關于醫院檔案管理方法的探討

時 玉

（泰安市中心醫院 山東 泰安 271000）

1 加強醫院檔案工作的組織建設

1.1 加強有關檔案法規的學習，提高對醫院檔案管理工作的認識

加強檔案法的學習增強醫院領導、職工的檔案意識,領導重視是檔案管理的前提,要把檔案管理納入重要議事日程,作為醫院發展的重要內容來抓,與醫院業務建設同步規劃、同步發展;要大力宣傳檔案工作,使醫院領導、醫院管理者、醫院職工充分認識檔案的重要性,認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系,更好地支持檔案管理工作。

1.2 健全制度,落實目標責任制

通過建立綜合檔案信息科,將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理,統一考核,使檔案管理與醫療業務同步考核評價,同步發展。要進一步健全檔案管理機構,制定相應的考核制度。檔案管理是一項長期工作,要使各級嚴格把關,責任到人,將此內容納入科室管理責任書中,將檔案管理與科主任工作業績考核獎懲掛鉤,明確科主任對科室檔案工作的管理責任,要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規范化。

1.3 重視人才培養,提高人員素質

檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃,通過專業培訓、知識更新、進修學習等,提高業務水平,建立檔案管理人才梯隊,適應檔案業務發展,提高檔案管理水平。

1.4 開發檔案資料,為醫院工作服務

檔案資料的開發利用是檔案管理的主要目的,通過檔案深層次開發,提高檔案的使用價值,為醫院業務、醫院管理及患者服務。同時,通過利用檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益,提高檔案在醫院管理中的地位和作用,促進檔案建設。

2 加強醫院檔案的規范化管理工作

2.1 加強病案的規范化建設

檔案管理必須強調制度化,病案是醫院檔案的重要內容。要加強對醫務人員病案書寫的教育,提高對病案嚴肅性的認識,使醫務人員從思想上予以重視,嚴格要求,養成嚴謹認真的工作作風。落實病案書寫規章制度,加強病案書寫規范化的培訓,要實行專人負責。當前在病歷書寫中存在代上級醫師簽名的現象,反映了各級醫師對病案書寫的嚴肅性缺乏應有的認識,要強化管理抓落實。實行監督制度,對病歷實行抽查,有獎有罰,要使職工明確病歷既反映了一個人的敬業精神和態度,也反映了醫療質量的好壞。

2.2 對影像及其他數字資料嘗試運用先進的管理手段

高科技的發展,也使醫院檔案增添新的內涵。一方面,醫院檔案門類較多,尤其較繁忙的醫療業務活動,須保留大量的業務歸檔材料,如病案、影像資料,每年幾萬份,全部以傳統的方法貯存,將占有很大的庫房;另一方面,高科技的發展,也使檔案載體更加豐富多樣。如今醫院計算機管理十分普遍,有的醫院甚至嘗試應用電子病歷。雖然,電子病歷缺乏法律效用,信息與載體的相對分離,如何保證原始真實性,尚有待探討。但它以數據庫的形式,以電子文本進行貯存、調閱,不失一種值得嘗試的方法,因而以數據庫的形式進行歸檔也是發展中的必由之路。醫院檔案信息量大、類別多,可采取相應的高科技手段,為數據庫無紙化創造了契機。對CT等影像資料進行數據庫管理,可大大地減少貯存庫房,并方便了檢索。雖然電子文檔目前尚存在很大爭議,但影像資料,如CT等其依附現代科技手段,由復雜、特定的影像信息構成,其原始性、真實性應是不容置疑的。住院收費實行電腦化管理,消除傳統的出院病人對賬單。所有的出入院明細賬均實行電腦存盤,減少了庫存,規范了明細賬。雖然,出院病人對賬單不屬于歸檔范圍,但其以數據庫形式存盤留檔的管理模式,為電子檔案的運用提供了很好的范例,是實行現代檔案管理的一種趨向。

3 加快醫院檔案信息化建設步伐

3.1 加快醫院檔案信息化建設步伐是必由之路

由于社會信息化的發展，社會對檔案信息資源的需求日益增長。我國檔案信息化經過近三十年的探索、發展，各個方面均取得了很大成績。數字環境下檔案工作的根本目標是最大限度地滿足社會對檔案的需求，而信息化所要追求的正是如何最大限度地利用數字網絡等現代技術手段來實現檔案工作的根本目標。醫院檔案記載了醫院歷史發展的過程，是醫院管理工作中的一個重要組成部分。它關系到人民群眾的健康和醫學科學的發展。因此，加快醫院檔案信息化建設步伐是必由之路。

3.2 實現醫院檔案工作在網絡環境下的可操作性

檔案信息化是現代信息技術與檔案工作相結合的產物，是檔案部門運用信息技術對檔案管理和提供服務，實現檔案工作的現代化，提高工作效率。計算機是現代化管理手段不可缺少的工具，計算機儲存量豐富而廣泛，現代網絡技術的快速發展，己經形成了融開放式與互動式為一體的信息網絡環境，決定了醫院的檔案部門要借助計算機網絡來完成一部分檔案工作，即實現醫院檔案工作在網絡環境下的可操作性。

3.3 建立醫院檔案信息管理系統，提高醫院信息資源的利用率

實現醫院檔案信息化后，醫院建立了檔案信息管理系統。它支持對紙質及多媒體等多種信息載體的檔案進行數字化處理和轉換，實現檔案資源數字化采集及高效、規范的管理，利用檔案信息管理系統提供了快捷、準確、安全的檢索，加快了醫院檔案信息查詢速度，實現醫院檔案信息的徹底數字化。通過各種網絡平臺，實現檔案信息資源的科室與科室之間、科室與院級管理部門之間、院級管理部門與市級管理部門之間及跨地區醫院之間的檔案信息資源共享，從而大大提高了醫院信息資源的利用率，也為政府部門的數據統計和領導決策提供相應的信息資源，有利于醫院決策層及時、準確的把握醫院的營運狀況和發展趨勢，建立海量存儲備份和災難恢復系統，保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性、可用性。

3.4 加強醫院檔案工作制度化建設，加快推進醫院檔案信息化建設步伐

醫院是一個特殊的行業，醫院的各項工作都離不開各種醫療信息的支持和各種管理制度的規范，而這些信息的儲存和各項規章制度、操作流程都是醫院檔案資源的重要組成部分，必須嚴格管理。為使醫院檔案工作更上一個臺階，更好地利用檔案信息化來為醫院的各項醫療活動服務。首先，要加強醫院檔案工作制度化建設。因為醫院檔案作為醫療工作實踐的原始記錄，影響到醫院各項工作的順利開展；其次，要努力做好醫院檔案收集工作。通過醫療第一線切實了解文件材料的形成情況，從而確保資料收集的真實性和準確性；另外，還要認真學習計算機及網絡知識，加快推進醫院檔案信息化建設步伐。檔案信息化建設納入醫院整體信息化建設后，要不斷滿足醫院長期發展的需要。要加大投入，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件，科學規劃、分步實施、循序漸進。要嚴格配置一整套方便可靠的檢索系統，方便相關人員查閱檔案信息快捷而準確。最后，積極做好醫院檔案開發利用工作。調整醫院檔案的服務方式，多層次地為整個社會提供信息，實現醫院信息管理一體化，即醫院檔案、病案、圖書資料、情報信息應實行一體化管理，并打破醫院界限，實現醫療檔案信息資源共享。

4 加強對醫院檔案的安全管理工作

4.1 對電子文件檔案的安全管理

在保證醫院檔案信息化管理的同時，還要加強對醫院檔案的安全管理。應根據醫院電子檔案的密級級別，采取適宜的保密、防范措施。電子文件具有可重復性，載體無法固定，可以通過編輯修改而不留一點痕跡，很多鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也易于被更改，因此，電子文件在原始憑證性辨別方面非常困難，一旦經惡意篡改后果將不堪設想，還可能由于不可避免的自然災害，如機器故障、病毒等原因，極易造成電子檔案的破壞和丟失。因此要建立、加密身份驗證的保護措施，確保在傳輸、處理和提供利用過程中不會出現資料的變更，不會受到病毒等惡意程序的篡改，確保醫院科研成果及其知識產權的安全。

4.2 對醫院科研活動及其成果的安全管理

針對醫院科研的特點，在醫院檔案理工作中為如實反應醫院科研活動及其成果，必須有針對性地實行紙質和電子文件雙套歸檔。只有紙質文件的，如試驗記載、取樣調查、化驗分析數據、會議資料等就只歸檔紙質文件；既有紙質文件，又有電子文件的，如上題論證報告、成果申報書、統計數據等就即要保存紙質文件，又要保存電子文件，即實現電子檔案與紙質檔案的同步管理。