環節,還要注意合同履行情況,防止中途不合理變更合同條款。另外要明確監督人員的權利,確保監督有效。

3 結語

綜上所述,造船企業作為經濟組織,一定要高度重視采購這一重要經濟活動,建立、完善科學的控制機制,加強管理,實現降本增效,使企業在市場競爭中充滿活力,從容應對船市價格的波動。